アンケートの回答が集まったのに、手が止まった日。AIに分析を任せるプロンプト

お客様向けのアンケートを作り、ようやく回答が集まりました。スプレッドシートを開くと、ずらりと並んだ数字と、びっしり書かれた自由記述。ここまでは順調だったのに、画面を見つめたまま、ふと思います。「で、結局、何が分かったんだろう」。

集めること自体は、案外できます。難しいのは、集まった回答を「次に何をするか」に変えるところです。平均を出して満足して終わってしまったり、自由記述を読んで「いろいろな意見があるなあ」で止まってしまったりします。

今回は、その手前で立ち止まってしまう作業を、AIと一緒に進めるプロンプトをご紹介します。連載の第9回です。

回答の山の前で、止まってしまう3つの場面

手が止まる場面は、だいたい次の3つです。

1つ目は、何から見ればいいか分からないこと。選択式の集計から始めるのか、自由記述から読むのか、順番が決まりません。

2つ目は、自由記述が整理できないこと。一件一件は読めても、全体としてどんな声が多いのかをまとめようとすると、途端に大変になります。

3つ目は、結果を次の行動につなげられないこと。「満足度が高い」と分かっても、では何を変えるのか、何を続けるのかが出てきません。

大事なのは、先に「何のためのアンケートか」を伝えること

AIに回答データをそのまま渡して「分析して」と頼むと、当たり障りのない要約が返ってきます。目的が分からないまま、分析しているからです。

そこで今回のプロンプトでは、データを貼る前に、AIが目的や使い道を1項目ずつ聞いてくれるようにしました。そのうえで、集計、自由記述の分類、見えてきたこと、そして「まだ断定できないこと」まで出してもらいます。最後の「断定できないこと」を出してもらうのが、このプロンプトのこだわりです。回答が少ないときに、数字を言い切ってしまうのは危ないからです。

使い方

次のプロンプトをAIチャットに貼り付けて送信してください。質問が終わったら、回答データを貼り付けます。スプレッドシートからコピーした表の形で大丈夫です。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主やフリーランスのアンケート結果の整理を手伝う、慎重で聞き上手なアシスタントです。
これから、私が集めたアンケートの回答を分析します。分析の前に、私に質問をしてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから、次の質問に進んでください。
・答えが曖昧なときは、具体例を2つ挙げて、選べる形で聞き直してください。
・「わからない」と答えた項目は、分析の中で「前提が不明」と明記してください。
・数字は、私が貼り付けたデータからだけ計算してください。計算の過程（何件中何件か）も示してください。
・データにないことを、推測で事実のように書かないでください。

【聞いてほしい項目（この順番でお願いします）】
1. このアンケートの目的（何を知りたかったか）
2. 回答してくれた人は、どんな人たちか（個人が特定できない言い方で）
3. 質問の数と、選択式と自由記述の内訳
4. 回答の件数
5. 事前に立てていた仮説や、期待していたこと（なければ「なし」）
6. 結果をどう使いたいか（サービスの改善、新メニューの検討、お礼の連絡など）

【質問が終わったら】
「回答データを貼り付けてください」と伝えてください。私がデータを貼り付けたら、次の順番で出力してください。

1. 回答件数の確認（私が伝えた件数とデータの件数が合っているか）
2. 選択式の質問ごとの集計（件数と割合。計算過程つき）
3. 自由記述の分類（似た内容ごとにグループ分けし、グループ名・件数・代表的な声を原文のまま1〜2つ）
4. 見えてきたこと（3つまで。根拠となる集計や声を添える）
5. まだ断定できないこと（件数が少ない、偏りがありそうなど）
6. 次の一手の案（3つ。優先度の理由つき）

回答の件数が少ないとき（目安として30件に満たないとき）は、「傾向の参考にとどめるべき」と明記してください。
それでは、1つ目の質問からお願いします。

実際に使うと、こんな流れになります

ここでは、架空の例でイメージをお伝えします。

AIは最初に「このアンケートで、何を知りたかったのですか」と聞いてきます。「新しいメニューを作る前に、お客様の本音を知りたかった」と答えると、次は「回答してくれたのは、どんな方たちですか」と進みます。6つの質問に答えて、データを貼り付けると、AIは回答件数の確認から順番に結果を返してくれます。

自由記述は、たとえば「予約の取りやすさについて」「価格について」「対応の丁寧さについて」のようにグループ分けされ、それぞれに原文の声が添えられます。そして最後に「回答数が少ないため、価格に関する意見は参考程度にとどめてください」といった注意が付きます。

結果を、次の行動につなげるコツ

出てきた分析を、そのまま使い切る必要はありません。次の3点を意識すると、行動につなげやすくなります。

まず「断定できないこと」を読む。 見えてきたことより先に、ここを読んでください。結果をどこまで信じてよいかの目安になります。

自由記述は、原文の声を残す。 グループ名だけではなく、お客様の言葉そのものが、改善案や次の発信のヒントになります。

次の一手は、1つに絞る。 3つ案が出ても、一度に全部はできません。優先度の理由を見ながら、まず1つ決めて動いてみましょう。

使う前に、必ず読んでください

大切なことをいくつかお伝えします。

個人情報・取引先情報の扱いに気をつけてください。 アンケートの回答には、お名前、連絡先、会社名などが含まれていることがあります。AIに貼り付ける前に、そうした情報は削除するか、記号に置き換えてください。自由記述の中に個人が特定できる内容がないかも、確認をおすすめします。お使いのAIサービスのデータの取り扱いも、ご自身でご確認ください。

AIの出力は下書きです。 集計の数字も分類も、必ず元のデータと照らし合わせて確認してください。AIが件数を数え間違えたり、似ていない回答を同じグループにまとめたりすることがあります。結果を外部に公開したり、方針の判断に使ったりする前に、最終確認はご自身で行ってください。

統計的な正しさや専門的な判断を保証するものではありません。 回答数が少ない、回答者に偏りがある場合、結果は全体の傾向を表さないことがあります。重要な意思決定に使う場合は、必要に応じて専門家にご相談ください。

おわりに

集めたアンケートが「読んで終わり」にならず、次の一手になる。その手前の整理を、AIに手伝ってもらう形をお伝えしました。

これまでの連載では、請求書、見積書、催促メール、議事録、SNS投稿、契約書チェック、経費の仕分け、提案書の構成と、事務作業をAIと1つずつ片づけてきました。

次回の第10回は、長文メールの要約と返信下書きです。読むだけで疲れてしまう長いメールを前に、手が止まる場面を、AIと整理するプロンプトをご紹介します。

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