よく送るメールをAIで定型文にまとめる｜毎回ゼロから書かないためのプロンプトと、宛名の直し忘れの話

この記事で手に入るもの： よく送るメールを1通思い出して、いくつかの質問に答えるだけで、件名と本文のひな形（毎回変わる部分は空欄）、送る前の差し替え確認リスト、保存して呼び出すための簡単なルールが出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

「先日はありがとうございました」から始まるメールを、今週もう3通書いている。前に送った文面をコピーして、宛名と日付だけ直して送る。そのとき、ふと不安になる。宛名は直しただろうか。前の相手にだけ書いた一文が、残っていないだろうか。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスのメールには、「よく送る形」があります。お礼、日程の確認、見積書や請求書を送るときの添え状、納品のお知らせ、お問い合わせへの最初の返信。毎回ゼロから書くと時間がかかりますし、前のメールをコピーして使うと、直し忘れが怖い。どちらも、ちょっとずつ疲れます。

今回は、よく送るメールを、AIに1項目ずつ質問してもらいながら「定型文のひな形」にまとめるプロンプトをご紹介します。ひな形を作るだけでなく、どこを毎回直すのかと、保存のしかたまで、一緒に決めてしまいます。

毎回ゼロから書くのが、いちばん時間を食う

メールを書く時間のうち、考えている時間はそれほど長くないのに、書き出すまでに手が止まる。そんなことはないでしょうか。「どんな言い方から入ろう」「失礼のない書き方は」と迷っているうちに、時間が過ぎてしまいます。

もうひとつ、コピーして使い回すやり方にも、気をつけたい点があります。前のメールの一文が残ったまま送ってしまう、相手のお名前や日付を直し忘れる、といったことです。文面そのものは整っていても、一か所の直し忘れで、相手に与える印象が変わってしまいます。

そこで、「ひな形」を先に作っておく方法を試します。毎回ゼロから書くのでも、前のメールをコピーするのでもなく、直す場所がはっきり決まった文面から始める。迷う時間と、直し忘れの不安を、まとめて減らすのがねらいです。

ひな形は「変わらない部分」と「変わる部分」に分ける

定型文のコツは、文面を2つに分けることです。

ひとつは、毎回変わらない部分です。挨拶、お礼の言い回し、結びの一文など、どの相手に送っても同じで済むところです。ここは、一度よい形を決めておけば、毎回考えなくて済みます。

もうひとつは、毎回変わる部分です。相手のお名前、日付、案件の名前、金額、期限など。ここは、ひな形の中で【　】の空欄にしておき、送るたびに、ご自身の手で入れます。空欄が目に見えていれば、直し忘れが起きにくくなります。

もうひとつ、「ときどき変わる部分」もあります。相手との関係によって、丁寧さを変えたい一文などです。このプロンプトでは、これも【　】や「どちらかを選ぶ」形で残してもらいます。

使い方は「よく送る1通を思い出して、質問に答えるだけ」

最初に、いちばんよく送るメールを1種類だけ選んでください。たくさん作ろうとせず、まずは1つで十分です。「お礼」「日程の確認」「書類を送るときの添え状」など、先週送ったものを思い出すのが近道です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、どんな場面のメールか、送る頻度、相手の種類、毎回変わる点、毎回同じ点、伝えたいこと、口調、添付や期限の有無などを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。メールの整理メモ、件名の案、本文のひな形、送る前の差し替え確認リスト、そして保存するときの名前の付け方と置き場所のルールです。

なお、相手のお名前、会社名、メールアドレス、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、実際の情報は、ひな形を使うときに、ご自身で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「よく送るメールの定型文づくり」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、私がよく送るメールを1種類、毎回使える「ひな形」に整えてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない事情、日付、金額、条件を、推測で足さないでください。毎回変わる点は【　】の空欄にしてください。
・相手の名前、会社名、メールアドレス、案件名、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。ひな形では、これらは【　】の空欄にしてください。
・文面は、丁寧で短く、読みやすい言葉にしてください。大げさな言い回しや、強い言い方は使わないでください。
・法律、契約、税務に関わる内容は、断定しないでください。該当しそうな点は「公式の案内、または専門家に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな場面のメールか（お礼、日程の確認、書類の送付、問い合わせへの返信など。ざっくりで可）
2. どのくらいの頻度で送るか（毎週、月に数回、年に数回など）
3. 送る相手の種類（取引先、お客様、協力してくれる方など。仮名で可）
4. 毎回、変わる点（相手の名前、日付、案件名、金額、期限など）
5. 毎回、同じ点（いつも入れる挨拶、お礼、結びなど）
6. このメールで、相手にしてほしいこと、または伝えたい結論（1つ）
7. 口調（かための丁寧語／やわらかい丁寧語／親しい相手向けなど）
8. 添付ファイルや、リンク、期限が入るか
9. 過去に、このメールで困った場面（直し忘れ、送り先の間違い、伝わらなかった点など。あれば1つ）
10. ひな形を保存するときに使いたい名前の付け方の希望（あれば）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. このメールの整理メモ（わかっている事実／未定の項目）
2. 件名の案（2つ。毎回変わる部分は【　】）
3. 本文のひな形（変わる部分は【　】、ときどき変わる一文は「どちらかを選ぶ」形で示す）
4. 送る前の差し替え確認リスト（宛名、日付、案件名、金額、添付、リンク、期限、前に送った相手の情報が残っていないか、など。8個ほど）
5. 保存のルール（ひな形の名前の付け方の案と、置き場所の考え方。簡単でよい）
6. 相手との関係が変わったときに、ひな形のどこを直せばよいか（2〜3点）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（相手との関係に合った言い方か、日付や金額などの入れ間違い、約束や条件に関わる内容）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

「どんな場面のメールか」と聞かれて、「納品のあとに送るお礼のメールです」と答えます。「毎回変わる点」は「相手の名前、納品した日、仕事の名前」、「毎回同じ点」は「納品を受け取ってもらったことへのお礼と、また相談してほしいという一言」と答えたとします。

すると、本文のひな形は、「【相手のお名前】様　先日の【仕事の名前】、【納品した日】にお届けしました。お受け取りいただき、ありがとうございました。」のような形で出てきます。変わる部分が【　】のまま残っているので、どこを入れればよいかが、ひと目でわかります。

「過去に困った場面」を聞かれて、「前の相手の名前を残したまま送りそうになった」と答えた場合は、差し替え確認リストの一番上に、「宛名が今回の相手になっているか」が置かれます。困った経験が、そのまま確認の項目に変わるところが、このプロンプトで大事にしている点です。

続け方：保存して、使う前に4か所だけ見る

出てきたひな形は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、ひな形を、ご自身の言葉に少し直します。普段のご自身の口調と違う一文があれば、そこを入れ替えます。次に、保存します。名前の付け方と置き場所は、AIの出したルールをそのまま使うか、ご自身が探しやすい形に直してください。ファイルの名前と置き場所を決める考え方は、第27回で書いています。

そのうえで、送るたびに、使う前に見る場所を4か所に絞ります。宛名、日付、案件名や金額、そして添付やリンクです。確認リストは8個ほど出てきますが、毎回すべてを見るのが大変なら、「この4か所だけは必ず見る」と決めておくだけでも、直し忘れは減らせます。

ひな形は、使いながら育てます。送ってみて、「この一文は、いつも消している」「ここに一言足したい」と感じたら、その点をAIに伝えて、ひな形を直してもらってください。1通できたら、次によく送るメールを1つ選んで、同じように作ります。少しずつ増やしていくと、メールを書く時間が、少しずつ軽くなります。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。ひな形が、ご自身の言葉づかいや、相手との関係に合っているかは、必ずご自身で確かめてください。送る前には、宛名や日付、案件名、金額、添付ファイルを、毎回ご自身の目で確認してください。

相手のお名前、会社名、メールアドレス、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、契約や支払いの条件、法律や税務に関わる内容をメールに入れるときは、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、公的な案内を確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、新規のお問い合わせへの返信、打ち合わせの準備、ファイルの整理ルールと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、よく送るメールを、定型文のひな形にまとめる回でした。

内容が近い記事として、日程調整のメールを「1通目で決まる」形に整えた第13回『打ち合わせの日程調整メール』、新規のお問い合わせへの最初の返信を整えた第20回『新規のお問い合わせへの返信と見積り前の聞き取り』もあわせてお読みいただけます。

これまでのプロンプトは、まとめ記事『【保存版】個人事業主・フリーランスの事務作業をAIで楽にするプロンプト集』にもまとめています。

次回は、「領収書の宛名と但し書きを、迷わず整える」をテーマにします。領収書をお願いするとき、あるいは出すときに、宛名や但し書きをどう書けばよいか迷って、手が止まってしまうことはないでしょうか。質問に答えるだけで、宛名と但し書きの伝え方の文面と、送る前の確認リストが手に入るプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。