経費の仕分け、領収書の山を前に手が止まっていませんか。AIと一緒に片付けるプロンプト作りました

2026年10月8日 07:41

引き出しやカバンの中、財布の奥、スマホの写真フォルダ。年が明けるころになって、あちこちから領収書が出てくる。そんな年末年始を、私は何度か過ごしてきました。

「これは何の経費だったかな」「そもそも仕事の支払いだったか、個人の買い物だったか」。一枚ずつ思い出しながら分けていくうちに、気づけば半日が過ぎています。しかも、分けたあとで「これ、本当にこの科目で合っているのだろうか」という不安が残ります。

確定申告は、毎年2月16日から3月15日までが申告期間です。まだ先のように感じますが、年末に慌てないためには、いまのうちに「分け方の型」を作っておくのがいちばん楽だと、実感しています。

迷う理由は、「科目」より「判断」にあります

経費の仕分けで手が止まる理由は、勘定科目の名前を知らないからではないと思っています。多くの場合、迷うのは次のような「判断」の部分です。

仕事にも私生活にも使っている（自宅の家賃、通信費、電気代など）
打ち合わせ中の食事は、会議費なのか交際費なのか
10万円前後の機器は、そのまま経費にしてよいのか

こうした判断に迷うたびに検索して、記事を読み比べて、結局よく分からないまま「たぶんこれ」で進めてしまう。この繰り返しが、いちばん疲れるところでした。

そこで、AIに一枚ずつ状況を聞いてもらいながら、候補の科目と「迷いどころ」を整理してもらう形にしました。

これを貼ってみてください

ChatGPTでもClaudeでも使えます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの経費整理を支援するアシスタントです。
私が伝える支出を、勘定科目の候補に仕分けし、迷いやすい点を整理してください。
なお、あなたの回答は税務上の判断ではなく、整理の補助です。

まず、以下を私に確認してください。
1. 仕事の内容（業種）
2. 青色申告か白色申告か（わからなければ「わからない」でかまいません）
3. 自宅を仕事場として使っているか

そのあと、私が支出を1件ずつ（または複数件まとめて）伝えます。
各支出について、以下の形式で整理してください。

【出力形式】
・支出の内容と金額
・勘定科目の候補（第1候補と、迷う場合は第2候補）
・その科目だと考えた理由（1〜2文）
・確認が必要な点
  （私用との按分が必要か、金額による扱いの違いがあるか、
  証拠書類として何を残すべきか、など）
・私への質問（判断に必要な情報が足りない場合のみ）

【守ってほしいこと】
・断定せず、「〜の可能性があります」という表現にしてください
・私用と仕事の両方で使っている支出は、按分の考え方を説明してください
・判断が分かれやすいものには、必ず「税理士や税務署に確認してください」と添えてください
・最後に、今回の整理で「判断に迷った支出」だけを一覧にまとめてください

このあとに、「3月の打ち合わせでカフェ代1,200円」「ノートパソコン 98,000円」のように伝えていくと、候補の科目と、確認すべきポイントがセットで返ってきます。

助かったのは、最後の「迷った一覧」です

このプロンプトでいちばん役に立ったのは、最後にまとまる「判断に迷った支出」の一覧でした。

全部の支出を完璧に確定させようとすると、終わりが見えません。でも、迷ったものだけが一覧になっていれば、そこだけを税理士さんや税務署の相談窓口に持っていけばよいのです。聞きたいことが整理されているので、相談の時間も短く済みます。

注意してほしいこと

最初にお伝えしておきたいのは、これは税務の判断ではなく、整理の補助だということです。

特に、自宅兼事務所の按分や、高額な機器の扱いなどは、状況や申告の方法によって変わることがあります。AIの回答をそのまま鵜呑みにせず、迷ったものは必ず、税理士さんや税務署に確認してください。

また、領収書や明細の中には、取引先名や個人情報が含まれていることがあります。AIに伝えるときは、必要な情報（内容と金額）だけにしておくと安心です。

これで何が変わったか

以前は、年が明けてから「まとめてやらなきゃ」と、重い気持ちで取りかかっていました。いまは、月に一度、10分ほどで前月分を整理しておくだけで、年末に慌てなくなりました。

請求書、見積書、催促メール、議事録、投稿文、契約書、そして経費。どれも、特別なことではなく、毎日の仕事のすぐそばにあるものばかりです。ひとつずつ「型」にしておくだけで、気持ちの重さは、思った以上に変わります。

次回は、お客様へ出す提案書の構成を、AIと一緒に組み立てる方法をご紹介する予定です。「何から書けばいいのか」で手が止まってしまう方に、試していただきたい内容です。よろしければ、公開の際にすぐ見つけていただけるよう、フォローしておいていただけると嬉しいです。