見積書を送って1週間、返事がなくて固まった私が、プロンプトで「催促に見えない一通」を整えた話

金曜の夕方、見積書をメールで送りました。「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」と添えて。

ところが、週が明けても返事がありません。3日たち、5日たち、1週間。受信箱を開くたびに、そのメールだけが気になります。断られたのかな。見積りの金額が高かったのかな。それとも、単に忙しいだけなのかな。「いかがでしょうか」と送りたいのに、打ちかけては消すことを繰り返して、結局その日も何も送れませんでした。

今回は、そんな「見積書を送ったあとの、返事がないとき」のフォローメールを、AIに質問してもらいながら整理して、下書きにするプロンプトをご紹介します。見積書だけでなく、提案書や企画案を送ったあとの場面にも、そのまま使えます。

返事がないとき、頭の中で混ざっている3つのこと

手が止まった理由を考えてみると、文章の問題ではありませんでした。頭の中で、次の3つが混ざっていたのです。

ひとつは、事実です。いつ送ったのか、それから何日たったのか、見積書に回答の期限は書いたのか。ふたつめは、相手の事情の想像です。忙しいのか、社内で検討中なのか、断る気持ちなのか。みっつめは、自分の気持ちです。催促に見えたら嫌われそう、でも待ち続けるのも苦しい。

この3つが溶け合ったままだと、「もう少し待つ」か「勢いで強めに送る」か、どちらかに偏ってしまいます。想像のところは、本当のところは相手にしかわかりません。そこで、事実、想像、気持ちをいったん分けて並べてから、送る一通を考えます。

使い方は「聞かれたことに、手元の記録を見ながら答えるだけ」

最初に、送った見積書と、これまでのやりとりを手元に開いておいてください。送った日、見積書に書いた有効期限や回答のお願い（あれば）、相手からの直近の反応を見ておくだけで十分です。細かい記憶は、あいまいで構いません。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、見積りの概要、送った日からの日数、相手との関係、これまでの反応などを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次の5つをまとめて出してくれます。「わかっていること」と「わからないこと」を分けた整理メモ、フォローの切り口の候補、メール文面の下書き2種類（丁寧な長めのものと、短くまとめたもの）、それでも返事がなかったときの2通目の方向性、そして送る前のチェックリストです。

なお、取引先や担当者のお名前、会社名、案件名、具体的な金額は、そのまま貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は「約○万円」のように丸めるか、伏せたままで足ります。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「見積書を送ったあとの、返事がないときのフォローメール」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、状況を整理し、相手が返事をしやすい、催促に見えないフォローメールの下書きにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない相手の事情、反応、金額、日付、納期を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・相手が返事をしない理由を、あなたが決めつけないでください。理由は「考えられること」として並べるにとどめ、断定しないでください。
・金額の値引き、納期の変更、条件の変更を、あなたが提案しないでください。私が希望した場合だけ、案として出してください。
・相手を急かす言い方、責める言い方、不安をあおる言い方（「至急」「まだですか」「期限を過ぎています」など）は使わないでください。落ち着いた、返事をしやすい言葉で書いてください。
・見積書の有効期限や、契約が成立するかどうかを、法律上どうなるかとして断定しないでください。判断に迷う点は「要確認」としてください。
・取引先や担当者の実名、会社名、詳しい金額は求めないでください。私は仮名や丸めた数字で答えます。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 見積りの内容の概要（どんな仕事か。金額は「約○万円」のように丸めるか、伏せたままで可）
2. 見積書を送った日と、今日までの日数（正確でなくても可）
3. 見積書に書いた有効期限や、回答のお願いの有無（書いていなければ「なし」）
4. 相手との関係（初めての相手か、継続の相手か。紹介かどうか）
5. 送ったあとの、相手の反応（既読の連絡、一言の返信、まったく反応なし、など）
6. 返事がないことについて、私が考えていること（忙しそう、検討中かも、断りたいのかも、など。想像で構いません）
7. 今回のフォローの目的（状況を知りたい、疑問点があれば答えたい、期限の確認、辞退でもかまわない、など）
8. 連絡の手段と、普段の言葉づかい（メール、チャット、通話に誘う、など）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／わからないこと／考えられること（断定しない）／未定の項目）
2. フォローの切り口の候補（3つ。たとえば「見積書が届いているかの確認」「疑問点があればお答えする申し出」「検討の区切りを伺う一言」。それぞれ、向いている場面を一言添える）
3. フォローメールの下書き 2種類
   ・A：丁寧で、見積書を送ったことの確認、疑問点があればお答えする旨、今後の進め方を添えた長めのもの
   ・B：要点だけを伝える短いもの
   どちらも、私が書いていない内容は【　】の空欄にしてください。
4. それでも返事がなかったときの、2通目の方向性（送る間隔の考え方と、切り口を変えた下書きのたたき台を1つ）
5. 送る前のチェックリスト（宛名、見積書の添付や記載の確認、金額や日付を書いていないか、急かす言葉がないか、相手が返事をしやすいか、など）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（見積書の記載、有効期限、金額、日付、契約や法律が関わる点、専門家に聞くべき点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

最初に、見積りの概要を聞かれて、「小さなお店のチラシの制作。金額は約○万円」と答えます。次に、送った日から8日目だと伝えます。有効期限の記載を聞かれて、「特に書いていない」と答えると、AIは「それでは、期限の確認という切り口は使いにくいかもしれません」と、ひとつずつ整理してくれます。

私が助かったのは、「返事がない理由」を決めつけられなかったことです。考えられることとして、「忙しい」「社内で検討中」「メールを見落としている」「別の方に決めた」と並べてくれて、そのうえで「どれかはわかりません。だから、どの場合でも読みやすい一通にしましょう」と進めてくれました。自分で書いていたら、いちばん怖い「断られた」にだけ引っ張られていたと思います。

出てきた下書きも、「いかがでしょうか」の一言ではなく、「見積書が届いているかの確認です。疑問点があれば、お答えします」という形でした。相手にとっては、「まだ決めていません」とも「検討中です」とも、返事がしやすくなります。

続け方：間をあけて、切り口を変える

出てきた文面は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで進めると、無理がありません。

まず、AとBを読み比べて、相手との関係に合うほうを選びます。次に、【　】の空欄を自分の言葉で埋め、見積書の内容や日付が、手元の記録とずれていないかを確かめます。最後に、チェックリストを見ながら声に出して読み、「自分が受け取る側でも、これなら落ち着いて読める」と思えたら送ります。

それでも返事がないときは、2通目を同じ言い方で繰り返さず、間をおいて、切り口を変えます。1通目は「届いているかの確認」、2通目は「検討の区切りを伺う一言」、というように。最後に「ご縁があれば、またお声がけください」と添えて、いったん区切りをつける形もあります。区切りをつけると、自分の気持ちも軽くなります。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。見積書の記載、送った日、金額、日付は、必ずご自身で手元の記録と照らして確認してください。最終的に送るかどうか、どう伝えるかは、ご自身で決めます。

取引先や担当者の名前、会社名、案件名、具体的な金額、メールの文面などの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、見積書の有効期限の考え方や、契約が成立しているかどうかといった法律や契約に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。当てはまるかどうかは、書面の書き方や個々の取引によって異なります。この記事も、個別の法的判断をするものではありません。必要に応じて、弁護士などの専門家や、公的な相談窓口にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、提案書の構成、日程調整、追加の修正依頼への返信、新規のお問い合わせへの聞き取りと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、送ったあとの「待つ時間」を、少し軽くする回でした。

次回は、「納品後のお礼と、次のご依頼につなぐ一通」をテーマにします。仕事が無事に終わったあと、感謝を伝えながら、押しつけがましくなく、また声をかけてもらいやすくする一通を、AIと一緒に整える方法を考える予定です。

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