「ご都合いかがですか」で4通。打ち合わせの日程調整を、プロンプトで"1通目で決まる"メールに変えた話

先日、取引先との打ち合わせの日取りを決めるだけで、メールが4通も行き来しました。

「来週あたり、ご都合いかがでしょうか」「火曜か水曜なら大丈夫です」「では水曜の午後はいかがでしょう」「15時でお願いします」。やっと決まったと思って手帳を開くと、その水曜15時は、すでに別の予定で埋まっていました。慌てておわびの連絡を入れ、日程を決め直して、さらに2通。打ち合わせそのものは30分だったのに、日取りを決めるだけで、ずいぶん気力を使ってしまいました。

日程調整は、ひとつひとつは小さな作業です。けれど、行き来の回数が増えるほど、こちらも相手も手が止まります。今回は、AIに質問に答えるだけで、候補日つきの日程調整メールを作ってもらうプロンプトをご紹介します。

往復が増えるのは、「聞く」ところから始めるから

日程調整が長引く理由は、たいてい「相手の都合を先に聞いてしまう」ことにあります。「いつがよろしいですか」と聞かれた相手は、自分の予定を確かめ、日にちを考え、返事を書いて、さらに「そちらはいかがですか」と投げ返すことになります。そこで一往復、二往復と増えていきます。

そこで、こちらの空きを先に、候補として3つほど添えてしまいます。相手は番号を選ぶだけで返事ができますので、うまくいけば、1通目への返信1通で決まります。

ただ、候補日つきの文面を毎回ゼロから書くのも、地味に手間です。依頼の言い回し、返信の期限の添え方、オンラインか対面かの書き分け。ここをAIに手伝ってもらいます。

使い方は「空きを書き出して、答えるだけ」

先に、ご自身のカレンダーを見て、候補にできる日時を2〜3つ、手元に書き出しておいてください。他の予定の中身までは書かず、空いている日時だけで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、こちらは、相手との関係や打ち合わせの目的、候補にできる日時などを答えるだけです。決まっていない項目は「未定」で構いません。

すべて答え終わると、AIが次の4つをまとめて出してくれます。件名つきの依頼メール、チャットやメッセージ用の短い版、相手が日時を選んだあとの確定の返信、そして別の日を提案されたときの返信の下書きです。

なお、相手の会社名や個人名、メールアドレス、会議のURLなどは、貼り付けないでください。名前は仮名や伏せ字にして、URLなどは、あとから自分で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの打ち合わせ日程調整メールづくりを手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、候補日つきの日程調整メールを作ってください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・決まっていない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていないことを、推測で補わないでください。わからない点は「記載なし」としてください。
・候補にする日時は、私が挙げたものだけにしてください。私が挙げていない日時を、あなたの判断で足さないでください。
・日付と曜日の組み合わせは、私が書いたとおりに引用してください。あなたの判断で足したり直したりせず、食い違いがありそうなときは「要確認」と付けてください。
・相手の会社名・個人名は、私が仮名や伏せ字にして伝えます。実名や詳細は求めないでください。
・会議のURL、電話番号、場所の詳しい住所などは求めず、文面では【会議URL】【場所】のように空欄の印にしてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 相手と私の関係（初めてか、継続的なお付き合いか。仮名で）と、宛名の書き方（例：○○様）
2. 打ち合わせの目的（ひとこと）
3. 所要時間の目安
4. 形式（対面／オンライン／電話）。対面の場合は場所の希望（場所名は伏せ字で可）
5. 候補にできる日時（私の空き。日付・曜日・時間帯を、私が書いた表現のまま。2〜3つ）
6. 避けたい日時や時間帯（なければ「未定」）
7. 返事をいつまでにいただきたいか。打ち合わせの希望時期
8. 文面の雰囲気（かしこまった／やわらかめ）と、書き出しで入れたい一言（なければ「未定」）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 依頼メール（件名つき。候補日は番号を付けた箇条書きで。「番号だけのお返事で結構です」と添える）
2. 短い版（チャットやメッセージ用。3〜4行）
3. 相手が日時を選んだあとの、確定の返信の下書き（日時の部分は【確定した日時】の印にして、私があとで入れる）
4. 相手から別の日を提案されたときの返信の下書き（私の別の候補は【別の候補】の印にする）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（日付と曜日の対応、時間帯、所要時間、形式、返信の期限、【　】の空欄の入れ忘れ）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。取引先の担当の方（仮名で「佐藤様」）と、来月の案件について、オンラインで45分ほどお話ししたいとします。

質問に答えて、「継続的なお付き合い」「案件の進め方の相談」「45分」「オンライン」「火曜の10時から12時、水曜の15時から17時、木曜の午前」「金曜は避けたい」と伝えると、AIは、候補が3つ並んだ依頼メールを出してくれます。「番号だけのお返事で結構です」というひと言も添えてくれるので、相手は、気軽に返信できます。

私が助かると感じているのは、AIが、挙げていない日時を勝手に足さないところです。うっかり空いていない時間を提案してしまう失敗が、これでぐっと減ります。曜日と日付の組み合わせにも「要確認」の札を付けてもらえるので、送る前に、カレンダーと見比べるきっかけになります。

続け方：空きの書き出しを、毎週の「定位置」に

この使い方のコツは、プロンプトよりも、その前の「空きの書き出し」にあります。たとえば、週の始まりに、その週と翌週の空きを、メモに3つほど書いておく。そうすると、日程調整の依頼が来たときも、こちらから持ちかけるときも、すぐに答えられます。

出てきた文面は、そのまま送らず、次の順に確かめます。まず、「要確認」に挙がった日付と曜日を、カレンダーと見比べます。次に、【　】の空欄に、会議のURLや場所を入れ忘れていないかを見ます。最後に、返信の期限と所要時間が、希望どおりかを確かめて送ります。

相手が日時を選んでくれたら、確定の返信の下書きに、決まった日時を入れて送ります。そこまでをひとまとまりにしておくと、「日程の件、どうなったっけ」と迷う時間が減ります。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。日付と曜日の対応、時間帯、所要時間、返信の期限などは、必ずご自身のカレンダーと照らして確認してから送ってください。最終的な判断は、ご自身で行います。

相手の会社名や個人名、メールアドレス、会議のURLなどは、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。ほかの予定の中身（誰とどんな打ち合わせか）も、貼らずに、空いている日時だけを書くようにします。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、打ち合わせの内容が契約や支払い、法律・税務に関わる場合、AIの出力を専門家の判断として扱わず、必要に応じて、弁護士や税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、アンケートの分析、長文メールの要約、電話メモの整理、名刺の整理と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、打ち合わせの日程を決めるまでの、メールの往復を減らす回でした。

次回は、1週間のやることの整理をテーマにします。頭の中でごちゃごちゃになった用事を書き出して、順番をつけて、無理のない1週間にする方法をご紹介する予定です。

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