休みに入る直前に「年内はいつまで？」と聞かれた私が、プロンプトで「休業のお知らせの一通」を作ってみた話

この記事で手に入るもの： 質問に答えるだけで、休業のお知らせ文（短い・標準・丁寧の3つの長さ）と件名案、送る前のチェックリストが出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

休みに入る少し前、取引先から「年内は、いつまでご対応いただけますか」というメールが届く。そのとき初めて、お知らせを出していなかったことに気づく、ということが起こりがちです。

返信を書こうとして、手が止まります。最終の対応日は、メールの返信と納品とで同じなのか。休み中にメールが来たら、見るのか、見ないのか。急ぎの案件があったら、どうしてもらうのか。自分の中でもはっきり決まっていないことが、書こうとして初めて見えてくるのです。

休業のお知らせは、短い文章です。それなのに後回しになりやすいのは、文章が難しいからではなく、「決めること」が頭の中に散らばっているからだと思います。

今回は、休業の期間や対応の範囲を、AIに1項目ずつ質問してもらいながら整理して、取引先に送れる形のお知らせ文に仕上げるプロンプトをご紹介します。

お知らせに入れておきたいのは、この4つ

休業のお知らせで、受け取る側が知りたいことは、実はそれほど多くありません。

ひとつは、通常どおり対応できる最終の日。ふたつめは、対応を再開する日。みっつめは、休業中に連絡が来たらどう扱われるのか。よっつめは、期限が近い案件があるとき、いつまでに相談すればよいのか。この4つが書かれていれば、相手は「いつまでに何を頼めばよいか」を判断できます。

逆に、お詫びや理由を長く書いても、この4つが抜けていると、相手は結局、問い合わせることになります。丁寧さは、言葉の数ではなく、相手が迷わないことで伝わる部分が大きいように思います。

使い方は「予定表を見ながら、聞かれたことに答えるだけ」

最初に、ご自身の予定表やカレンダーを開いておいてください。休みに入る日、再開する日、進行中の案件の納期、請求書を送る予定の日などを、見える状態にしておくだけで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、休業の期間、最終対応日、休業中の連絡の扱い、急ぎの案件の相談先、送る相手との関係、言葉づかいなどを答えていきます。決まっていない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、お知らせ本文の下書き（短い・標準・丁寧の3つ）、件名の案、相手の種類に合わせた一言の追記案、休業前に確認しておくことの一覧、そして送る前のチェックリストです。

なお、取引先のお名前、会社名、メールアドレス、電話番号、案件名、具体的な金額は、そのまま貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は伏せたままで足ります。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「年末年始の休業と対応予定を、取引先にお知らせする一通」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、状況を整理し、取引先にそのまま送れる形のお知らせ文の下書きにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない日付、対応内容、連絡先、取引先の事情を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・年末年始の祝日、金融機関、郵便や配送会社などの休業日を、あなたの知識で断定しないでください。「各社の案内で要確認」としてください。
・休業中の対応を、私が答えていない形で約束する文（「必ず対応します」「すぐ返信します」など）は書かないでください。
・相手に過度な不安や負担を感じさせる言い方、言い訳めいた言い方は使わないでください。
・取引先の実名、会社名、個人名、メールアドレス、電話番号、詳しい金額は求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 休業する期間（休みに入る日と、再開する日。未定なら「未定」）
2. 通常どおり対応できる最終の日（メールの返信、納品、請求書の送付など、種類ごとに分けて可）
3. 休業中の連絡の扱い（メールは確認するか、返信は再開後か、電話やチャットはどうするか）
4. 期限が近い案件や、休業前に相談してほしい案件の有無（ある場合は、いつまでに相談してほしいか）
5. 請求・支払い・納品に関わる、休業前にお伝えしておきたいこと（なければ「なし」）
6. 送る相手と私との関係（長いお付き合い／最近のお付き合い／新しい取引先など。相手が複数なら、種類ごとに）
7. 言葉づかい（かしこまった感じ、親しみのある感じなど）
8. 送る手段（メール／チャット／請求書の備考欄など）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／未定の項目／相手に伝わりにくそうな点）
2. お知らせ本文の下書き（短い版／標準の版／丁寧な版の3つ。休業期間、最終対応日、再開日、休業中の連絡の扱い、急ぎの案件の相談先を含める。私が書いていない内容は【　】の空欄にする）
3. 件名の案（3つ）
4. 相手の種類に合わせた一言の追記案（長いお付き合いの相手向け、新しい取引先向け、など。私が答えた範囲で）
5. 休業前に確認しておくことの一覧（進行中の案件、請求や入金の予定、返信待ちの連絡、予定表に入れておくこと、など）
6. 送る前のチェックリスト（日付と曜日が合っているか、再開日が書かれているか、休業中の連絡の扱いが伝わるか、相手ごとに伏せるべき情報が入っていないか、など）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（日付と曜日、対応できる範囲、契約や納期に関わる点、各社の休業日）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

最初に、休業の期間を聞かれて、「休みに入る日は決まっているけれど、再開日はまだ迷っている」と答えたとします。AIは、再開日を「未定」として記録し、お知らせの文面では【　】の空欄にしておいてくれます。勝手に日付を作らないので、あとから自分で埋められます。

次に、休業中の連絡の扱いを聞かれて、「メールは見るかもしれないが、返信は再開後」と答えたとします。すると、お知らせ本文には、「休業中にいただいたご連絡は、再開後に順にご返信いたします」という趣旨の一文が入った下書きが出てきます。ここで、「必ず見ます」「すぐ返します」といった、答えていない約束を足さないのが、このプロンプトの大事なところです。

相手との関係を聞かれる項目も、地味に効きます。長いお付き合いの相手には短めの版、新しい取引先には丁寧な版、というように、同じ内容でも、ふさわしい長さと温度が違うからです。3つの長さの下書きが出てくるので、相手ごとに選んで使えます。

続け方：送る前に、予定表と照らす

出てきた下書きは、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、日付と曜日を、必ずご自身の予定表と照らして確認します。ここがいちばん間違いやすく、いちばん相手が困る部分です。次に、休業中の連絡の扱いが、実際にご自身がするつもりのことと合っているかを確かめます。そのうえで、相手ごとに一言を足して送ります。

「休業前に確認しておくことの一覧」も、ぜひ使ってみてください。進行中の案件、返信待ちの連絡、請求や入金の予定などを、休みに入る前に見直すきっかけになります。請求の漏れを確認する方法は第15回で書いていますので、あわせてお使いいただけます。

休みが明けたら、再開のひとこと挨拶を返してあげると、相手も安心します。同じプロンプトで、「再開のお知らせ」を聞き取り直してもらうこともできます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。日付と曜日、対応できる範囲、連絡の取り方は、必ずご自身で予定表や手元の記録と照らして確認してください。送るかどうか、どの文面にするかは、ご自身で決めます。

取引先のお名前、会社名、メールアドレス、電話番号、案件名、具体的な金額などの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、年末年始の祝日や、金融機関、郵便・配送会社などの休業日は、それぞれの案内で必ず確認してください。契約上の納期や支払いの取り決めに関わる点は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、弁護士や税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、確定申告前の書類の棚卸し、取引先へのお願いのメール、納品後のお礼、毎月の固定費の見直しと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、休みに入る前に、相手が迷わない一通を整える回でした。

次回は、打ち合わせの回です。「『検討します』で終わらせず、決める返事の下書き」をテーマにします。「検討します」と言ったまま止まってしまうやりとりを、AIに質問してもらいながら、次の一歩が決まる返事に整える方法を考える予定です。

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