提案書が白紙のまま、日曜の夜が終わる。AIに1問ずつ聞いてもらうプロンプトで、構成が決まりました

「提案書、来週までにお願いします」

そう言われて引き受けたものの、新しいファイルを開いたまま、気づけば夜になっている。タイトルだけ入力して、あとは点滅するカーソルを眺めている。個人事業主やフリーランスの方なら、一度はこんな経験があるのではないでしょうか。

提案書づくりで手が止まるのは、文章が下手だからではありません。多くの場合、「何を、どの順番で書くか」が決まっていないだけです。中身はちゃんと頭の中にあるのに、並べ方が見えない。その状態で文章を書き始めると、書いては消し、書いては消しの繰り返しになってしまいます。

今回は、その「並べ方」をAIに手伝ってもらう方法をご紹介します。AIにいきなり提案書を書かせるのではなく、AIに1問ずつ質問してもらい、答えているうちに構成ができあがる、というプロンプトです。

白紙の画面の前で、手が止まる理由

手が止まる場面を、いくつかに分けて眺めてみます。

ひとつは、書くことが多すぎて、どれから並べればいいかわからない場合です。自己紹介も、実績も、サービスの説明も、全部大事に思えてしまいます。

もうひとつは、相手のことを書くべきか、自分のことを書くべきかで迷う場合です。自分の話ばかりの提案書は読まれにくい、と聞いたことがあるので、余計に書き出せなくなります。

そして最後は、「これで合っているのかな」と確認できる人がそばにいない場合です。会社員の頃なら、先輩や上司に「ざっくりこんな流れでどうですか」と見せられました。一人で仕事をしていると、その壁打ちの相手がいません。

AIは、この「壁打ちの相手」としてとても向いています。ただし、使い方にコツがあります。

提案書は「文章」より先に「順番」を決める

AIに「提案書を書いてください」とお願いすると、それらしい文章は出てきます。けれども、そこには私たちの取引先の事情も、本当の強みも入っていません。結局、直す箇所が多すぎて、自分で書いたほうが早かったということになりがちです。

そこで、順番を逆にします。

1. まずAIに質問してもらい、材料を出す

2. 材料をもとに、章立て（構成案）だけを作ってもらう

3. 構成に納得してから、章ごとに本文を作る

今回のプロンプトは、1と2までを担当します。AIが聞くのは、相手のこと、相手の困りごと、自分が提供できること、強み、期間や費用の目安、そして読んだ相手に取ってほしい行動の7つです。答えにくいところは「未定」でかまいません。無理に埋めず、「確認が必要なこと」として最後にまとめてもらいます。

コピーして使うプロンプト

ChatGPT、Claude、Geminiなど、普段お使いのAIにそのまま貼り付けてください。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの提案書づくりを手伝うアシスタントです。
これから私が提案書を作ります。いきなり文章を作らず、次の手順で進めてください。

【進め方】
1. 下の7項目を、1回の発言につき1項目だけ、順番に質問してください。
2. 私の答えが短い、またはあいまいな場合は、例を挙げて1回だけ聞き返してください。
3. 7項目がそろったら、「提案書の構成案」を出してください。
4. 私が「未定」と答えた項目は、無理に埋めず、構成案の最後に「確認が必要なこと」として書いてください。

【聞く7項目】
(1) 提案する相手（業種、担当者の立場）
(2) 相手が今困っていること、または目指していること
(3) 今回の提案のきっかけ（問い合わせ、打ち合わせでの会話など）
(4) 私が提供できること（サービスの内容）
(5) 相手に伝えたい私の強み・実績（守秘義務に触れない範囲で）
(6) 期間と費用の目安（未定でも可）
(7) 提案書を読んだ相手に取ってほしい次の行動

【出力の形】
- 全体の流れ：5〜7章。章タイトルと、その章で伝えることを1〜2行
- 各章に入れるとよい具体的な材料（私の答えから拾ってください）
- 確認が必要なこと
- 最後に「この構成でよいですか？直したい章はありますか？」と聞いてください

【ルール】
- 私が答えていない数字、実績、お客様の名前は、勝手に作らないでください。
- 専門用語はなるべく使わず、平易な言葉で書いてください。
- 本文はまだ書かないでください。構成案だけを出してください。

では、(1)から質問してください。

実際に使うとこうなります

貼り付けると、AIは「提案する相手について教えてください」のように、1項目ずつ質問してきます。こちらは箇条書きのようなメモ書きで答えて大丈夫です。7つ答え終えると、章立てと、各章で伝えることがまとまって返ってきます。

下の図は、そのイメージです。中の数字や内容は、あくまで説明のための例です。

答えながら、「そういえば、相手が本当に知りたいのは費用より納期だった」といった気づきが出てくることもあります。構成案が出たら、そのまま受け取らず、「3章と4章を入れ替えて」「実績の章は短くして」と、気軽に注文してみてください。

構成が決まったあとの続け方

構成案に納得できたら、同じチャットの中で続けます。

まず、「では、1章から順に本文を作ってください。1章ずつ出して、私が確認してから次に進みます」と伝えます。一度に全部出してもらうより、1章ずつ確認するほうが、ずれに早く気づけます。

次に、各章の本文を読んで、自分の言葉に直します。言い回しが硬いところ、実際には言わない表現のところは、遠慮なく直してください。

最後に、全体を通して読み、最初に決めた「相手に取ってほしい次の行動」が、ちゃんと最後の章に書かれているかを確認します。

使う前に、3つだけ

ひとつめは、個人情報や取引先の情報の扱いです。相手の会社名、担当者名、金額などをそのまま入力するかどうかは、ご利用のAIの設定と、取引先との契約（守秘義務）を確認したうえで決めてください。迷うときは、「A社」「製造業の会社」のように置き換えて入力すれば、構成づくりには十分です。

ふたつめは、AIの出力は下書きだということです。実績や数字、サービスの内容が事実と合っているかは、必ずご自身で確認してください。AIには「答えていない数字は作らない」と指示していますが、念のための確認は欠かせません。

みっつめは、契約や法律、税金に関わる部分です。見積条件や契約条項、消費税の表記などを提案書に入れる場合、AIの文章はあくまで参考です。専門家の判断の代わりにはなりませんので、必要に応じて、税理士や弁護士などにご確認ください。

おわりに

ここまでの連載では、請求書、見積書、催促メール、議事録、SNS投稿、契約書チェック、経費の仕分けと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法をお伝えしてきました。今回の提案書は、それらの「書く仕事」の入口にあたる作業かもしれません。

次回は、第9回として、お客様アンケートの結果をAIと一緒に読み解く方法をご紹介します。集まったのに眺めるだけで終わってしまいがちなアンケートを、次の仕事につなげるためのプロンプトです。

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