請求書の支払期日と振込先をAIで書き漏れなく整える｜プロンプトと、「どちらに振り込めば？」と聞かれる前の話

この記事で手に入るもの： 質問に答えるだけで、請求書に書く「お支払期日」「振込先」「振込手数料」「期日が休日のときの扱い」の文言案と、書き漏れの確認リストが出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

請求書を送ったあとに、取引先から「振込先は、こちらでよろしいですか」と確認が返ってくる。あるいは、支払期日の欄が空いたままで、入金がいつになるのか、自分でもわからなくなる。請求書の金額や品目は何度も見直すのに、支払いまわりの欄は、つい最後に急いで書いてしまいがちです。

こうした書き漏れは、うっかりというより、「どう書くか決めていない」ことから起こるように思います。支払いの条件は、取引先ごとに少しずつ違います。月末締めの翌月末払いのところもあれば、請求書を受け取ってから何日以内、というところもあります。その違いを頭の中だけで覚えておくのは、取引先が増えるほど大変です。

今回は、請求書の支払まわりを、AIに1項目ずつ質問してもらいながら整理して、請求書に書く文言の下書きにするプロンプトをご紹介します。請求書そのものの作り方は第1回で書いていますので、今回は、支払いに関わる部分だけに絞ります。

支払まわりで、書き漏れやすいのは5か所

私が書き漏れやすいと考えているのは、次の5か所です。

ひとつめは、お支払期日です。「月末まで」「請求書の日付から30日以内」のように書く方法もありますが、いつ見ても迷わないのは、「【　】年【　】月【　】日まで」と、日付そのものを書く形です。

ふたつめは、振込先です。銀行名、支店名、預金の種類、口座番号、口座の名義。この5つがそろっていないと、取引先が振り込めません。

みっつめは、振込手数料です。どちらが負担するのかを書いていないと、振込のあとで金額が合わない、という話になりやすいところです。

よっつめは、期日が土日や祝日にあたるときの扱いです。前の営業日までにお願いするのか、翌営業日でよいのか。これも、書いていないと取引先が迷います。

いつつめは、登録番号です。適格請求書（インボイス）として請求書を出す場合は、登録番号の記載が必要になります。

なお、国税庁の案内に挙げられている適格請求書の記載事項は、発行者の氏名または名称と登録番号、取引年月日、取引の内容、税率ごとに区分した対価の額と適用税率、税率ごとの消費税額、受け取る側の氏名または名称、の6つです。この中に、支払期日や振込先は含まれていません。つまり、この2つは、制度で決まっている項目というより、取引先との約束として、ご自身で書き添えるものだと言えます。（制度の細かい扱いは、国税庁の最新の案内でご確認ください。）

先に、取引の約束を確認してから書く

支払期日の書き方でいちばん大事なのは、請求書を書く前に、取引先との約束を確認することだと思います。発注書、契約書、見積書、やりとりしたメールなどに、「支払いは翌月末」「納品から30日以内」といった言葉が残っていないか。残っていれば、請求書の期日は、その約束に合わせます。残っていなければ、請求書を出す前に、取引先に一言確認するほうが安心です。

もうひとつ、知っておくとよいことがあります。フリーランスや個人事業主に仕事を発注する事業者との取引については、2024年11月1日に「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」（いわゆるフリーランス法）が施行されました。厚生労働省の案内では、報酬は、給付を受領した日から原則60日以内に支払うこととされています。ご自身の取引がこの法律の対象になるか、細かい条件は、公的な案内や専門家にご確認ください。このプロンプトは、法律上の判断はしません。

使い方は「決まっていることを、思い出せる範囲で答えるだけ」

最初に、これから請求書を出す取引先との約束が書かれたもの（発注書、契約書、メールなど）を、手元に開いておいてください。支払いについて書かれた部分に、さっと目を通すだけで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、取引の種類、締め日と支払いの決まり、期日が休日のときの希望、振込手数料の扱い、登録番号の有無などを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。支払条件の整理メモ、請求書に入れる文言の下書き（期日、振込先の書き方、振込手数料、休日の扱い）、書き漏れの確認リスト、そして取引先に確認したいことの一覧です。

なお、取引先のお名前、会社名、案件名、金額、そして実際の口座番号や登録番号は、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、口座の情報は【　】のままで足ります。最後に、ご自身の手で入れてください。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「請求書の支払期日と振込先の書き方」を整える作業を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、支払いまわりの条件を整理し、請求書に書く文言の下書きにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない支払条件、日付、金額、手数料の負担を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・実際の口座番号、登録番号、取引先の実名、会社名、メールアドレス、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。文言の下書きでは、これらは【　】の空欄にしてください。
・支払期日は、「いつ見ても迷わない」ように、できるだけ日付そのものを入れる形にしてください。ただし、日付は私が答えたものだけを使い、あなたが計算して決めないでください。
・法律、税務、インボイス制度、支払期限の決まりを、あなたの知識で断定しないでください。該当しそうな点は「国税庁や厚生労働省などの公式の案内、または専門家に要確認」としてください。
・取引先を責める言い方や、強い催促の言い方は使わないでください。丁寧で、短い文言にしてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 取引の種類（どんな仕事の請求書か。ざっくりで可）
2. 請求する相手の種類（会社／個人／その他）。仮名で可
3. 支払いについて、発注書・契約書・メールなどに書かれた約束があるか（あれば、その言葉をそのまま）
4. 請求書を出す日の決まり（締め日があるか、納品後すぐ出すか）
5. 支払期日の決まり（例：月末締め翌月末払い、請求書の日付から○日以内、未定）
6. 期日が土日・祝日にあたるときの希望（前の営業日／翌営業日／未定）
7. 振込手数料の負担（こちら／相手／未定）
8. 振込先として、請求書に載せたい項目（銀行名、支店名、預金の種類、口座番号、口座の名義のうち、どれを載せるか。実際の番号は答えなくてよい）
9. 適格請求書（インボイス）として出す予定か（はい／いいえ／未定）。登録番号そのものは答えなくてよい
10. 分割払い、前払い、一部入金などの予定があるか
11. 過去に、支払まわりで困った・確認が必要になった場面（あれば1つ）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 支払条件の整理メモ（わかっている事実／未定の項目）
2. 請求書に入れる文言の下書き
   ・お支払期日の書き方（日付の欄は【　】）
   ・期日が休日にあたるときの一文（私が答えた希望の範囲だけ）
   ・振込手数料の一文（私が答えた負担の範囲だけ。未定なら【確認のうえ記入】）
   ・振込先の書き方（銀行名・支店名・預金の種類・口座番号・名義の並べ方。番号は【　】）
   ・登録番号の欄の書き方（インボイスとして出す場合のみ。番号は【　】）
3. 書き漏れの確認リスト（請求書を送る前に、1つずつ確かめる項目を8個ほど）
4. 取引先に確認したいことの一覧（未定だった項目を、確認の一文にして並べる）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（支払期日の日付、口座情報の正確さ、登録番号、振込手数料の負担、取引先との約束、制度や法律に関わる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

支払期日の決まりを聞かれて、「月末締めの翌月末払いです」と答えたとします。次に、期日が休日にあたるときの希望を聞かれて、「前の営業日までにお願いしたい」と答える。すると、期日の欄の下書きには、「お支払期日：【　】年【　】月【　】日（期日が休日にあたる場合は、前の営業日までにお願いいたします）」のような形が出てきます。日付は空欄のままです。計算して埋めずに、空欄で残してくれるところが、このプロンプトで大事にしている点です。

振込手数料を聞かれて、「未定」と答えた場合は、文言の欄に【確認のうえ記入】と残り、取引先に確認したいことの一覧に、「振込手数料は、どちらのご負担でしょうか」といった一文が加わります。決まっていないことを、決まっていないまま書かせずに、確認のメッセージに回してくれます。

続け方：テンプレートにして、取引先ごとに少し直す

出てきた文言は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、確認リストを見ながら、期日と口座の欄を、ご自身で実際の情報に置き換えます。次に、口座の情報（銀行名、支店名、預金の種類、口座番号、名義）は、一度だけ正しく書いて、テンプレートとして保存しておきます。毎回打ち直すと、桁を間違える原因になります。そのうえで、取引先ごとに違う「期日」と「手数料」の欄だけを、請求のたびに直します。

請求書を送ったあとは、入金の確認が待っています。月末の請求漏れや入金待ちを洗い出す方法は、第15回で書いています。期日をきちんと書いておくと、入金待ちの確認も、日付で見るだけで済みます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。支払期日の日付、口座情報、登録番号、振込手数料の負担は、必ずご自身で、手元の記録や取引先との約束と照らして確認してください。とくに口座番号は、1桁の間違いが入金の遅れにつながります。送る前に、見直してください。

取引先のお名前、会社名、案件名、金額、実際の口座番号や登録番号などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、インボイス制度、支払期限に関する法律、契約上の支払条件などの判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、国税庁や厚生労働省の公式の案内を確認するか、税理士や弁護士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、請求漏れの確認、確定申告前の書類の棚卸し、そして打ち合わせの準備と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、請求書の支払期日と振込先を、書き漏れなく整える回でした。

内容が近い記事として、請求書の基本の作り方を書いた第1回『請求書』、請求書を出したあとの入金確認を書いた第15回『月末の請求漏れ・入金確認のチェック』もあわせてお読みいただけます。

これまでのプロンプトは、まとめ記事『【保存版】個人事業主・フリーランスの事務作業をAIで楽にするプロンプト集』にもまとめています。

次回は、打ち合わせの回です。会議や相談の場で、つい口にしてしまう「なぜ」で始まる質問を、「どうしたら」で始まる質問に作り直すプロンプトを考える予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。よろしければ、新しい回をすぐ見つけていただけるよう、フォローしておいていただけると嬉しいです。