読む前に疲れる長文メールを、プロンプトで3行にして返信まで作る

画面いっぱいに続く、取引先からの長いメール。冒頭のあいさつ、これまでの経緯、いくつもの確認事項、末尾の「ご都合をお聞かせください」。最後までスクロールして、ようやく気づきます。「結局、私は何を返せばいいのだろう」と。

もう一度読み返して、返事を考えて、言い回しを整えて。気がつけば、メール一通に三十分かかっている。個人事業主やフリーランスの方なら、そんな日が一度や二度はあるのではないでしょうか。

今回は、長文メールを3行に要約し、そのまま返信の下書きまで作ってもらうプロンプトをご紹介します。

長文メールがしんどいのは、「読む」と「決める」が混ざるから

長いメールが負担になるのは、文章が長いからだけではありません。「何を言われているか読み取る作業」と「どう返すか決める作業」が、頭の中で同時に走るからです。

読みながら返事を考え始めると、先に進むたびに考えが揺れます。そこで、この二つを分けてしまいます。まず、AIに「要約と、こちらが対応すること」を整理してもらう。そのあとで、返事の方針を決めて、下書きを作ってもらう。順番を分けるだけで、気持ちがずいぶん楽になります。

使い方は「貼って、答えるだけ」

下のプロンプトをAIに貼り付けると、AIが1項目ずつ質問してくれます。こちらは、メール本文を貼り、自分の立場や返事の方針を答えるだけです。分からない項目は「未定」で構いません。

すべて答え終わると、AIが次の5つをまとめて出してくれます。3行の要約、相手が求めていること、期限とこちらの対応事項、確認が必要な点、そして返信の下書きです。

なお、メール本文には取引先の情報が含まれます。貼り付ける前に、会社名や個人名、連絡先、金額などを仮の名前や伏せ字に置き換えておいてください。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスのメール対応を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、長いメールの「要約」と「返信の下書き」を作ってください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・分からない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・メールに書かれていないことを、推測で補わないでください。読み取れない点は「記載なし」としてください。
・会社名・個人名・連絡先・金額などは、私が仮名や伏せ字にして貼ります。実名や詳細は求めないでください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 相手のメール本文（私が貼ります。貼り終えたら「以上」と書きます）
2. 相手との関係（例：継続中の取引先、初めてのお客様、同業の仲間）
3. このメールに対する私の立場や状況（例：案件を受けている最中、まだ検討中）
4. 返事の方針（例：引き受ける、保留して確認する、条件を相談する、お断りする）
5. 方針の理由や、伝えたい条件（話せる範囲で。なければ「未定」）
6. 返信のトーン（例：丁寧でやわらかく、簡潔に、少しくだけた感じで）
7. 返信に必ず入れたいことと、入れたくないこと

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. メールの要約（3行以内）
2. 相手が求めていること（箇条書き）
3. 期限と、私が対応すること（メールに書かれている範囲で。日付・金額・条件は、原文のとおりに引用してください）
4. 確認が必要な点（メールが曖昧な箇所、読み違えやすい箇所）
5. 返信の下書き（件名つき。私の方針とトーンに沿って）

【最後に】
下書きの中で、私が自分で確認すべき箇所（日付、金額、約束にあたる表現など）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。取引先から、打ち合わせの日程調整と、資料の追加提出のお願いが、長い経緯の中に混ざったメールが届いたとします。

メール本文を貼り、「継続中の取引先」「案件は受けている最中」「日程は受けて、資料は少し待ってほしい」と答えていくと、AIは次のような形で整理してくれます。要約では、用件が日程調整と資料提出の二つであることが3行で示され、対応事項では、相手が求める期限が原文のまま引用されます。そして、「資料の提出時期は、メールに明確な記載なし」といった確認事項も添えられます。

私が大事だと思うのは、この「確認が必要な点」です。読み違えやすい箇所を先に挙げてもらえるので、返信を送る前に、元のメールのどこを見直せばいいかが分かります。

下書きから送信まで、続けて進めるコツ

出てきた下書きは、そのまま送らずに、次の順で進めると安心です。

まず、要約と対応事項を、元のメールと突き合わせます。日付や条件が合っているかを、ご自身の目で確かめる段階です。次に、「要確認」に挙がった箇所を直します。最後に、下書きを声に出して読み、ご自身の言葉づかいに寄せて整えます。取引先との関係は、普段のやりとりの積み重ねですから、少しだけ自分らしさを足すと、ぐっと自然になります。

もし方針が変わったら、同じ会話の続きで「やはり保留にしたいので、書き直してください」と頼めば、要約はそのままに、下書きだけ作り直してもらえます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの要約や下書きは、あくまで「下書き」です。読み違いや、書かれていない内容の補いが入ることもあります。日付、金額、納期、条件など、約束にあたる部分は、必ず元のメールで確認してから送ってください。最終的な判断と送信は、ご自身で行います。

取引先の実名や担当者の個人名、連絡先、未公開の条件や金額などは、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

契約や支払い、法律・税務に関わるやりとりでは、AIの出力を専門家の判断として扱わず、必要に応じて、弁護士や税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、アンケートの分析と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、毎日のように届く「長いメール」の負担を軽くする回でした。

次回は、電話対応メモの整理をテーマにします。急いで走り書きしたメモを、あとから使える形に整える方法をご紹介する予定です。

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