「ホームページ、おいくらですか？」に即答して後悔した私が、プロンプトで「聞き取り」から始めたら返信が楽になった話

初めての方から届いた、たった2行のメッセージ。「ホームページの制作をお願いしたいのですが、だいたいおいくらくらいになりますか？」。

うれしくなって、その日のうちに返信しました。「内容によりますが、このくらいからです」と、目安の金額まで添えて。ところが、数日後に詳しく聞いてみると、ページ数は想定の倍、写真の撮影も含めたい、公開は来月頭。最初にお伝えした「このくらい」は、もう使えない数字になっていました。訂正のメールを書きながら、「あの日、先に聞いておけばよかった」と何度も思ったものです。

今回は、そんな「初めての相手からの短いお問い合わせ」に、AIに質問してもらいながら、聞き返す内容を整理して、返信の下書きにするプロンプトをご紹介します。制作でも、撮影でも、ライティングでも、「まず相談から」という場面ならそのまま使えます。

返信が止まるのは、「聞くこと」が決まっていないから

短い問い合わせに返信しづらい理由を考えてみると、文章の問題ではありませんでした。相手の文面を読んで、頭の中で3つのことが混ざっていたのです。

ひとつは、相手が書いてくれていること。ふたつめは、書いてくれていないけれど、見積りには欠かせないこと。みっつめは、自分の気持ちです。早く返したい、感じよく見られたい、でも質問ばかり並べて引かれたくない。

この3つが混ざったままだと、「とりあえず金額の目安を返す」か、「質問を10個並べて送る」か、どちらかに偏ってしまいます。そこで、先に3つをばらして整理します。書いてあること、足りないこと、聞き方。順番にほどくと、返信は意外なほど短くまとまります。

使い方は「届いた文面を貼って、聞かれたことに答えるだけ」

最初に、届いたお問い合わせの文面を手元に開いておいてください。そのうえで、自分が「この条件なら受けられる」と思う範囲（対応できる内容、時期、おおよその稼働の余裕）を、ひと言でメモしておくと進めやすくなります。細かい金額は、まだ決まっていなくて構いません。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、お問い合わせの文面や、自分の対応範囲、やり取りの形などを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次の4つをまとめて出してくれます。「わかっていること」と「まだわからないこと」を分けた整理メモ、見積りの前に聞きたいことの優先順位つきリスト、返信文面の下書き2種類（丁寧な長めのものと、短くまとめたもの）、そして送る前のチェックリストです。

なお、問い合わせてくださった方のお名前、会社名、連絡先、メールアドレスは、そのまま貼らないでください。「Aさん」「B社」のような仮名にして、文面に含まれる連絡先は消してからお使いください。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「新規のお問い合わせへの返信」と「見積り前の聞き取り」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、届いたお問い合わせの内容を整理し、見積りに必要なことを無理なく聞き返す返信の下書きにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない相手の事情、予算、納期、依頼の中身を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・金額、納期の日付、対応できる範囲を、あなたが決めないでください。私が答えた内容だけを使い、決まっていなければ空欄にしてください。
・この段階で金額の目安を返信に書く案は、私が希望した場合だけ出してください。希望がなければ「内容を伺ってからお見積りします」という書き方にしてください。
・質問をいくつも並べて相手を疲れさせないでください。聞き返す内容は、優先度の高いものから多くても5つに絞り、残りは「あとで伺います」と整理してください。
・相手を急かす言い方や、断り方が冷たく見える言い方は使わないでください。丁寧で、落ち着いていて、返事をしやすい言葉で書いてください。
・契約や法律上どうなるかを、あなたが断定しないでください。判断に迷う点は「要確認」としてください。
・お問い合わせの相手の実名、会社名、連絡先は求めないでください。私は仮名で答え、連絡先は消して貼ります。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 届いたお問い合わせの文面（名前や連絡先は消したもの。そのまま貼ってください）
2. その相手との関係（紹介か、サイトからの問い合わせか、SNSか。初めての相手かどうか）
3. 私が受けられる仕事の範囲（対応できる内容、対応が難しい内容。決めていなければ「未定」）
4. 私が今、使える時間と、受けられる時期の目安（未定でも可）
5. 見積りの前に、私がどうしても知りたいこと（目的、数量、納期、素材の有無、予算の目安など。思いつく範囲で）
6. 返信のしかた（メール、チャット、通話に誘う、など。希望があれば）
7. 返信の雰囲気（かしこまった感じ、親しみのある感じなど。普段使っている言葉づかいがあれば）
8. 気になっていること（予算が合わないかもしれない、相談だけで終わるかもしれない、など）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（届いた文面から「わかっていること」／「まだわからないこと」／私の対応範囲と照らして「確認が必要なこと」／未定の項目）
2. 見積り前に聞きたいことのリスト（優先度の高い順に最大5つ。それぞれ「なぜ聞くのか」を一言添える）
3. 返信文面の下書き 2種類
   ・A：お礼、受け取った内容の確認、聞きたいこと（上のリストから）、今後の進め方を添えた丁寧な長めのもの
   ・B：お礼と、聞きたいことの要点だけを伝える短いもの
   どちらも、私が書いていない内容は【　】の空欄にしてください。
4. 送る前のチェックリスト（宛名、お礼の言葉、金額や日付を書いていないか、質問の数、相手が返事をしやすいか、連絡先、など）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（金額、納期、契約や法律が関わる点、専門家に聞くべき点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

最初に、届いた2行の問い合わせを貼ります。AIは、まず「相手との関係」を聞いてきます。「サイトの問い合わせフォームから。初めての方です」と答えると、次に「受けられる仕事の範囲」を聞かれます。そうして8つの質問に答えていくうちに、自分の中で、見積りの前に知りたいことが少しずつ言葉になっていきます。

最後に出てくるリストを見て、助かったと感じました。私は、聞きたいことが10個くらいあるつもりでいました。ところが優先順位をつけてもらうと、本当に先に必要なのは「ページの数」「公開したい時期」「素材があるかどうか」の3つ程度。あとは、返事をもらってから、次の段階で伺えば十分だったのです。

AIが金額や日付を勝手に作らないところも、安心できる点です。初めての相手に、事実とちがう目安を伝えてしまうと、あとで訂正するのがいちばん気まずい。空欄は空欄のまま残してもらい、決まっているところだけ自分で埋める。この分担がちょうどよいと感じています。

続け方：返信から見積りまでの流れ

出てきた文面は、完成品ではなく、たたき台です。次の3つの段で進めると、無理がありません。

まず、AとBの2種類を読み比べて、相手との関係に合うほうを選びます。次に、【　】の空欄を自分の言葉で埋め、届いた文面と照らして、読み違いがないかを確かめます。最後に、チェックリストを見ながら声に出して読み、「自分が初めて問い合わせる側でも、これなら答えやすい」と思えたら送ります。

返事が届いたら、同じAIとのやりとりに続けて、「いただいた回答を貼るので、見積書に必要な項目に整理してください」と頼むと、そのまま見積書づくりに進めます。見積書の作り方は、連載の第2回でも書いています。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。相手が書いてくれた内容、こちらが対応できる範囲、金額、日付は、必ずご自身で確認してください。最終的に送るかどうか、どう伝えるかは、ご自身で決めます。

お問い合わせの相手のお名前、会社名、連絡先、メールアドレスなどの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名にしたり、消したりしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、依頼を受けるか断るか、契約の形をどうするか、といった法律や契約に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。当てはまるかどうかは、個々の取引によって異なります。この記事も、個別の法的判断をするものではありません。必要に応じて、公的な相談窓口や、弁護士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、長文メールの要約、日程調整、月末の請求確認、取引先へのお願い、追加の修正依頼への返信と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、書く前に「聞くこと」を整える回でした。

次回は、「見積書を送ったあと、返事がないときのフォローメール」をテーマにします。送った見積書に、数日たっても反応がない。催促に見えないように、相手が返事をしやすい一通を、AIと一緒に整える方法を考える予定です。

よろしければ、公開の際にすぐ見つけていただけるよう、フォローしておいていただけると嬉しいです。