見積書の期限切れ、再見積の連絡をAIで整える｜「期限、過ぎていますよね」と言い出せないときのプロンプト

この記事で手に入るもの： 期限が切れた見積書を1件思い出して、いくつかの質問に答えるだけで、状況の整理メモ、取引先に送る再見積の連絡文（3つの場面別）、送る前の確認リスト、返事をもらう時期の一言が出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

書類の整理をしていて、数か月前に送った見積書が目に入る。「有効期限」の欄を見ると、とっくに過ぎている。取引先からは、その後の連絡がない。あるいは、先方から「あの件、進めたいのですが」と連絡が来て、はっとする。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスは、見積書の発行から、期限の管理、その後の連絡まで、ひとりで担います。期限が切れていることに気づいても、「いまさら連絡していいのだろうか」「催促のようにならないだろうか」と迷って、そのまま寝かせてしまうことがあります。

今回は、期限が切れた見積書について、失礼のない連絡文を作るプロンプトをご紹介します。AIに1項目ずつ質問してもらい、状況の整理から、文面、送る前の確認まで、まとめて整えます。

期限切れの連絡が、言い出しにくい理由

言い出しにくいのは、連絡の目的がはっきりしないまま、「期限が切れました」と伝えることだけを考えてしまうからです。

実は、期限切れの見積書について、連絡の目的は大きく3つに分かれます。内容が変わらないので、そのまま進めてよいか相談したい。金額や条件が変わりそうなので、見積りを出し直したい。まだ返事がないので、進める気持ちがあるかを、やわらかく確認したい。目的が決まると、書く内容も決まります。

なお、見積書の有効期限の書き方や、期限が過ぎたあとの扱いは、見積書に書いた内容や、取引先との取り決めによって変わります。法律で一律の期間が決まっているわけではありません。ですので、この記事のプロンプトも、期限切れの効力などの判断はせず、「連絡の文面を整える」ことだけを手伝います。

連絡の文面は、3つの場面に分ける

プロンプトでは、次の3つの場面ごとに、短い文面を作ってもらいます。

Aは、内容が変わらないとき。「以前お送りした見積書の有効期限が過ぎておりますが、内容に変更はありません。このまま進めてよいか、ご確認をお願いします」という方向の文面です。Bは、金額や条件が変わりそうなとき。「時間が経っているため、内容を見直して、改めて見積書をお送りします」と伝え、変わりそうな点を添える文面です。Cは、まだ返事がないとき。期限が切れたことを伝えつつ、進める意向があるかを、押しつけずに伺う文面です。

どの場面でも、共通するのは、期限が切れた事実を短く伝えること、こちらから次の一手を示すこと、返事をもらう時期の目安を添えることの3つです。

使い方は「期限が切れた見積書を1件思い出して、質問に答えるだけ」

最初に、期限が切れた見積書を1件だけ思い出してください。「ホームページの制作」「撮影の依頼」「資料作成の相談」など、ざっくりで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、案件の種類、見積書を送った時期と有効期限の目安、期限切れに気づいた経緯、内容が変わりそうな点、先方の反応、新しい見積書の期限の希望、やりとりの方法などを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、連絡文（A・B・Cの3つ）、送る前の確認リスト、返事をもらう時期の一言です。

なお、取引先のお名前、会社名、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、実際の情報は、送るときにご自身で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「期限が切れた見積書についての連絡」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、期限が切れた見積書について取引先に送る連絡文と、送る前の確認リストを作ってください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない金額、日付、条件、先方の事情を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・取引先を責める書き方、催促に聞こえる書き方、こちらを必要以上に低く見せる書き方は避けてください。事実を短く伝え、次の一手を示す文面にしてください。
・取引先の名前、会社名、メールアドレス、案件名、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。出力では、これらを【　】の空欄にしてください。
・見積書の効力、契約の成立、金額の変更の可否など、法律や契約に関わる判断はしないでください。該当しそうな点は「見積書の記載や取り決めを確認、または専門家に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな案件か（制作、撮影、資料作成、相談など。ざっくりで可）
2. 見積書を送った時期と、有効期限の目安（日付は目安で可）
3. 期限が切れていることに、どう気づいたか（私が気づいた、先方から連絡が来た、など）
4. 見積りの内容が変わりそうな点（金額、期間、作業の範囲、材料や外注の費用など。なければ「変わらない」）
5. 先方の反応の状況（進める意向がある、返事待ち、わからない、など）
6. 新しい見積書を出す場合の、希望する有効期限の長さ（目安で可）
7. 取引先とのやりとりの方法と、普段の言葉づかい（メール、チャット、丁寧め、くだけた感じ、など）
8. 返事を、いつごろまでにもらえると助かるか（目安で可）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／未定の項目）
2. 連絡文（次の3つ。それぞれ短く、期限が切れた事実と、次の一手と、返事をもらう時期が一目でわかる形に）
　A. 内容が変わらないとき（このまま進めてよいかの確認）
　B. 金額や条件が変わりそうなとき（見積りを出し直すことと、変わりそうな点）
　C. まだ返事がないとき（進める意向があるかを、押しつけずに伺う）
3. 送る前の確認リスト（日付、金額や条件の表現、先方の呼び方、新しい有効期限、事実と違う点がないか、など。7個ほど）
4. 返事をもらう時期の一言（1つ。「○日ごろまでにご返事をいただけると助かります」の形）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（見積書に書いた有効期限と、実際の日付が合っているか、金額や条件の変更に関わる点、取引先との取り決めに触れる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

ホームページの制作について、「見積書の有効期限は過ぎている」、「先方からは連絡がない」、「材料の費用が上がっているので、内容が変わりそうだ」と答えたとします。新しい見積書の期限について聞かれて、「長すぎない期間にしたい」と答えたとします。

すると、Bの金額や条件が変わりそうなときの文面として、「以前お送りした見積書の有効期限が過ぎておりましたので、ご連絡いたしました。時間が経っているため、内容を見直して、改めて見積書をお送りしたいと考えております。変わりそうな点は【　】です。ご希望をお聞かせください」といった形が出てきます。

ここで、AIが金額や事情を勝手に足さないのが、このプロンプトで大事にしている点です。「値上がりします」と決めつける表現は足されず、わからない点は空欄のまま残ります。先方を責める言い方にもならず、事実と次の一手だけが、短く並びます。

続け方：選んで、確かめて、返事の日を決めて送る

出てきた案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、A・B・Cの3つのうち、いまの状況に合うものを1つだけ選びます。次に、送る前の確認リストで、見積書に書いてある有効期限の日付と、実際の日付が合っているかを見ます。この日付だけは、必ずご自身の目で、見積書そのものと見比べてください。

そして、最後に付いている「返事をもらう時期の一言」を、そのまま添えて送ります。いつまでに返事がほしいかがわかるだけで、先方は動きやすくなります。返事が来ない場合は、その日を過ぎたところで、やわらかく一度だけ伺う。この流れにしておくと、また寝かせてしまうことが減ります。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。日付や金額、条件の表現が実際と合っているか、取引先との関係に合った言い方かは、必ずご自身で確かめてください。金額や条件が変わる場合は、送る前に、見積書の記載や取り決めと照らし合わせてください。

取引先のお名前、会社名、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、見積書の効力や契約の成立など、法律や契約に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、見積書の記載や取り決めを確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、領収書の宛名と但し書き、そして打ち合わせの準備や進捗報告と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、期限が切れた見積書について、言い出しにくい連絡を整える回でした。

見積書を送ったあとの返事がないときのフォローは、第21回『見積書を送ったあとの返事がないときのフォローメール』で書いています。

また、見積書そのものの作り方は、第2回『見積書』で書いています。

これまでのプロンプトは、まとめ記事にもまとめています。

次回は、「抽象的な指示を、具体的な一言に直す」をテーマにします。「ちゃんとやっておいてください」と頼んだのに、思っていたものと違う形で返ってきて、お互いに困ってしまう。そんな場面はないでしょうか。期限、形、確認の基準が入った、伝わる一言に直せる文面が手に入るプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。