「とりあえず集まる」打ち合わせをやめたくて、プロンプトで「目的と問いの1枚」を作ってみた話

「30分だけ、お時間をいただけますか」と声をかけて、オンラインで集まる。始まってみると、最初の数分は「今日は何を話すんでしたっけ」の確認で過ぎていき、そのあとは思いついた順に話題が移っていく。終わるころには、話したという感触だけが残って、何が決まったのかは、どちらの頭にもはっきり残っていない。

少人数で、気軽に始められる打ち合わせほど、こうなりやすいように思います。個人事業主やフリーランスの打ち合わせは、まさにその形が多いのではないでしょうか。

私は「全力会議ファシリテーター」として、アメブロで会議や打ち合わせについての記事を書いてきました。その中で繰り返し書いてきた考え方のひとつが、会議は「行動と行動の間にある」ということです。行動して、集まって、また行動する。その間にある打ち合わせで話すことによって、そのあとの行動が変わります。だとすれば、集まる前の準備が、思っている以上に大切になります。

そこで今回から、この連載にも、打ち合わせの回をときどき織り交ぜていきます。第一回は、打ち合わせの前に「目的」と「問い」を1枚にまとめるプロンプトです。

議題の一覧と、「目的」と「問い」は別のもの

打ち合わせの前にメモを作ろうとすると、たいてい「見積りの件」「スケジュール」「その他」のような、話題の一覧になります。これは、悪くはありません。ただ、これだけでは足りないのです。頭の中で、次の3つが混ざっています。

ひとつは、話題です。何について話すのか。ふたつめは、目的です。この打ち合わせが終わったとき、何が前に進んでいてほしいのか。みっつめは、問いです。その目的のために、集まった相手と自分に、何を考えてもらうのか。

話題だけがあって、目的と問いがないと、「とりあえず状況を共有して終わり」になりがちです。

問いの立て方は、特に大きく効いてきます。人は質問されると、その答えを考えます。たとえば「なぜ進んでいないのか」と聞かれると、進んでいない理由を考えます。「どうしたら進められるだろう」と聞かれると、進める方法を考えます。同じ状況でも、問いを変えるだけで、話の行き先が変わるのです。

もうひとつ、相手と自分が、どこに向かっているのか、いまの最大の課題は何か、それぞれの役割は何か。当たり前のことのようですが、確認しないままにしていると、気づかないうちにずれていきます。1枚にまとめるときに、この確認も入れておきます。

使い方は「聞かれたことに、手元の記録を見ながら答えるだけ」

最初に、打ち合わせの予定と、直近のやりとり（メールやチャットの履歴）を手元に開いておいてください。相手との関係、持ち時間、前回までに決まっていること、気になっていることを見ておくだけで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、打ち合わせの概要、持ち時間、前回までの経緯、今回の目的の仮置き、気になっていることなどを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、目的の文案（複数）、「どうしたら」の形に直した問いの候補、1枚のアジェンダの下書き（相手に送れる版と、自分用の版）、事前に相手に確認しておきたいこと、そして始める前のチェックリストです。

なお、取引先や参加者のお名前、会社名、案件名、具体的な金額は、そのまま貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は伏せたままで足ります。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「打ち合わせの前に、目的と問いを1枚にまとめるアジェンダ作り」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、状況を整理し、「何のために集まるか」と「何を考えてもらうか」がはっきりした、1枚のアジェンダの下書きにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない相手の事情、要望、発言、日付、金額、持ち時間を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・目的は、私が答えた内容から文案を作り、私が選んで直せるようにしてください。あなたが勝手に決めないでください。
・問いは、「なぜ〜なのか」と原因を探る形だけにせず、「どうしたら〜できるか」と方法を考える形に直した案も出してください。ただし、現状を確認する事実の質問は、問いとは別に「事前に確認したいこと」として残してください。
・相手を責める言い方、答えを誘導する言い方、一方的に決めつける言い方は使わないでください。
・時間配分は、私が答えた持ち時間の範囲でだけ、目安として示してください。
・相手の本音や考えを、あなたが想像で書かないでください。
・取引先や参加者の実名、会社名、詳しい金額は求めないでください。私は仮名や伏せ字で答えます。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 打ち合わせの概要（誰と、どんな仕事や話題についてか。相手は仮名で可）
2. 持ち時間と形式（何分か、オンラインか対面か、何人か）
3. 前回までの経緯と、すでに決まっていること（なければ「なし」）
4. 今回、終わったときに前に進んでいてほしいこと（仮置きで構いません）
5. いま気になっていること、決まっていないこと
6. 相手と私の間で、認識がずれていそうな点（目指す方向、いまの課題、それぞれの役割など。なければ「特にない」）
7. 事前に相手へ送りたいかどうか（送る／自分用だけ）
8. 言葉づかい（かしこまった感じ、親しみのある感じなど）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／まだ決まっていないこと／ずれていそうな点／未定の項目）
2. 目的の文案（3案。「この打ち合わせが終わったとき、〜が決まっている（または共有できている）」の形で。それぞれ、向いている場面を一言添える）
3. 問いの候補（3〜5個。「どうしたら〜できるか」の形を中心に。原因を探る形の問いが必要な場合は、その理由を一言添える）
4. 1枚のアジェンダの下書き
   ・A：事前に相手へ送れる版（目的／今日決めたいこと／問い／進め方の目安／事前にご確認いただきたいこと）
   ・B：自分用の版（Aに加えて、確認したい認識のずれと、終わったときに見返す一行）
   どちらも、私が書いていない内容は【　】の空欄にしてください。
5. 始める前のチェックリスト（目的が一文で言えるか、問いが相手を責める形になっていないか、持ち時間に収まる量か、事前に送る場合は伏せるべき情報が入っていないか、など）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（日付、金額、契約や条件に関わる点、相手に伝えてよい情報か、専門家に聞くべき点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

最初に、打ち合わせの概要を聞かれて、「小さなお店のウェブサイト更新について、Aさんと30分、オンラインで」と答えます。次に、前回までの経緯と、今回終わったときに前に進んでいてほしいこと。ここで「とりあえず、進み具合の確認」と答えたとします。

AIは、そこで「確認のあと、何が決まっていれば、今回の打ち合わせは終わったと言えますか」と聞き返してくれます。少し考えて、「次の公開日を決めたい」と答えると、目的の文案が、「この打ち合わせが終わったとき、次の公開日の目安が決まっている」という形で出てきます。

問いの候補も変わります。「なぜ作業が遅れているのか」という頭の中の問いは、「公開日に間に合わせるには、どうしたらよいか」という形に直されて出てきます。そして、「いま遅れている作業の状況」という事実の確認は、問いとは別に、「事前に確認したいこと」に分けて残してくれます。原因を探ることを、なくすわけではありません。事実の確認と、これからの方法を考える問いを、分けて置いておくのです。

もうひとつ、ありがたいのは、書いていないことを空欄で残してくれることです。相手の事情や要望を勝手に作られてしまうと、打ち合わせの場で食い違いが生まれます。空欄は空欄のまま残してもらい、わかっていることだけを自分で埋めます。

続け方：始める前、始めたとき、終わったとき

出てきた1枚は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

始める前に、Aの版を読み返して、目的が一文で言えるかを確かめます。相手に事前に送る場合は、伏せるべき情報が入っていないかを見てから送ります。

始めたときには、最初に目的を読み上げるだけで十分です。「今日は、次の公開日の目安を決めるために集まりました」と一言伝えると、話題がそれても、戻る場所ができます。

終わったときには、自分用の版の一行を見返して、「目的は果たせたか」を確かめます。果たせていなければ、何が残ったのかを、次の打ち合わせの目的にできます。終わったあとの行動や担当、期限の整理は、第4回の議事録のプロンプトとつなげて使えます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。日付、持ち時間、相手に伝える内容は、必ずご自身で手元の記録と照らして確認してください。最終的にどんな打ち合わせにするかは、ご自身で決めます。

取引先や参加者の名前、会社名、案件名、具体的な金額、メールの文面などの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、打ち合わせで扱う契約や条件、法律に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、弁護士や税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、日程調整、追加の修正依頼への返信、見積書を送ったあとのフォロー、納品後のお礼と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、打ち合わせが始まる前の「準備の1枚」を整える回でした。

次回は、事務作業に戻って、「毎月のサブスク・固定費を見直すチェックリスト作り」をテーマにします。なんとなく払い続けているものを、AIに質問してもらいながら一覧にして、続けるか、見直すかを自分で決めやすくする方法を考える予定です。

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