打ち合わせの「なぜできなかったのか」をAIで言い換える｜責めずに次の一手が出る質問の作り直し

この記事で手に入るもの： 打ち合わせや相談の場でつい口にしてしまう「なぜ」の質問を貼り付けて、いくつかの質問に答えるだけで、「どうしたら」で始まる質問と、切り出しの一言に作り直してくれる、コピーして使えるプロンプトです。

「どうして、こうなったの？」「何でそんなに、ミスが続くんだろう」。打ち合わせの席で、気づくとそう口にしている。言ったあとで、相手が黙り込んで、場の空気が少し重くなる。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

責めるつもりはなかったのに、聞き方がそう聞こえてしまう。個人事業主やフリーランスの打ち合わせは、取引先との確認、協力してくれる方との進行の相談、ときにはご自身ひとりでの振り返りと、毎日のようにあります。「なぜ」で始まる質問は、気づかないうちに増えていきます。

今回は、打ち合わせ回です。私が以前ブログで書いた「質問を変えると、考えることが変わる」という考え方を、AIで使えるプロンプトに作り直しました。「なぜ」で始まる質問を、「どうしたら」で始まる質問に直すお手伝いをしてもらいます。

質問を変えると、考えることが変わる

人は、質問されると、その答えを考えます。つまり、質問の中身が、相手の考えることを決めています。

たとえば、「何でそんなにミスばかりするんだ」と聞かれたら、人はミスの理由を探す方向に頭が向かいます。一方、「どうしたら、そのミスをしなくなるだろう」と聞かれたら、ミスをなくす方法を考えます。同じミスの話なのに、頭の向かう先が変わります。

「なぜこうなったか」を考える癖がつくと、現状を分析するのが得意になります。「どのようにしたらよいか」を考える癖がつくと、問題を解決する方向に頭が働くようになります。どちらも大切ですが、仕事を前に進めたいときは、後者の質問のほうが助けになる場面が多いと思います。

ただし、「なぜ」の質問が悪いわけではありません。原因を知らないと、直しようがない場面もあります。大事なのは、「なぜ」だけで止まらずに、そのあとに「どうしたら」を置くことです。原因は短く確かめて、すぐに次の一手を考える質問へ移る。この順番を、プロンプトで支えてもらいます。

直し方には、3つの型があります

ひとつめは、「どうしたら」型です。「何でできなかったの」を、「どうしたら、次はできるようになるだろう」に直します。

ふたつめは、「次の一手」型です。「なぜ遅れたの」を、「いま、いちばん先に手をつけられそうなことは何だろう」に直します。原因探しではなく、動き出せる最初の一歩に、焦点を移します。

みっつめは、「学び」型です。これは、ご自身に向ける質問です。「なんでいつもこうなんだ」と思ったときに、「このことから、何を学んだんだろう」と聞き直します。自分への質問も、他の人への質問と同じように、考えることを変えてくれます。

もうひとつ、気をつけたいことがあります。質問は、抽象的か具体的かでも、結果が変わります。「どうしたらもっとよくなる？」のような広い質問は、答えにくいものです。「この確認は、どの時点で入れれば間に合いそうか」のように、場面を絞った質問のほうが、相手は答えやすくなります。プロンプトでは、この「具体的にする」ところも、AIに手伝ってもらいます。

使い方は「言ってしまった質問を、そのまま書き出すだけ」

最初に、直したい質問を思い出しておいてください。「あのとき、こう聞いてしまった」「次の打ち合わせで、こう聞きそうだ」というものを、そのままの言葉で用意します。まだ口にしていない質問でも構いません。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、場面、いまの質問、聞く目的、相手との関係、聞く場（対面、オンライン、メール、チャットなど）を答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。いまの質問の整理メモ、言い換え案（「どうしたら」型、「次の一手」型、原因を聞く場面向けの言い方）、切り出しの一言、避けたい聞き方、そして実際に使うときの確認ポイントです。

なお、相手のお名前、会社名、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、場面も、特定されない形に置き換えたもので足ります。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「打ち合わせでの質問の作り直し」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、私がしてしまった（またはしそうな）「なぜ」で始まる質問を整理し、相手が次の一手を考えやすい質問に作り直してください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない相手の事情、気持ち、背景を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・「なぜ」の質問を、すべて悪いものとして扱わないでください。原因を確かめる必要がある場面は、そのまま残し、短く聞く形に整えてください。
・言い換え案は、相手を責めない、丁寧で短い言い方にしてください。「どうしたらよいですか」のような広すぎる質問は避け、場面を絞った具体的な質問にしてください。
・相手の名前、会社名、メールアドレス、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。
・人事評価、労務、ハラスメントなどの判断はしないでください。該当しそうな点は「専門家や公式の案内に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな場面か（打ち合わせ、相談、振り返り、メールやチャットなど。ざっくりで可）
2. いま使っている、または使いそうな質問（そのままの言葉で）
3. その質問で、本当は何を知りたいか、どうなってほしいか
4. 相手との関係（取引先、協力してくれる方、お客様、自分自身など。仮名で可）
5. 質問する場（対面、オンライン、メール、チャットなど）
6. 過去に同じ質問をして、相手がどう反応したか（あれば1つ）
7. 原因を確かめる必要があるか（はい／いいえ／未定）
8. 次の打ち合わせまでの時間や、期限の見当（あれば）
9. 質問のあとに、相手に動いてほしいこと（あれば）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 場面とこれまでの質問の整理メモ（わかっている事実／未定の項目）
2. いまの質問は、相手に何を考えさせそうか（理由を探す方向か、方法を考える方向か。断定せず、「そうなりやすい」という言い方で）
3. 言い換え案
   ・「どうしたら」型（3つ）
   ・「次の一手」型（2つ）
   ・原因を確かめる必要があるときの、短い聞き方（1つ）
4. 切り出しの一言（責めたいわけではない、という気持ちが伝わる前置きを、2つ。私の答えた範囲だけで）
5. 避けたい聞き方（今回の場面で、相手が身構えそうな言い方を3つ）
6. 使うときの確認ポイント（言い換えを使う前に、自分で確かめること）を5個ほど

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（相手との関係に合った言い方か、相手の事情を決めつけていないか、人事や労務に関わる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

協力してくれる方が、納品を予定より遅らせた場面を考えます。聞き取りの途中で、「いまの質問は、『なぜ納期に間に合わなかったのですか』です」と答え、「本当は、次の納品を無理なく間に合わせたい」と答えたとします。

すると、「どうしたら」型の案として、「次の納品は、どうしたら余裕をもって間に合いそうでしょうか」といった質問が出てきます。「次の一手」型としては、「いま、いちばん先に手をつけられそうなのは、どの部分でしょうか」のような質問です。そして、切り出しの一言として、「責めたいわけではなく、次をいっしょに考えたくて、聞いています」のような前置きも添えられます。

ここで、AIが相手の事情を勝手に決めないのが、このプロンプトで大事にしている点です。「忙しかったのだろう」といった推測は足されず、わからない点は空欄のまま残ります。原因を確かめる必要があると答えた場合は、「間に合わなくなった事情で、次に活かせそうな点があれば教えてください」のような、短く聞く形も残してくれます。

続け方：ひとつだけ選んで、相手の反応を見る

出てきた言い換え案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、出てきた案の中から、ご自身の口に馴染むものを、ひとつだけ選びます。全部を使おうとせず、次の打ち合わせの最初の一問に使ってみる程度で十分です。次に、切り出しの一言を添えて、質問してみます。そのあと、相手の返事が出てきたら、その様子をAIに伝えて、「次の質問」も作り直してもらえます。

打ち合わせの前に、目的と問いを1枚にまとめる方法は、第23回で書いています。そこで作った「問い」を、今回のプロンプトで「どうしたら」型に整えてみる、という使い方もできます。

また、ご自身に向ける「学び」型は、一日の終わりに、一問だけ使ってみるのもおすすめです。「なんでいつも〜なんだ」と思った日に、その一文をそのまま貼り付けて、直してもらいます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。言い換え案が、相手との関係や、その場の空気に合っているかは、必ずご自身で確かめてください。相手の事情を、決めつけた言い方になっていないかも、見直してください。

相手のお名前、会社名、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、人事評価や労務、ハラスメントに関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、公的な案内を確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、追加の修正依頼への返信、打ち合わせの準備、そして支払期日や振込先の書き方と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、打ち合わせでの「なぜ」の質問を、「どうしたら」に作り直す回でした。

内容が近い記事として、打ち合わせの前に目的と問いを整える第23回『目的と問いを1枚にまとめるアジェンダ作り』、あいまいな返事を決める返事に直す第26回『「検討します」で終わらせず、決める返事の下書き』もあわせてお読みいただけます。

これまでのプロンプトは、まとめ記事『【保存版】個人事業主・フリーランスの事務作業をAIで楽にするプロンプト集』にもまとめています。

次回は、「よく送るメールを、定型文としてひとまとめにする」をテーマにします。似たようなメールを、毎回ゼロから書き起こしていて、気づくと時間が過ぎている。そんな場面はないでしょうか。質問に答えるだけで、よく送るメールの定型文のひな形と、保存して呼び出すための簡単なルールが手に入るプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。