「ちょっとだけ直してもらえますか」の7回目に固まった私が、プロンプトで返信の線引きを整えた話

夜の9時、チャットに届いた1通。「何度もすみません、ちょっとだけ文言を直してもらえますか。あと、もう1パターンだけ案も見たくて」。

この「ちょっとだけ」が、今回で7回目でした。最初の依頼は、チラシの文面づくり。見積書には、修正は2回までと書いてあります。それなのに、返信欄に「承知しました」と打ちかけては消し、打ちかけては消しを繰り返して、気づけば30分。断りたいわけではないのです。相手も困っているのはわかるし、関係も大切にしたい。ただ、このままだと、自分の時間がじわじわと消えていく。

今回は、そんな「追加の修正依頼」への返信を、AIに質問してもらいながら整理して、下書きにするプロンプトをご紹介します。修正だけでなく、「ついでにこれもお願いできますか」という追加の相談全般に使えます。

返信が書けないのは、「どこまでが元の約束か」が曖昧だから

手が止まった理由を考えてみると、文章の問題ではありませんでした。私の頭の中では、次の3つが混ざっていたのです。

ひとつは、元の約束です。最初に何を、どこまでと決めていたのか。ふたつめは、今回の依頼の中身です。本当に新しい作業なのか、それとも元の範囲の手直しなのか。みっつめは、自分の気持ちです。断りづらい、嫌われたくない、でも無理は続けられない。

この3つが溶け合ったままだと、「全部受けるか、全部断るか」の二択に見えてしまいます。けれど、順番にほどいてみると、実際には間の道がいくつもありました。範囲内のものは気持ちよく受ける。範囲を超えるものは、費用や納期の相談として切り出す。今回は見送り、次回のご相談にする。選べるのです。

使い方は「聞かれたことに、手元の資料を見ながら答えるだけ」

最初に、元の見積書や発注書、これまでのやりとりを手元に開いておいてください。「修正は2回まで」「対応範囲はここまで」といった記載があるかどうかを見ておくだけで十分です。記載がなければ、それも大事な情報です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、元の依頼の内容、今回の依頼の内容、これまでの修正の回数、自分が対応できる時間や費用などを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次の4つをまとめて出してくれます。今回の依頼を「範囲内」「範囲外かもしれないもの」に仕分けした整理メモ、伝え方の方針、返信文面の下書き2種類（丁寧な長めのものと、短くまとめたもの）、そして送る前に見直すチェックリストです。

なお、取引先や担当者の名前、案件名、具体的な金額は、そのまま貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は「約○万円」のように丸めるか、伏せたままで足ります。依頼の文面を貼るときも、名前や連絡先は消してからにしてください。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「追加の修正依頼への返信」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、元の約束と今回の依頼を整理し、関係を壊さずに範囲と相談を伝える返信の下書きにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない契約内容、回数、金額、日付、依頼の経緯を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・追加費用の金額や、納期の日付を、あなたが決めないでください。私が答えた数字だけを使い、決まっていなければ空欄にしてください。
・相手を責める言い方や、不安を与える言い方（「契約違反です」「これ以上は対応しません」など）は使わないでください。事実と、できることと、相談したいことを、落ち着いた言葉で書いてください。
・「範囲内か範囲外か」を契約上または法律上どうなるかとして、あなたが断定しないでください。「私の見立てでは」「書面の記載に照らすと」という書き方にし、判断に迷う点は「要確認」としてください。
・取引先や担当者の実名、詳しい金額は求めないでください。私は仮名や丸めた数字で答えます。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 元の依頼の内容と、最初に決めていた範囲（見積書や発注書に書いてあること。修正の回数の記載があるかどうかも。わからなければ「未定」）
2. 今回の追加の依頼の内容（相手の言葉をできるだけそのまま。名前は仮名で）
3. これまでの修正の回数と、それぞれ何を直したか
4. 今回の依頼について、私が「元の範囲内だと思う部分」と「範囲を超えると思う部分」（迷うものは「迷っている」と）
5. 私が対応できること・難しいこと（使える時間、納期への影響、追加費用が必要かどうか。金額は未定でも可）
6. 相手との関係（取引の長さ、普段のやりとりの雰囲気、相手の状況で想像できること）
7. 今回の着地として望むこと（無償で受ける、有償でお願いする、今回は見送る、次回の相談に回す、など。決めていなければ「未定」）
8. 気になっていること（断ったときの反応、言い方の不安、返事がほしい時期など）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（元の約束／今回の依頼を「範囲内と思われるもの」「範囲外かもしれないもの」「迷うもの」に仕分けした表／これまでの修正の回数／未定の項目）
2. 伝え方の方針（何を先に伝え、何を後にするか。3〜4行で）
3. 返信文面の下書き 2種類
   ・A：丁寧で、感謝と経緯、範囲の確認、相談したい点を添えた長めのもの
   ・B：要点だけを伝える短いもの
   どちらも、私が書いていない内容は【　】の空欄にしてください。
4. 送る前のチェックリスト（回数、範囲の記載、金額、日付、宛名、相手が返事をしやすいか、感謝の言葉、など）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（見積書や契約書の記載、回数、金額、日付、法律や制度が関わる点、専門家に聞くべき点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

元の依頼を聞かれて、「チラシの文面づくり。見積書には、修正は2回までと書いてある」と答えます。次に、今回の依頼を聞かれて、「文言の手直しと、もう1パターンの案がほしい、という内容」と答えます。AIは、そこで「文言の手直しは、修正の範囲内と考えられますか」「もう1パターンの案は、新しい作業に近いと感じますか」と、ひとつずつ聞き返してくれます。

質問に答えているうちに、「手直しだけなら、気持ちよく受けられる。でも、もう1案は、別の作業として相談したい」と、自分の気持ちが言葉になっていきます。自分で書いていたら、全部まとめて受けるか、全部まとめて断るか、どちらかに偏っていたと思います。

私が助かると感じているのは、AIが勝手に金額や回数を作らないところです。返信に事実とちがうことが1か所でも書いてあると、かえって話がこじれます。空欄は空欄のまま残してもらい、見積書を見ながら自分で埋める。この分担がちょうどよいと感じています。

続け方：返信を送る前に、3つの段で確かめる

出てきた文面は、完成品ではなく、たたき台です。次の3つの段で進めると、無理がありません。

まず、見積書や発注書を開いて、整理メモの「範囲内」「範囲外」の仕分けが、書面の記載とずれていないかを確かめます。次に、AとBを読み比べて、相手との関係に合うほうを選び、【　】の空欄を自分の言葉で埋めます。最後に、チェックリストを見ながら声に出して読み、「自分が相手の立場でも、これなら落ち着いて読める」と思えたら送ります。

そして、できれば次の案件からは、見積書の段階で「修正は○回まで」「それ以降は別途ご相談」と書いておくのがおすすめです。最初に書いてあれば、あとで言い出す気まずさが、ずっと小さくなります。見積書をつくる段階で、この一文を入れておけます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。元の約束の内容、修正の回数、金額、日付は、必ずご自身で、見積書や契約書、これまでのやりとりと照らして確認してください。最終的に送るかどうか、どう伝えるかは、ご自身で決めます。

取引先や担当者の名前、案件名、具体的な金額、依頼の文面などの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、追加の作業が契約上の範囲に含まれるかどうか、追加費用を請求できるかどうか、といった法律や契約に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。当てはまるかどうかは、契約の書き方や個々の取引によって異なります。この記事も、個別の法的判断をするものではありません。必要に応じて、弁護士などの専門家や、公的な相談窓口にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、長文メールの要約、日程調整、月末の請求確認、書類の棚卸し、取引先への値上げのお願いと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、その中でも「断る」と「受ける」の二択をほどいて、間の道を見つけていく回でした。

次回は、「新規のお問い合わせへの返信と、見積り前の聞き取り」をテーマにする予定です。初めての相手から届いた短い相談に、何を聞き返せば仕事の中身が見えてくるのか、その返信の下書きを、AIと一緒に整える方法を考えます。

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