聞き取りメモをAIで「聞いた事実」と「私の解釈」に分ける｜知っている話に当てはめて聞いてしまう前のプロンプト

この記事で手に入るもの： 相手から聞いた話のメモを貼って、いくつかの質問に答えるだけで、「聞いた事実」と「自分の解釈」を分けた整理メモ、相手の言葉のまま残したい表現、聞き返したいことのリスト、次に聞く質問の案が出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

打ち合わせや相談のあとで、メモを見返してみる。すると、相手が言ったことよりも、「つまり、こういうことだな」という自分の言葉のほうが多く並んでいた。そのメモをもとに見積りや提案を作ったら、「いえ、そういうことではなくて」と言われてしまった。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスは、聞き取りも、メモも、そのあとの作業も、ひとりでこなします。だからこそ、聞いた話を自分の理解で素早く整理して、先に進めてしまいがちです。整理が早いのは強みですが、整理の途中で、相手の言葉が自分の解釈に置き換わってしまうことがあります。

今回は、聞き取りのメモを「聞いた事実」と「自分の解釈」に分けて整理するプロンプトをご紹介します。AIに1項目ずつ質問してもらい、メモの整理から、聞き返したいこと、次の質問まで、まとめて整えます。

聞いたつもりが、自分の知識に変換されている

人の話を聞くとき、私たちはどうしても、自分の知っている知識に当てはめて聞いてしまいます。初めて聞く話でも、「ああ、あのパターンですね」と、知っている情報に変換して受け取ってしまうのです。

私は、この聴き方には大きな落とし穴があると考えています。知っていることに当てはめて聞いていると、新しい発見が生まれず、これまでと同じ形に収まってしまうからです。せっかく初めての話を聞いたのに、手元に残るのは、いつもの理解と、いつもの対応だけになります。

メモの段階で、この変換が起きていることも多いものです。相手が実際に言った言葉と、自分が「たぶんこういう意味だろう」と補った部分が、同じ一行の中に混ざってしまいます。混ざったままメモを読み返すと、どこまでが相手の話で、どこからが自分の想像なのか、見分けがつかなくなります。

分けて見るのは、3つだけ

聞き取りメモを整理するとき、分けて見たいのは次の3つです。

ひとつめは「聞いた事実」です。相手が実際に言ったこと、見せてくれたもの、数字や日付など。できるだけ、相手が使った言葉に近い形で残します。ふたつめは「自分の解釈」です。「たぶんこういうことだろう」「つまり、こうしたいのだな」と、自分が補ったり、言い換えたりした部分です。解釈が悪いわけではありません。ただ、解釈だと分かる形にしておくことが大切です。みっつめは「まだ聞けていないこと」です。わからないままの点、確かめていない点。これを書き出しておくと、次に何を聞けばよいかが見えてきます。

この3つを分けておくと、相手に「ここは、こういう理解で合っていますか」と、解釈の部分だけを確認できます。事実の部分をむやみに聞き直さなくて済むので、相手の負担も小さくなります。

なお、このプロンプトは、相手の意図を判断したり、取引の条件を決めたりはしません。あくまで「聞いた話の整理」だけを手伝います。

使い方は「聞き取りのメモを1件用意して、質問に答えるだけ」

最初に、最近聞き取りをした場面を、1件だけ思い出してください。「新しいお客様からの相談」「取引先との打ち合わせ」「仕事の依頼のヒアリング」など、ざっくりで十分です。そのときのメモや、走り書きが手元にあれば、開いておいてください。メモがなくても、覚えている範囲で大丈夫です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、場面、相手との関係、メモ、その場で自分が「つまり」と思った点、相手の印象的な言葉、先入観があったかどうか、まだ聞けていないこと、メモの使い道、次に話す機会、といったことを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。聞いた事実と自分の解釈を分けた整理メモ、相手の言葉のまま残したい表現、「当てはめ」かもしれない箇所の洗い出し、聞き返したいことのリスト、次に聞く質問の案、そして相手に確認する一言です。

なお、相手のお名前、会社名、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、メモの中の固有名詞も置き換えてから貼ります。実際の情報は、相手に連絡するときに、ご自身で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「聞き取りメモの整理」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、相手から聞いた話のメモを、「聞いた事実」と「自分の解釈」に分けて整理し、次に聞くことを考える手伝いをしてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない内容を、推測で足さないでください。相手の気持ち、意図、事情を、あなたが勝手に決めないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・「聞いた事実」は、私が貼ったメモにあることだけを、できるだけ相手の言葉に近い形で書いてください。あなたの言い換えや補足を混ぜないでください。
・「自分の解釈」は、私が「つまり」「たぶん」と補った部分を、私の解釈として別に書いてください。あなたの考えた解釈を、私の解釈として足さないでください。
・相手の話を、一般的な型や、よくある話に当てはめて決めつけないでください。「よくあるのは〜です」という言い方は、使わないでください。
・相手の名前、会社名、メールアドレス、案件名、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。出力では、これらを【　】の空欄にしてください。
・契約や取引の条件、法律や税務に関わる判断はしないでください。該当しそうな点は「取り決めを確認、または専門家に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな場面の聞き取りか（相談、打ち合わせ、ヒアリング、電話など。ざっくりで可）
2. 相手との関係（初めての相手か、何度か話した相手か。普段のやりとりの様子）
3. 聞き取りのメモ（仮名にして貼ってください。走り書きのままで可。メモがなければ、覚えていることを書いてください）
4. その場で私が「つまり、こういうことだな」と思った点（あれば。いくつでも）
5. 相手が使った言葉で、印象に残っているもの（あれば。そのままの言葉で）
6. 聞きながら、「あのパターンだな」と、自分の知っている話に当てはめていたかもしれない点（あれば。なければ「なし」）
7. まだ聞けていないこと、確かめていないこと（あれば）
8. このメモを、このあと何に使うか（見積り、提案、返信、自分用の記録など）
9. 次に、この相手と話す機会や連絡の手段（あれば。なければ「未定」）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 聞いた事実（箇条書き。メモにあることだけ。相手の言葉に近い形で）
2. 自分の解釈（箇条書き。私が答えた「つまり」「たぶん」の部分だけ。事実と見分けがつくように）
3. 相手の言葉のまま残したい表現（言い換えずに、そのまま。3個ほど。なければ「なし」）
4. 「当てはめ」かもしれない箇所（私が答えた範囲で、知っている話に変換した可能性がある点を挙げる。決めつけず、「かもしれない」という形で）
5. 聞き返したいことのリスト（わからない点、確かめていない点。5個ほど）
6. 次に聞く質問の案（「はい／いいえ」で終わらず、相手が自分の言葉で話せる質問を、3つ。相手の言葉を使って作る）
7. 相手に確認する一言の例（自分の解釈の部分を、「こういう理解で合っていますか」と確かめる形で、1つ。相手の言葉を引用して作る）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（解釈の部分が相手の意図と合っているか、メモの使い道に必要な情報が足りているか、取引の条件に触れる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

相談の場面について、メモを聞かれて、「A社のBさん。社内の資料を整えたい。今のは見づらいと言っていた。急ぎではないが、年内には終わらせたい」と貼ったとします。「つまり」と思った点を聞かれて、「見た目をきれいにしてほしい、ということだと思った」と答えます。印象に残った言葉を聞かれて、「見づらい」と答えたとします。

すると、「聞いた事実」には、「社内の資料を整えたい」「今のは見づらいと言っていた」「急ぎではないが、年内には終わらせたい」の3つが並びます。「自分の解釈」には、「見た目をきれいにしてほしい、ということだと思った」の1つだけが、別の欄に入ります。

そして、「当てはめ」かもしれない箇所として、「『見づらい』を『見た目』の話だと受け取ったかもしれない」と出てきます。聞き返したいことには、「何が見づらいのか。字の大きさなのか、並び順なのか、情報の量なのか」が並びます。相手の言葉の「見づらい」を使った、次に聞く質問の案も出てきます。

ここで、AIが勝手に事情を足さないのが、このプロンプトで大事にしている点です。答えていない相手の事情や意図は書かれず、「見づらい」は、言い換えられないまま残ります。「見た目の話だろう」という最初の解釈は、解釈の欄に分けられ、確かめるべきこととして浮かび上がります。

続け方：分けて、確かめて、聞き直して、使う

出てきた案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、「聞いた事実」と「自分の解釈」を見比べて、分け方が合っているかを確かめます。事実の欄に、実は自分の補足が混ざっていると感じたら、その点をAIに伝えて、直してもらってください。次に、「聞き返したいことのリスト」から、いま確かめたいものを1つか2つだけ選びます。全部を聞き直す必要はありません。

そのうえで、相手に連絡するときは、「確認する一言」を使います。「先日、『見づらい』とおっしゃっていた点ですが、こういう理解で合っていますか」と、相手の言葉を添えて確かめると、相手も答えやすくなります。相手の返事が来たら、メモに足して、また事実と解釈を分けておきましょう。

見積りや提案を作るのは、そのあとです。相手の言葉を確かめてから進めると、「そういうことではなくて」と言われる回数が減ります。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。事実と解釈の分け方が、実際のやりとりと合っているか、相手の意図を取り違えていないかは、必ずご自身で確かめてください。AIは、その場にいたわけではないので、メモに書かれていない相手の気持ちや事情は、わかりません。

相手のお名前、会社名、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。メモの中に書き込んだ固有名詞も、置き換えてから貼ります。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、契約や取引の条件、法律や税務に関わることは、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、契約書や取り決めを確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、そして打ち合わせの準備や、本音の聞き出し方と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、聞き取りのメモを、聞いた事実と自分の解釈に分けて整える回でした。

電話のあとの走り書きメモを、記録に整える方法は、第11回『電話対応メモの整理』で書いています。

また、打ち合わせで出なかった本音を、事前の一言で聞き出す方法は、第32回『会議で出なかった本音を、事前の一言で聞き出す』で書いています。

これまでのプロンプトは、まとめ記事にもまとめています。

次回は、「月の初めに、先月の締めと今月の準備を1枚にするチェックリスト作り」をテーマにします。月が替わったのに、先月の請求や支払いの確認が残っていて、今月の予定も頭の中で散らかったまま、手が止まってしまうことはないでしょうか。月初にやることを1枚にまとめて、抜けを減らすためのチェックリストが手に入るプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

聞き取りで困った場面や、次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。