月曜の朝、用事が17個。頭の中の「やること」を、プロンプトで"無理のない1週間"に並べ直した話

月曜の朝、コーヒーを片手に「今週やること」を頭の中で数えてみたら、17個ありました。請求書の発送、見積もりの修正、取材の準備、返信が止まっているメール、更新が遅れているSNS、確定申告に向けた領収書の整理。どれも大事に思えて、どれから手をつけていいのかわからなくなりました。

結局その日は、いちばん気が楽な「メールの返信」から始めました。気づけば昼を過ぎ、肝心の見積もりに手がついたのは夕方。木曜になって「あの請求書、まだ出していない」と青くなりました。やることが多かったというより、「全体を見渡して順番をつける」という作業を、頭の中だけでやろうとしたのが原因でした。

今回は、頭の中でごちゃごちゃになった用事をAIに聞き出してもらい、1週間の予定に並べ直すプロンプトをご紹介します。

用事が多いと、人は「楽なもの」から手をつける

やることが並んでいると、人は、重要なものよりも、すぐ終わりそうなものや気が楽なものを先にやりがちです。それ自体は自然なことで、責める必要はありません。ただ、フリーランスは、納期も優先順位も自分で決めるので、誰も「そっちじゃないですよ」と教えてくれません。

もうひとつの落とし穴は、1日にできる量を、実際より多く見積もってしまうことです。作業時間は、思ったより延びます。急な連絡も入ります。余裕のない予定表は、1日目の午後にはもう崩れてしまいます。

そこで、「全部書き出す」「大事さと期限で分ける」「余白を残して日に割りふる」という3つのステップを、AIに質問されながら進めます。自分ひとりだと飛ばしてしまいがちな、「手放す用事を決める」というステップも、あわせて入れておきます。

使い方は「書き出して、聞かれたことに答えるだけ」

まず、思いつく限りの用事を、順番も気にせず、そのまま書き出します。「17個もある」と気が重くなっても大丈夫です。書き出すだけで、頭の中の混雑は、少し静まります。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、こちらは、書き出した用事を貼り、期限や所要時間、その週に使える時間などを答えるだけです。わからない項目は「未定」で構いません。

すべて答え終わると、AIが次の4つをまとめて出してくれます。「今週やる・来週に回す・やめる」の仕分け、曜日ごとの予定案、手放す用事の候補、そして月曜の朝にまず確認する3点です。

なお、取引先の名前や金額など、そのまま貼らなくても用事がわかる部分は、仮名や伏せ字にしてください。「A社の請求書」「Bさんへの返信」くらいの書き方で十分です。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「1週間の予定づくり」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、頭の中でごちゃごちゃになった用事を整理し、無理のない1週間の予定案にしてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない用事、期限、所要時間を、推測で足さないでください。わからない点は「記載なし」としてください。
・所要時間はあなたが見積もらず、私が答えた数字を使ってください。私が「未定」と答えたものは、「所要時間：要確認」としてください。
・期限や日付は、私が書いたとおりに引用してください。曜日と日付が食い違いそうなときは「要確認」と付けてください。
・取引先の名前や金額は、私が仮名や伏せ字にして伝えます。実名や詳細は求めないでください。
・1日の予定は、私が答えた「使える時間」の8割までにしてください。残りは、急な連絡や作業の延びに備えた余白として空けておきます。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 予定を立てたい期間（例：今週の月曜から金曜）と、今日が何曜日か
2. 今、頭にある用事のすべて（順番は気にせず、私が書き出して貼ります。貼り終えたら「以上」と書きます）
3. 用事ごとの期限（なければ「未定」）。誰かを待たせているものには、その旨も
4. 用事ごとの所要時間の目安（私の感覚で構いません）
5. 日にちや時間が決まっている予定（打ち合わせ、通院、送迎など。中身は伏せて「10時から11時 打ち合わせ」程度で可）
6. 曜日ごとに使えそうな作業時間（例：月曜4時間、火曜は午後だけ3時間）
7. 集中力が要る作業をしたい時間帯と、軽い作業に回したい時間帯（なければ「未定」）
8. 今週どうしても終わらせたいことと、止まっていて気になっていること

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 仕分け（用事を「今週やる／来週以降に回す／やめる・人に任せる候補」の3つに分け、それぞれ理由をひとこと添える）
2. 曜日ごとの予定案（時間帯と用事を、表で。所要時間の合計と、残した余白も書く）
3. 手放す用事の候補（やめる、減らす、頼む、先送りする、のどれが考えられるか。決めるのは私です）
4. 月曜の朝に最初に確認する3点

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（期限と曜日の対応、所要時間の合計が使える時間の8割を超えていないか、止まっている用事の相手への連絡、予定表への転記）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。用事が8個あるとします。「A社の請求書を送る」「Bさんの見積もりを直す」「取材の準備」「メールの返信が溜まっている」「SNSの投稿を考える」「領収書を整理する」「新しいメニュー表を作る」「机まわりの片づけ」。

質問に答えて、「請求書は水曜まで」「見積もりは木曜に出す約束」「使える時間は月曜4時間、火曜3時間、水曜4時間……」と伝えると、AIは、まず仕分けをしてくれます。請求書、見積もり、取材の準備は「今週やる」。メニュー表づくりは「来週以降に回す」。机まわりの片づけは「やめる・先送りする候補」。そのうえで、各曜日の予定案を、余白つきで出してくれます。

私が助かると感じているのは、AIが「8割までにして」というルールを守って、あえて空白を残してくれるところです。予定表に空白があると、少し不安になります。けれど、その空白こそが、急な連絡が入った日に、1週間を崩さずに済ませてくれる緩衝材になります。

続け方：月曜の朝に10分、金曜の夕方に5分

この使い方は、週の初めと終わりに、短い時間を決めておくと続きます。月曜の朝は、用事を書き出してプロンプトに答える10分。金曜の夕方は、終わらなかった用事を見て、翌週に回すものを決める5分です。

金曜に残った用事は、そのまま翌週の「書き出し」の材料になります。ゼロから思い出す必要がないので、月曜の10分が、ぐっと楽になります。

出てきた予定案は、そのまま信じず、次の順に確かめます。まず、期限と曜日の対応を、カレンダーと見比べます。次に、1日の合計時間が、本当に自分の感覚に合っているかを見ます。AIが示す数字は、私が答えた数字をもとにしているだけです。最後に、予定表やカレンダーに転記します。「AIが出した予定」を、「自分の予定」にするのは、この転記の時間です。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。期限、曜日、所要時間の合計などは、必ずご自身で確かめてください。最終的な判断は、ご自身で行います。

用事の中に、取引先の名前や金額、個人情報が含まれる場合は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、納税や契約、法律に関わる期限は、AIの予定案ではなく、必ず公的な情報や専門家で確かめてください。AIの出力を専門家の判断として扱わず、必要に応じて、税理士や弁護士などの専門家にご相談ください。

体調がすぐれない週や、予定が詰まりすぎている週は、無理のない範囲で、「手放す用事の候補」を多めに見直してみてください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、アンケートの分析、長文メールの要約、電話メモの整理、名刺の整理、日程調整のメールと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、それらの作業を1週間の中に並べ直す、土台の回でした。

次回は、月末の「請求漏れ・入金確認のチェック」をテーマにします。月末にあわてて探しがちな請求の出し忘れや入金の確認を、チェックリストにして洗い出す方法をご紹介する予定です。

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