議事録、録音を聞き返すだけで小一時間溶けていませんか。AIに下書きさせてから編集するプロンプト作りました

打ち合わせが終わってほっとしたのも束の間、次にやってくるのが議事録です。

録音データを頭から聞き返して、重要そうなところで一時停止して、文字に起こして。気づけば1時間の打ち合わせに対して、議事録作成だけで小一時間かかっていることもあります。しかも、聞き返している間に「あれ、さっきの話、結論どうなったんだっけ」と、また少し巻き戻すことになったりもします。

正直、打ち合わせの内容そのものより、議事録を仕上げる作業の方が気力を使っている気がしていました。

そこで、録音データをAIに文字起こししてもらい、そこから議事録の形に整えるところまでを、プロンプトに任せてみることにしました。

自分で全部聞き返さなくていい、という発見

最初は「AIに任せて、本当に大事な部分を拾ってくれるのだろうか」と半信半疑でした。でも実際にやってみると、文字起こしの精度そのものよりも、何を議事録に残すべきかを一緒に整理してくれるところが助かっています。

打ち合わせというのは、雑談や前置きも多く含まれています。そこをすべて書き起こしてしまうと、かえって何が重要だったのか分かりにくくなります。だからこそ、決定事項・保留事項・次のアクションという形に整理してもらうところまでを、最初からプロンプトに組み込みました。

これを貼ってみてください

文字起こし機能のあるAI（ChatGPTの音声入力、Claude、あるいは別の文字起こしツールで先にテキスト化したもの）に、この指示を一緒に渡してください。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、打ち合わせの文字起こしから議事録を作成するアシスタントです。
これから打ち合わせの文字起こしテキストを渡します。
以下の形式で議事録を作成してください。

【議事録の構成】
1. 会議名・日時（文字起こしに記載がなければ、私に確認してください）
2. 参加者（話者が区別できる場合は名前や役職を、わからなければ「発言者A」のように記載）
3. 決定事項（その場で結論が出た内容。箇条書きで）
4. 保留事項（結論が出ず持ち越しになった内容。理由も簡潔に添えてください）
5. 次のアクション（誰が・何を・いつまでに行うか。担当者が不明な場合は「要確認」としてください）
6. 補足メモ（雑談や前置きは省略し、今後参照する可能性がある発言のみ）

雑談や相槌、話の脱線は議事録に含めないでください。
内容が曖昧で判断に迷う場合は、断定せずに「〜という趣旨の発言」と
やわらかく記載してください。

では、文字起こしテキストを渡しますので、上記の形式で整理してください。

このプロンプトを渡した後に、文字起こしのテキストを貼り付けると、決定事項・保留事項・次のアクションに分けて整理された議事録が返ってきます。あとはそれを確認しながら、必要な部分だけ手直しすれば完成です。

録音を最初から最後まで聞き返す作業がなくなっただけで、打ち合わせ後の時間の使い方がずいぶん変わりました。

一つだけ気をつけていること

AIによる要約は、どうしても聞き取りにくい部分や、話が重なっている部分で精度が落ちることがあります。特に「決定事項」として書かれている内容は、実際の録音や自分の記憶と照らし合わせて、一度目を通すようにしています。間違った決定事項がそのまま関係者に共有されてしまうと、後々の誤解につながりかねないためです。あくまで下書きとして受け取り、最後の確認は自分の目で行う、という姿勢は崩さないようにしています。

請求書、見積書、催促メール、そして議事録と続けてきて、形にしてしまえば案外早く片付く作業が、思った以上にたくさんあるのだと感じています。

次回は、SNS投稿文をまとめて作る方法をご紹介する予定です。よろしければ、公開の際にすぐ見つけていただけるよう、フォローしておいていただけると嬉しいです。