【保存版】個人事業主・フリーランスの事務作業をAIで楽にするプロンプト集｜請求書・見積書・契約書・経費まで
請求書、見積書、催促メール、契約書、経費の仕分け。
一人で仕事をしていると、本業とは別に「事務作業」という山がいつも目の前にあります。しかも、誰かが代わりにやってくれるわけではありません。
私自身もそうでした。手が止まる作業のたびに、一つずつ、AIに相談しながら「コピーして貼るだけで使える形」にしてきました。それがこのプロンプト集です。
この記事は、これまで書いた記事への入り口です。困っている作業の見出しから、必要な記事に進んでください。新しい記事を出すたびに、ここに追加していきます。
4つの分類
使い方は3ステップです
下の一覧から、いま困っている作業を探します。
記事の中にある、枠で囲まれたプロンプトを丸ごとコピーします。
ChatGPTやClaudeに貼り付けて、AIの質問に1つずつ答えます。
AIが質問をしてくれるので、最初から全部を整えておく必要はありません。
お金まわり：請求・経費
請求書をきちんと作りたい テンプレートの数字を書き換えるだけの作業から、抜けのない請求書へ。
「あの請求書、出したっけ」と月末に青くなる 請求漏れと入金待ちを洗い出します。
催促メールの言い回しに悩む 強すぎず弱すぎない、3段階の文面を作ります。
経費の仕分けが終わらない 領収書の山を、勘定科目の候補と「迷った支出の一覧」に整理します。
「これ、仕事？私用？」で手が止まる 仕事と私生活が混ざった支出に、線を引きます。
引き落とし明細を見て固まった サブスク・固定費の一覧を作ります。
確定申告の前に、書類の山を見て固まった 申告前の書類を「棚卸し」します。
請求書の支払期日・振込先の書き漏れが不安 期日・振込手数料・振込先の文言と確認リストを、質問に答えるだけで整えます。
領収書の宛名と但し書きで、窓口で固まる 宛名と但し書きを先に決め、依頼の一言と確認リストまで整えます。
受注まわり：見積・提案・契約
見積書を「一式」でまとめて後悔した 内訳を聞き出してくれるプロンプトです。
「ホームページ、おいくらですか？」に即答して後悔した 聞き取りから始めて、返信を楽にします。
見積書を送って1週間、返事がない 催促に見えない一通を整えます。
「検討します」と言われた 決めてもらいやすい返事に直します。
提案書が白紙のまま、日曜の夜が終わる AIに1問ずつ聞いてもらい、構成を決めます。
契約書にサインする前に不安になる 見落としやすい不利な条項を洗い出します。
値上げのお願いを言い出せない 角の立たないメールを書き上げます。
「ちょっとだけ直してもらえますか」が続く 返信の線引きを整えます。
期限が切れた見積書を前に、連絡を言い出せない 内容が変わらない・変わりそう・返事がない、の3つの場面別に、再見積の連絡文を整えます。
見積りの「たぶん」が外れて、終わってみたら想定より時間がかかっていた 終わった案件の作業時間を振り返り、次の見積りに使える根拠のメモに整えます。
「納品しました」と連絡したのに「まだ確認できていません」と言われた 確認してほしい項目と期日が入った、納品の連絡文に整えます。
やりとりまわり：打ち合わせ・連絡
議事録づくりに時間がかかる 録音から、決定事項・保留事項・次のアクションに整理します。
「とりあえず集まる」打ち合わせをやめたい 「目的と問いの1枚」を作ります。
「ご都合いかがですか」で何通もやりとりする 1通目で決まる日程調整メールにします。
長文メールを読む前に疲れる 3行に要約して、返信まで作ります。
電話のあとの走り書きメモが読めない あとで使える記録に整えます。
「あの人の名刺、どこだっけ」をなくしたい 名刺と紙の資料を、探せる一覧にします。
仕事のファイルが探せない・「最終版」がどれかわからない 名前のつけ方と置き場所のルールを、質問に答えるだけで決めます。
打ち合わせで「なぜ」と責める聞き方をしてしまう 「なぜ」の質問を、責めずに次の一手が出る「どうしたら」の質問へ作り直します。
同じようなメールを毎回ゼロから書いて、直し忘れが不安 よく送るメールを、変わる所だけ空欄にしたひな形と確認リストに整えます。
打ち合わせで「特にありません」と言われ、本音が見えない 席では出にくい本音を、事前の一言と質問文で聞き、返事を整理メモにまとめます。
「進んでいますか？」と聞かれてから慌てる 終わったこと・いまやっていること・次にあることの3点で、短い進捗報告の文面を整えます。
「ちゃんとやっておいて」が伝わらない 期限・形・確認の基準が入った、具体的な依頼文に直します。
相手の話を聞いたつもりが、メモを見返すと自分の解釈ばかり並んでいた 聞いた事実と自分の解釈を分けて、聞き返したいことと次の質問まで整えます。
段取りと発信
月曜の朝、用事が17個ある 「やること」を、無理のない1週間に並べ直します。
アンケートの回答が集まったのに、手が止まる 分析をAIに任せます。
SNSの投稿ネタを毎日考えるのがつらい 1週間分を一度に下書きします。
納品して「ありがとうございました」で終わってしまう 「また頼みたくなる一通」を整えます。
休みに入る直前に「年内はいつまで？」と聞かれた 休業のお知らせの一通を作ります。
月が替わって「先月の請求、出したっけ」と気づいた 先月の締めと今月の準備を、月初の1枚にまとめます。
ご利用にあたって
AIの出力は下書きです。送る前に、必ずご自身の目で確認してください。
取引先の名前や金額など、個人情報や機密にあたる内容は、置き換えてから入力すると安心です。
法律や税金に関わる内容は、専門家の判断の代わりにはなりません。迷うときは、弁護士、税理士、税務署などにご相談ください。
これから
事務作業は、特別な才能がなくても、「毎回ゼロから考えなくてよい形」にしておくだけで、かなり楽になります。
この記事は、新しい記事を出すたびに更新していきます。また、同じ内容のプロンプトを、マガジン「AI事務プロンプト集」にもまとめています。
「こんな作業も楽にしてほしい」というご希望があれば、コメントで教えてください。次の記事のテーマにさせていただきます。
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