催促メール、強く言いすぎても、弱腰すぎても後悔する。ちょうどいい言い回しをAIに探してもらうプロンプト作りました

正直に申し上げると、入金の催促メールだけは、何度書いても慣れることがありません。

請求書や見積書は、作業として向き合えます。でも催促メールは違います。相手との関係を壊したくない、でもお金の話はきちんとしたい。その間で、何度も文面を書いては消し、書いては消し、気づけば30分近く経っていた、ということが何度もありました。

「お忙しいところ恐れ入りますが」と書いてみて、やっぱり堅すぎる気がして消す。かといって軽く書くと、今度は軽視されている気がしないか不安になる。結局、当たり障りのない一文に落ち着いて、送信ボタンを押すときも少し緊張します。

これは請求書や見積書のように、項目を埋めれば解決する種類の悩みではありません。言葉選びそのものが難しいのです。だからこそ、AIに相談しながら言葉を一緒に探ってもらう、という使い方を試してみました。

今回は「埋める」より「相談する」プロンプトです

これまでの請求書・見積書のプロンプトは、項目を聞き出して文面を完成させる、という仕組みでした。催促メールは少し性質が異なります。状況や相手との関係性によって、ちょうどいい言葉遣いが変わってくるためです。

そこで今回は、AIに一度にすべてを決めさせるのではなく、状況を聞いた上で、硬さの異なる文面を複数提案してもらうという形にしました。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、丁寧でありながら角が立たない督促メールの作成を支援するアシスタントです。
以下の情報を私から聞き取ってください。

【確認してほしい項目】
1. 相手との関係性（継続的な取引先か、今回限りの取引か）
2. 支払期限からどのくらい経過しているか
3. これまでに督促の連絡をしたことがあるか（初回か、2回目以降か）
4. 今後も取引を続けたい相手かどうか

情報が揃ったら、以下の3パターンの文面を提案してください。

A. やわらかめ：期限を過ぎていることにはまだ触れず、
   「念のための確認」として送る文面
B. 標準：期限が過ぎていることを明記しつつ、
   角が立たない言い回しで入金を依頼する文面
C. やや強め：複数回の督促でも反応がない場合を想定した、
   丁寧さを保ちながらも期限を明確に示す文面

どのパターンにも、支払いが行き違いになっている可能性を考慮した
一文（「もし行き違いでしたら恐れ入ります」等）を入れてください。

関係性や経過日数を伝えると、やわらかめ・標準・やや強め、3つの文面が返ってきます。自分の状況に一番近いものを選んで、そのまま使うこともできますし、言い回しだけ借りて自分の言葉に直すこともできます。

一人で何度も書き直していたときと比べると、選択肢を見ながら決められる分、気持ちの負担がだいぶ軽くなりました。

これだけは大切にしたいこと

催促メールは、文面のテクニックだけで解決するものではないと感じています。相手との関係を今後も大切にしたいからこそ、気を遣う作業なのだと思います。このプロンプトは、言葉を選ぶときの負担を減らすための道具として、そばに置いていただけたら十分です。最終的にどの言葉を選ぶかは、やはりご自身の判断を大切にしていただきたいと思います。

請求書、見積書、催促メールと続けてきて、事務作業の中には「仕組みに任せられる部分」と「人の気持ちを込めるべき部分」の両方があるのだと、あらためて感じています。

次回は、打ち合わせの録音データから議事録を自動で作成する方法をご紹介する予定です。もしよろしければ、公開の際にすぐ見つけていただけるよう、フォローしておいていただけると嬉しいです。