打ち合わせで出ない本音をAIで事前に聞き出す｜「特にありません」のあとに「実は…」が出る前のプロンプト

この記事で手に入るもの： 次の打ち合わせを1つ思い出して、いくつかの質問に答えるだけで、事前に送る一言と質問文、返事を受け取るときの心得、届いた返事を整理するメモの形が出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

「ほかに、ご意見はありませんか？」と聞いて、返ってきたのは「特にありません」。その場は、何事もなく終わる。ところが後日、別の機会に個別に話を聞くと、「実は、あの件、少し気になっていて…」と、ぽろっと出てくる。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスの打ち合わせは、取引先との確認、協力してくれる方との進行の相談、お客様へのヒアリングなど、少人数のものがほとんどです。それでも、席上では言い出しにくいことは、あります。言いにくいことが残ったまま進むと、あとで手戻りになったり、気持ちのずれが大きくなったりします。

今回は、打ち合わせ回です。私が以前ブログで書いた「発言、潰していませんか？」という考え方を、AIで使えるプロンプトに作り直しました。席上で聞く前に、事前に一言で聞いておく。そのための質問文と、返事の整理まで、AIに手伝ってもらいます。

「特にありません」のあとに、本音が出てくる理由

ブログでも書いたのですが、個人的に聞くと出てくるよい意見が、会議の席では出てこない、ということがあります。ここでいう「よい意見」は、その人の本音のことです。

本音が席上で出にくいのは、その人が意見を持っていないからとは限りません。みんなの前で言うと角が立ちそうだ、いま言うと流れを止めてしまいそうだ、この場で言うものではないかもしれない。そう感じて、飲み込んでしまうこともあります。

もうひとつ、ブログに書いた大事な点があります。意見を求めるなら、すべてを受け止める覚悟で求めてみる、ということです。意見を言ったら、ぺしゃんこに潰されてしまった。そんな経験をすると、人は次から言わなくなります。話を聞いてもらえるのは、案外うれしいものです。逆に、聞いてもらえないと感じる場には、本音は出てきません。結局は、その場がつくっている土壌の問題なのだと思います。

ただ、土壌を一気に変えることはできません。そこで、まずできることとして、打ち合わせの前に、短い一言で聞いておく方法を試します。

席では言いにくいことを、事前に一言で聞いておく

事前の一言には、3つのコツがあります。

ひとつめは、答えやすい形にすることです。「何かありますか」と広く聞くと、答えるのが大変です。「進め方で、気になる点があれば1つだけ教えてください」のように、数と範囲を絞ります。

ふたつめは、答えなくてもよい逃げ道を残すことです。「特になければ、このままで進めます」と添えるだけで、返事を書くことの重さが軽くなります。

みっつめは、返事を受け止める準備を先にしておくことです。返ってきた意見に、いきなり反論したり、すぐ正しさを判断したりしない。まず「教えてくださって、ありがとうございます」と受け取る。この一言を決めておくだけで、次も話してもらいやすくなります。

プロンプトでは、この3つを、ご自身の場面に合わせて整えてもらいます。

使い方は「次の打ち合わせを1つ思い出して、質問に答えるだけ」

最初に、近いうちにある打ち合わせを、1つだけ思い出してください。「来週の取引先との進め方の確認」「協力してくれる方との納期の相談」など、ざっくりで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、場面、相手との関係、聞きたいこと、聞く方法（メール、チャット、口頭など）、過去に本音が出なかった経験などを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。場面の整理メモ、事前に送る一言（メール・チャット・口頭の3つの形）、質問文の案、返事を受け取るときの心得、そして届いた返事を整理するメモの形です。

なお、相手のお名前、会社名、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、実際の情報は、送るときにご自身で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「打ち合わせ前の、本音の聞き取り」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、次の打ち合わせの前に相手へ送る「事前の一言」と質問文、返事を受け取るときの心得、返事の整理メモを作ってください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない相手の事情、気持ち、背景を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・相手が「本音を隠している」「不満を持っている」などと決めつけた書き方をしないでください。あくまで「言いそびれていることがあれば、聞いておきたい」という姿勢の文面にしてください。
・文面は、丁寧で短く、返事がしやすい言葉にしてください。答えなくてもよい、という逃げ道を必ず残してください。
・相手の名前、会社名、メールアドレス、案件名、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。出力では、これらを【　】の空欄にしてください。
・人事評価、労務、ハラスメントなどの判断はしないでください。該当しそうな点は「専門家や公式の案内に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな打ち合わせか（取引先との確認、協力してくれる方との相談、お客様へのヒアリングなど。ざっくりで可）
2. 打ち合わせの日と、参加する人数（日は目安で可）
3. 相手との関係（取引先、協力してくれる方、お客様など。仮名で可）
4. この打ち合わせで決めたいこと（1つ）
5. 席では出にくそうだと感じている点（あれば。なければ「なし」）
6. 過去に、席では出なかった意見が、あとから出てきた経験（あれば1つ）
7. 事前に聞く方法（メール、チャット、電話、口頭など）
8. 返事をもらえる期限の見当（あれば）
9. 返事を受け取ったあと、私がしたいこと（そのまま反映する、持ち帰って検討する、など）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 場面の整理メモ（わかっている事実／未定の項目）
2. 事前に送る一言（メール用、チャット用、口頭用の3つ。それぞれ短く。答えなくてもよい、という一文を入れる）
3. 質問文の案（3つ。「何かありますか」のような広い質問ではなく、範囲を絞った質問にする）
4. 返事を受け取るときの心得（まず受け止める一言の例を3つ。反論や評価をすぐにしない、という注意を含める）
5. 返事が届いたあとに使う、整理メモの形（「いただいた意見」「私の受け止め」「次にすること」「相手にお礼を伝えたか」の4つの欄）
6. 返事が来なかったとき、無理に追いかけずにできること（2つ）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（相手との関係に合った言い方か、相手の事情を決めつけていないか、人事や労務に関わる点）を「要確認」として別に挙げてください。
また、返事が届いたら、その内容をここに貼ってください、と一言添えてください。貼ってもらえれば、5の整理メモの形に沿って整理します。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

協力してくれる方と、次の仕事の進め方を相談する打ち合わせを考えます。聞き取りの途中で、「決めたいことは、作業の分担です」と答え、「席では出にくそうな点は、負担の偏りです」と答えたとします。過去の経験を聞かれて、「前の打ち合わせでは何も出なかったのに、あとで『実は少し多いと感じていた』と聞いた」と答えたとします。

すると、メール用の事前の一言として、「次の打ち合わせの前に、1つだけ教えてください。分担について、気になる点があれば、一言でかまいません。特になければ、このまま進めます」といった形が出てきます。質問文の案は、「作業の量で、気になる所はありますか」のように、範囲を絞った形です。

ここで、AIが相手の気持ちを勝手に決めないのが、このプロンプトで大事にしている点です。「不満があるのだろう」といった推測は足されず、「言いそびれていることがあれば」という姿勢の文面になります。返事を受け取るときの心得にも、「まず『教えてくださって、ありがとうございます』と受け取る」といった一言が、あらかじめ並びます。

続け方：返事を受け止めて、整理メモにする

出てきた案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、メール用・チャット用・口頭用の3つの一言のうち、ご自身の普段のやりとりに合うものを1つだけ選びます。質問文は、1つか2つに絞って送ります。たくさん聞くと、返事が大変になります。

返事が届いたら、そのままAIに貼り付けて、整理メモにしてもらいます。ここでの注意は、返事の内容をその場で評価しないことです。まず「いただいた意見」として書き出し、そのあとで「私の受け止め」と「次にすること」を考えます。意見に対して、すぐに反論したり、正しいかどうかを判断したりしない。この順番を守るだけで、「聞いてもらえた」と感じてもらいやすくなります。

打ち合わせの前に、目的と問いを1枚にまとめる方法は、

そこで作った1枚に、今回の事前の質問を加えると、席上で聞くことが、よりはっきりします。また、質問の聞き方そのものを見直したいときは、

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。事前の一言や質問文が、相手との関係や、その場の空気に合っているかは、必ずご自身で確かめてください。相手の事情を決めつけた言い方になっていないかも、送る前に見直してください。

相手のお名前、会社名、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、人事評価や労務、ハラスメントに関わる内容が返事に含まれていた場合は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、公的な案内を確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、領収書の宛名と但し書き、そして打ち合わせの準備や質問の作り直しと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、席では出にくい本音を、事前の一言で聞いておく回でした。

内容が近い記事として、打ち合わせの前に目的と問いを整える第23回『目的と問いを1枚にまとめるアジェンダ作り』、質問を責めない形に直す第29回『「なぜ」を「どうしたら」に変える質問の作り直し』もあわせてお読みいただけます。

これまでのプロンプトは、

次回は、「案件の進み具合を、取引先に短く知らせる進捗報告の一通」をテーマにします。「進んでいますか？」と聞かれてから、慌てて状況をまとめて返信する。そんなことはないでしょうか。聞かれる前に送れる、短い進捗報告の文面と、送る前の確認リストが手に入るプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。