領収書の宛名と但し書きをAIで迷わず整える｜「宛名はどうしますか」と聞かれて固まる前のプロンプト

この記事で手に入るもの： 領収書をお願いする（または出す）場面を思い出して、いくつかの質問に答えるだけで、宛名の案、あとで見返してわかる但し書きの案、その場で言える依頼の一言、受け取ったあとの確認リストが出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

レジで「領収書をお願いします」と言ったとたん、「宛名はどうされますか？　但し書きは？」と聞かれて、頭が真っ白になる。とっさに「上様で、お品代で」と答えて、受け取る。数か月後、帳簿をつけようとして、その領収書を見る。「お品代」では、何を買ったのかが思い出せない。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスは、仕事の支払いで領収書をもらう場面も、取引先に領収書を出す場面も、どちらもあります。そして宛名と但し書きは、聞かれてから考えると、その場では決めにくいものです。

今回は、領収書の宛名と但し書きを、聞かれる前に決めておくためのプロンプトをご紹介します。AIに1項目ずつ質問してもらい、お願いする一言と、受け取ったあとの確認リストまで、まとめて整えます。

領収書の宛名と但し書きで、手が止まる理由

手が止まるのは、窓口で一度に聞かれるからです。「宛名は？」「但し書きは？」「日付は？」と続けて聞かれると、考える前に答えが口から出てしまいます。

たとえば、こんな行き違いが起きやすくなります。

宛名を「上様」で済ませたが、取引先への請求で宛名入りの領収書が必要だった。但し書きを「お品代」としたが、あとで何の支払いかがわからない。仕事用と私用の買い物が混ざった領収書を、そのまま受け取ってしまった。どれも、領収書の中身そのものより、頼むときに決めていなかったことが原因です。

だから、頼む前に「宛名はこうする」「但し書きはこう書いてもらう」と決めておけば、その場で迷わずに済みます。出す側の場合も同じで、記載の漏れを防ぐ確認が先にあれば、書き直しが減ります。

先に知っておきたい、国税庁の案内のポイント

プロンプトを使う前に、国税庁が案内している点を、確認した範囲でお伝えします（2026年11月1日時点で確認しました。制度は変わることがあるため、最新の案内もご確認ください）。

ひとつめは宛名です。国税庁のインボイス制度のQ&Aでは、領収書など不特定多数に交付する書類（適格簡易請求書）には、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称の記載が不要とされています。手書きの領収書の記載例にも、「宛名は省略可能」「『上様』の表記も可能」という趣旨の注記があります。ただし、これは領収書を出す側のルールの説明です。もらう側の経理のしかた、取引先の社内ルールによっては、宛名があったほうがよい場合もあります。ご自身の記帳や提出先に合わせて決めてください。

ふたつめは、記載事項です。同じQ&Aでは、適格簡易請求書の記載事項として、①発行者の氏名または名称と登録番号、②取引の年月日、③取引の内容、④税率ごとに区分した合計金額、⑤税率ごとの消費税額または適用税率、が挙げられています。手書きの領収書でも交付できると明記されています。「但し書き」は、この③の内容を書く場所として使うと、あとで見返したときに、何の支払いかがわかります。国税庁の記載例にも、「飲食費として」などの但し書きの例が載っています。ただ、但し書きの書き方を細かく定めた文言は、確認した範囲では見当たりませんでした。

みっつめは、印紙税です。国税庁の案内では、売上代金の受取書（領収書）は、受取金額が5万円未満のものは非課税とされています。5万円以上になると、印紙税の対象になる場合があり、金額によって税額が変わります。

詳しくは、国税庁のインボイス制度のQ&A（適格簡易請求書の記載事項）、手書きの領収書による交付、印紙税のタックスアンサーをご覧ください。

使い方は「頼む場面を思い出して、質問に答えるだけ」

最初に、いちばん近いうちに領収書をお願いする場面（または出す場面）を、1つだけ思い出してください。「来週の打ち合わせの飲食代」「納品後に取引先へ出す領収書」など、ざっくりで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、もらう側か出す側か、場面、金額の目安、何の支払いか、使い道などを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。整理メモ、宛名の案、但し書きの案、窓口やメールで使える依頼の一言、受け取ったあと（または出す前）の確認リストです。

なお、お店や取引先の名前、ご自身の氏名、住所、電話番号、インボイスの登録番号、正確な金額などは、AIには貼らないでください。「A店」「自分の屋号」「3,000円くらい」のように、仮の形で答えれば足ります。実際の情報は、領収書をお願いするときや書くときに、ご自身で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「領収書の宛名と但し書きの整理」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、領収書をお願いする（または出す）ときの、宛名の案、但し書きの案、依頼の一言、確認リストを作ってください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない事情、金額、日付、条件を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・お店や取引先の名前、私の氏名、住所、電話番号、インボイスの登録番号、正確な金額は、私に求めないでください。私は「A店」「自分の屋号」「3,000円くらい」のような仮の形で答えます。出力では、これらを【　】の空欄にしてください。
・文面は、丁寧で短く、窓口でそのまま言える言葉にしてください。
・税務、インボイス制度、印紙税、経費にできるかどうかは、断定しないでください。該当しそうな点は「国税庁の案内、または税理士・税務署に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 領収書を「もらう側」か「出す側」か
2. どんな場面か（お店の窓口、取引先への納品後、オンライン決済など。ざっくりで可）
3. 金額の目安（5万円未満か、5万円以上か程度で可。仮の金額で可）
4. 何の支払い・取引か（飲食、備品、交通、制作の対価など。具体的に）
5. 宛名にしたい形（屋号、個人名、法人名、「上様」など。実名は不要。種類だけで可）
6. 領収書の使い道（自分の帳簿のため、取引先に提出するため、など）
7. 仕事用と私用が混ざる可能性（あるか、ないか）
8. インボイスの扱いで、気になっている点（あれば。なければ「なし」）
9. 過去に困った場面（宛名の書き直し、但し書きが曖昧だった、など。あれば1つ）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 場面の整理メモ（わかっている事実／未定の項目）
2. 宛名の案（2つ。実名は【　】の空欄にし、それぞれ向いている場面を一言で）
3. 但し書きの案（3つ。あとで見返して何の支払いかわかる書き方。私が答えた範囲だけで）
4. 窓口で言える依頼の一言（1つ）と、メールやメッセージで頼むときの文面（1つ）
5. 領収書を受け取った場（または出す前）に見る確認リスト（宛名、日付、金額、但し書き、発行者名、押印や署名の有無、仕事用と私用の混在、保存先、など。8個ほど）
6. 「出す側」と答えた場合のみ：記載の漏れがないか見る項目（国税庁が案内する記載事項に沿って。断定せず、要確認の形で）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（宛名の形が提出先や記帳に合っているか、金額、日付、但し書きの内容、インボイスや印紙税に関わる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

「もらう側ですか、出す側ですか」と聞かれて、「もらう側です」と答えます。「何の支払いですか」には、「打ち合わせのときの飲食代です」、「宛名にしたい形」には「屋号」、「使い道」には「自分の帳簿のため」と答えたとします。

すると、宛名の案として「【屋号】」、但し書きの案として「打ち合わせ時の飲食代として」「飲食代（打ち合わせ）として」といった形が出てきます。「お品代として」より、何の支払いかが、あとから見てもわかります。窓口で言う一言は、「領収書をお願いします。宛名は【屋号】で、但し書きは『打ち合わせ時の飲食代として』でお願いします」のような形です。

ここで、AIが事情を勝手に足さないのが、このプロンプトで大事にしている点です。「接待だろう」といった推測は足されず、わからない点は空欄のまま残ります。「過去に困った場面」で「但し書きが『お品代』で、あとで思い出せなかった」と答えた場合は、確認リストの上のほうに、「但し書きが、何の支払いかわかる内容になっているか」が置かれます。

続け方：受け取った場で、4か所だけ見る

出てきた案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、宛名と但し書きの案から、ご自身の帳簿や提出先に合うものを選びます。次に、窓口で言う一言を、スマートフォンのメモなどに書いておきます。そして、領収書を受け取ったその場で、4か所だけ見ます。宛名、日付、金額、但し書きです。確認リストは8個ほど出てきますが、毎回すべてを見るのが大変なら、この4か所だけでも、その場で見ておくと、あとから書き直しをお願いする手間が減ります。

受け取った領収書は、名前と置き場所のルールを決めておくと、探す手間も減ります。考え方は、第27回で書いています。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。宛名や但し書きが、ご自身の帳簿や提出先、お店の対応に合っているかは、必ずご自身で確かめてください。領収書を受け取ったら、宛名、日付、金額、但し書きを、毎回ご自身の目で確認してください。

お店や取引先の名前、ご自身の氏名、住所、電話番号、インボイスの登録番号、正確な金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮の形や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、インボイス制度、印紙税、経費にできるかどうかといった税務に関わる内容は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。国税庁の案内を確認するか、税理士や税務署にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、請求書の支払期日と振込先、ファイルの整理ルール、よく送るメールの定型文と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、領収書の宛名と但し書きを、頼む前に決めておく回でした。

内容が近い記事として、領収書の山を前にした経費の仕分けを書いた第7回『経費の仕分け』、請求書の書き漏れを防ぐ第28回『請求書の支払期日と振込先の書き方を、書き漏れなく整える』もあわせてお読みいただけます。

これまでのプロンプトは、まとめ記事『【保存版】個人事業主・フリーランスの事務作業をAIで楽にするプロンプト集』にもまとめています。

次回は、「会議で出なかった本音を、事前の一言で聞き出す」をテーマにします。打ち合わせでは「特にありません」だったのに、終わってから個別に聞くと、「実は…」と本音が出てきた。そんな場面はないでしょうか。席上では言い出しにくいことを、事前に聞いておくための質問文と、聞いた内容を整理するメモが手に入るプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。