自分の字が読めない！電話後の「走り書きメモ」をAIで完璧な記録に変える方法

電話を切った直後は、はっきり覚えているつもりでした。ところが三日後、机の上の付箋を見て固まります。「A社 見積 たしか金曜？ 3万…5万？」。金曜というのは今週のことなのか、来週のことなのか。金額はどちらなのか。電話の相手に聞き直すのは気まずいし、かといって違う数字で動くわけにもいきません。

こんな経験は、一人で仕事を回している方なら、きっと一度や二度ではないと思います。私も、自分の字が読めなくて、付箋を前に十分ほど黙り込んだことがあります。

今回は、走り書きの電話メモをAIに貼るだけで、要点、決まったこと、まだ決まっていないこと、自分がやることに分けて整理してもらうプロンプトをご紹介します。

走り書きが「使えない記録」になる理由

電話のメモが読めなくなるのは、字が汚いからというより、「聞く」と「書く」と「考える」を同時にやっているからです。話を聞きながら書くと、頭の中の補足がメモに残りません。「たしか」「あとで」「あれ」といった言葉だけが残り、書いた本人でも、数日たつと意味がたどれなくなります。

そこで、メモは走り書きのままで構いません。電話の直後に、そのメモを材料にして、AIに「記録」へ整えてもらいます。きれいに書く努力は、AIに任せてしまいましょう。

使い方は「貼って、思い出して、答えるだけ」

下のプロンプトをAIに貼り付けると、AIが1項目ずつ質問してくれます。こちらは、通話の日時や用件を伝え、走り書きのメモを貼り、覚えている範囲で答えるだけです。思い出せない項目は「未定」と答えて構いません。

すべて答え終わると、AIが次の6つをまとめて出してくれます。通話の要点、決まったこと、まだ決まっていないこと、自分がやること、相手がやること、そして確認の連絡文の下書きです。

なお、電話の内容には取引先の情報が含まれます。貼り付ける前に、会社名や個人名、電話番号、金額などは、仮の名前や伏せ字に置き換えておいてください。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの電話対応の記録づくりを手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、走り書きの電話メモを「あとで使える記録」に整理してください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・思い出せない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・メモや私の回答に書かれていないことを、推測で補わないでください。読み取れない点は「記載なし」としてください。
・会社名・個人名・電話番号・金額などは、私が仮名や伏せ字にして伝えます。実名や詳細は求めないでください。
・日付、金額、数量、期限は、私が書いた表現のまま引用してください。「たしか」「だいたい」など曖昧な表現は、そのまま残して「要確認」と付けてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 通話の日時と、かかってきた電話か、かけた電話か
2. 相手（仮名で。会社名や役割など）
3. 用件をひとことで言うと何か
4. 走り書きのメモ（私が貼ります。貼り終えたら「以上」と書きます）
5. 電話で決まったこと（覚えている範囲で）
6. まだ決まっていないこと、相手に確認したいこと
7. 私が約束したこと、やると言ったこと（期限があれば一緒に）
8. 相手がやると言ったこと（期限があれば一緒に）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 通話の要点（3行以内）
2. 決まったこと（箇条書き）
3. まだ決まっていないこと（箇条書き）
4. 私がやること（期限つき。期限が曖昧なものは「要確認」と付ける）
5. 相手がやること（期限つき。同上）
6. 確認の連絡文の下書き（メール用。通話のお礼と、決まったことの確認、未決事項の確認。件名つき）

【最後に】
記録の中で、私が自分で確認すべき箇所（日付、金額、数量、約束にあたる表現など）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。取引先のA社の担当者から、見積書がほしいという電話があったとします。走り書きには「見積 たしか金曜？ 3万…5万？」としか書かれていません。

質問に答えながらメモを貼ると、AIは「決まったこと」に「見積書を送ること」を、「まだ決まっていないこと」に「提出期限（メモには『たしか金曜？』とあり、要確認）」と「金額（『3万…5万？』とあり、どちらか記載が揺れているため要確認）」を、それぞれ分けて並べてくれます。曖昧だったところが、曖昧なまま「要確認」の札を付けて見えるようになる、という形です。

私が気に入っているのは、AIが勝手に「金曜だろう」と決めてしまわないところです。分からないことを、分からないと示してもらえるだけで、次に何を相手へ聞けばいいかがはっきりします。

続け方：その日のうちに、3分だけ

この使い方は、記憶が新しいうちに行うのがコツです。電話を切ったら、走り書きのメモをそのままAIに貼る。できれば、その日のうちに済ませます。あとから思い出そうとするより、まだ頭に残っているうちのほうが、答えられる項目がずっと増えます。

出てきた記録は、そのまま使わず、次の順に確かめます。まず、「要確認」に挙がった箇所を、記憶と元のメモで見直します。それでも分からない点は、下書きの連絡文に沿って、相手にそのまま聞きます。電話の直後にこちらから確認の連絡を入れておくと、「言った、言わない」の行き違いも防ぎやすくなります。

最後に、整った記録を、案件ごとのメモやファイルに保存しておきます。次に同じ相手から電話があったとき、前回の記録を見返せるのは、思った以上に心強いものです。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。読み違いや、メモにない内容の補いが入ることもあります。日付、金額、期限、約束にあたる部分は、必ず元のメモと記憶で確認してから使ってください。最終的な判断は、ご自身で行います。

取引先の実名や担当者の個人名、電話番号、未公開の条件や金額などは、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、通話の内容を録音して使いたい場合は、相手への断り方や扱いに配慮が必要です。この記事では録音の扱いには踏み込みませんので、必要なときは、相手と取り決めた上で、慎重に判断してください。

契約や支払い、法律・税務に関わる内容の電話では、AIの出力を専門家の判断として扱わず、必要に応じて、弁護士や税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、アンケートの分析、長文メールの要約と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、電話のあとに残る「走り書き」を、あとで使える記録にする回でした。

次回は、名刺や資料をテキストにして整える方法をご紹介する予定です。机の上にたまった名刺や紙の資料を、探せる形にしていきます。

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