「検討します」を決める返事に直す｜AIプロンプトと、返事を寝かせてしまう話

この記事で手に入るもの： 質問に答えるだけで、「引き受ける」「条件つきで引き受ける」「見送る」「確認して期日を伝える」の4つの返事の下書きが出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

新しいお仕事のお誘いや、打ち合わせの場での「こういうことはできますか」という相談に、その場では答えを出せず、「前向きに検討します」と返す。そのまま数日が過ぎて、気づくと相手からの連絡が止まっている。あるいは、自分のほうが「あの件、どうしよう」と頭の片すみで気にし続けている。

「検討します」は、角が立たず、とても便利な言葉です。だからこそ、つい使ってしまいます。

私はアメブロで、「『検討します』って使っていませんか？」という題の記事を書いたことがあります。そこで書いた考え方は、こうです。「検討します」は、たいてい断り文句か、決断できないときの言葉になっている。やるならやる、やらないならやらない。そのほうが、お互いにとってよい。答えを先延ばしにしても、もやもやが残るだけで、何も発展しない。そして、答えが出るまで待っている間、お互いの時間を使ってしまっている、と。

今回は、この考え方を、AIに使えるプロンプトにしてみました。打ち合わせの回です。返事を求められたときの自分の気持ちを、AIに1項目ずつ聞いてもらいながら整理して、「決める返事」の下書きに仕上げます。

「検討します」のあとに、何が起きやすいか

「検討します」と返したあと、起きやすいことは、だいたい決まっています。

相手は、返事を待ちます。いつまで待てばよいのかはわからないまま、です。自分のほうも、答えが出ていないので、頭のどこかで気になり続けます。どちらの側も、次の一歩を決められない状態が続くのです。

ただ、ここで大事なのは、「すぐに決められないこと」そのものは、少しも悪くないということです。契約や条件、お金に関わることを、その場で即答しないほうがよい場面はたくさんあります。

問題になるのは、「検討します」の中身が空っぽのまま、時間だけが過ぎることだと思います。何を確かめるのか、いつまでに返事をするのか。その2つが書かれていれば、同じ「すぐには決められない」でも、相手にとっては「待てる返事」になります。

迷っているときに、分けておきたい3つ

返事に迷っているとき、頭の中では、次の3つが混ざっています。

ひとつは、自分の気持ちです。本当は受けたいのか、受けたくないのか、まだわからないのか。ふたつめは、引っかかっている中身です。時間なのか、お金なのか、条件なのか、それとも単に気が進まないのか。みっつめは、決めるために確かめることです。自分で考えれば済むことなのか、相手に聞かないとわからないことなのか。

これが混ざったまま、「とりあえず検討します」と返すと、何が引っかかっているのかが、自分でもわからないままになります。そこで、1つずつ分けて書き出してもらい、そのうえで、次の4つの返事の下書きを並べてもらいます。

引き受ける返事、条件つきで引き受ける返事、見送る返事、そして「確認したいことがあるので、○日までにお返事します」という、期日つきの返事です。ブログに書いたとおり、決められないときは断る、という選び方もあります。気が変わったら、そのときにまたやればよい、という考え方です。ただ、このプロンプトは、断ることをすすめるものではありません。4つのうちどれを送るかは、ご自身で決めます。

使い方は「聞かれたことに、正直に答えるだけ」

最初に、返事を求められているメールやメッセージ、メモを手元に開いておいてください。何を求められているのか、返事の期限があるのかを見ておくだけで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、返事を求められている内容、相手との関係、いまの正直な気持ち、引っかかっていること、確かめたいこと、返事ができそうな日、言葉づかいなどを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。気持ちの項目は、相手に見せるものではありませんので、思ったままを書いて構いません。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、決めるための問い、4つの返事の下書き、はっきりしない言い回しがないかの確認、そして送る前のチェックリストです。

なお、取引先のお名前、会社名、案件名、具体的な金額は、そのまま貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は伏せたままで足ります。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「『検討します』で終わらせず、決める返事を下書きする」作業を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、いまの状況と私の気持ちを整理し、相手に送れる形の返事の下書きにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない相手の事情、要望、日付、金額、条件を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・引き受けるか、断るかを、あなたが決めないでください。私が決めるための整理と、下書きだけを出してください。断ることをすすめる、引き受けることをすすめる、のどちらもしないでください。
・断る返事の理由は、私が答えた範囲だけで書いてください。理由を作らないでください。理由を書かなくてよい場合は、理由なしの版も出してください。
・「検討します」「前向きに検討します」「善処します」「また改めて」だけで終わる返事は書かないでください。すぐには決められない場合は、「何を確かめるのか」と「いつまでに返事をするのか」を必ず入れてください。期日は、私が答えた日付だけを使ってください。
・私が約束していない内容（できます、やります、後日連絡します、など）を、返事の中で約束しないでください。
・契約、条件、金額の妥当性や、法律に関わる判断をしないでください。「専門家に要確認」としてください。
・相手を責める言い方、言い訳めいた言い方、答えを引き延ばすための曖昧な言い方は使わないでください。
・相手の実名、会社名、メールアドレス、電話番号、詳しい金額は求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 返事を求められていること（誰から、何について。仮名で可）
2. 相手と私との関係（長いお付き合い／最近のお付き合い／初めてのやりとり など）
3. 返事の期限があるかどうか（あれば、いつまで）
4. いまの正直な気持ち（受けたい／受けたくない／迷っている／まだわからない）。相手には見せません。
5. 引っかかっていること（時間、お金、条件、内容、相手との関係、単に気が進まない、など。複数可）
6. 決めるために確かめたいこと（自分で考えれば済むこと／相手に聞かないとわからないこと、に分けて）
7. 確かめたうえで、返事ができそうな日（未定なら「未定」）
8. 引き受ける場合に、つけたい条件（なければ「なし」）
9. 断る場合に、相手に伝えてよいこと、伝えたくないこと
10. 言葉づかい（かしこまった感じ、親しみのある感じなど）
11. 送る手段（メール／チャット／口頭のあとの確認文 など）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／私の気持ち／引っかかっていること／相手に確かめたいこと／未定の項目）
2. 決めるための問い（3つほど。「これが解消されたら、受けたいと思えるか」「この条件なら、続けられるか」のように、私が自分で答えを出しやすい形で）
3. 返事の下書き（4種類。私が書いていない内容は【　】の空欄にする）
   A：引き受ける返事
   B：条件つきで引き受ける返事（私が答えた条件だけを入れる）
   C：今回は見送る返事（理由ありの版と、理由なしの版）
   D：確認したいことがあるため、期日を決めて返事をする返事（確かめること、返事をする日を必ず入れる）
4. はっきりしない言い回しの確認（下書きの中に、返事の中身が見えなくなる言い回しが残っていないか。あれば直し案を添える）
5. 送る前のチェックリスト（返事の中身が一読でわかるか、期日が書かれているか、書いていない約束が入っていないか、相手ごとに伏せるべき情報が入っていないか、気持ちと下書きが合っているか、など）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（日付、金額、契約や条件に関わる点、相手に伝えてよい情報か、専門家に聞くべき点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

最初に、返事を求められていることを聞かれて、「Aさんから、新しい案件のお誘いがあった。内容は悪くなさそう」と答えます。次に、いまの正直な気持ちを聞かれて、「迷っている」と答えたとします。

AIは、そこで「迷っている中身は、時間、お金、条件、内容のうち、どれに近いですか」と聞き返してくれます。少し考えて、「いまの仕事との時間のやりくりが不安」と答えると、決めるための問いとして、「この仕事を入れても無理なく回せるか、確かめるには何がわかればよいか」といった形のものが出てきます。

そして、確かめたいことを「自分のスケジュールの見直し」と答え、返事ができそうな日を伝えると、Dの返事には、「いただいたお話について、スケジュールを確認したうえで、【　】日までにお返事いたします」という趣旨の文が入ります。「検討します」だけの返事とは違い、何を確かめて、いつ返事をするのかが、相手に伝わります。

もうひとつ、助かるのは、断る返事の理由を、答えた範囲でしか書かないことです。理由を作ってもらうと、あとで自分の言葉と食い違います。伝えたくないことは、伝えないまま、短く丁寧に見送る下書きが、理由ありと理由なしで並んで出てきます。

続け方：下書きを読んで、気持ちと照らす

出てきた下書きは、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、4つの返事を、上から順に読んでみます。読んでいて、気持ちが軽くなるものと、胸がつかえるものがあるはずです。その感覚は、自分の本音を知る材料になります。次に、選んだ返事の日付や条件が、手元の予定や記録と合っているかを確かめます。そのうえで、一言を足して、送ります。

Dの返事を送ったときは、約束した日をカレンダーに入れておきます。日が来たら、同じプロンプトで、今度はAかBかCを選ぶだけです。返事をしたあとに、実際に何をどう進めるかは、第4回の議事録のプロンプトとつなげて、行動と担当、期限を整理できます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。日付、条件、相手に伝える内容は、必ずご自身で手元の記録と照らして確認してください。引き受けるか、見送るか、どの文面にするかは、ご自身で決めます。

取引先のお名前、会社名、案件名、具体的な金額、メールの文面などの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、契約や報酬、納期、法律に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、弁護士や税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、確定申告前の書類の棚卸し、追加の修正依頼への返信、納品後のお礼、年末年始のお知らせ、そして打ち合わせの準備と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、返事を求められたときに、「検討します」で止めずに、決める返事に整える回でした。

内容が近い記事として、返事を「待たせてしまう側」の視点では第19回『追加の修正依頼への返信』、返事を「待つ側」の視点では第21回『見積書を送ったあとの返事がないときのフォローメール』もあわせてお読みいただけます。

次回は、事務作業に戻って、「仕事のファイルの名前と置き場所を決める整理ルール作り」をテーマにします。探すたびに時間がかかるファイルを、AIに質問してもらいながら、自分に合った名前のつけ方と置き場所のルールに整える方法を考える予定です。

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