「あの人の名刺、どこだっけ」を終わらせる。名刺と紙の資料を、プロンプトで"探せる一覧"にした話

引き出しの奥から、輪ゴムで束ねた名刺が出てきました。展示会で交換したもの、紹介でお会いしたもの、打ち合わせの帰りにいただいたもの。数えてみると六十枚ほどあります。

ところが、肝心の人が見つかりません。「春ごろにお会いした、デザインの相談に乗ってくれそうな方」。顔も話した内容もうっすら覚えているのに、名前が出てこない。結局、束を端から一枚ずつめくって、二十分が過ぎました。

名刺も、もらった資料も、紙のままだと「持っているのに、使えない」状態になりやすいものです。今回は、名刺や紙の資料の文字をAIに整えてもらい、あとから検索できる一覧にするプロンプトをご紹介します。

紙のままだと、なぜ探せないのか

紙の名刺や資料が探せない理由は、「中身」と「会ったときの文脈」が、別々の場所にあるからです。名刺には名前と会社名が書いてありますが、「どこで会ったか」「何を話したか」「次に何をする約束だったか」は書いてありません。それは、自分の記憶にしかありません。

記憶は、時間がたつと薄れます。だからこそ、文字が読める形になっているうちに、「会った場面」と一緒に記録しておくのが大切です。この、文字を拾って、場面と結びつけて、表の形にそろえる作業を、AIに手伝ってもらいます。

使い方は「文字を貼って、思い出して、答えるだけ」

まず、名刺や資料の文字を、テキストにします。スマートフォンのカメラに付いている文字の読み取り機能など、お手元の方法で構いません。手で打ち込む方法でも大丈夫です。読み取った文字には、たいてい読み違いが混ざります。それはAIが「要確認」として拾ってくれますので、きれいに直そうとしなくて大丈夫です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、こちらは、読み取った文字を貼り、会った場面を思い出して答えるだけです。思い出せない項目は「未定」で構いません。

すべて答え終わると、AIが次の4つをまとめて出してくれます。人や資料ごとの一覧表、読み取りが怪しい箇所、あとで検索しやすくするためのタグ、そして次にやることの候補です。

なお、名刺には、ほかの方の個人情報が載っています。貼り付ける前に、名前、電話番号、メールアドレス、住所などは、仮名や伏せ字に置き換えておいてください。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの名刺や紙資料の整理を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、読み取った文字を「あとで探せる一覧」に整理してください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・思い出せない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・読み取った文字や私の回答に書かれていないことを、推測で補わないでください。読み取れない点や、文字が崩れて見える点は「記載なし」または「要確認」としてください。
・名前、電話番号、メールアドレス、住所などは、私が仮名や伏せ字にして貼ります。実名や詳細は求めないでください。
・肩書きや会社名の漢字・表記が不自然に見えるときは、勝手に直さず、そのまま残して「要確認」と付けてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 整理したいものは何か（名刺／紙の資料／両方）と、おおよその件数
2. 読み取った文字（私が貼ります。1件ずつ、または数件まとめて。貼り終えたら「以上」と書きます）
3. それぞれを受け取った時期と場面（例：春の展示会、知人の紹介、打ち合わせの帰り）
4. それぞれと話した内容や、印象に残っていること
5. 今後つながりたい理由や、使えそうな場面（なければ「未定」）
6. 約束していること、こちらから連絡する予定があること（期限があれば一緒に）
7. 一覧にほしい項目（例：名前（仮名）、会社・屋号、役割、受け取った時期、場面、メモ、次にやること）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 一覧表（項目7で私が選んだ列で。1件1行）
2. 読み取りが怪しい箇所（件ごとに、どの文字がなぜ怪しいか）
3. 検索用タグの案（件ごとに2〜4個。例：デザイン、展示会、要フォロー）
4. 次にやることの候補（約束や連絡予定がある件だけ。期限が曖昧なものは「要確認」と付ける）

【最後に】
一覧の中で、私が自分で確認すべき箇所（名前や会社名の表記、肩書き、日付、約束にあたる表現など）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。展示会で受け取った名刺から、読み取った文字を貼ったとします。そこには「山田（仮名） 〇〇デザイン 代表」と、一行ぶんだけ文字が崩れた「ウェブ制作……ご相談くたさい」のような文字が混ざっています。

質問に答えて、「春の展示会で会った」「ロゴの相談に乗ってくれそうだった」「こちらから連絡すると言った」と伝えると、AIは次のように整理してくれます。一覧表には、仮名、屋号、役割、受け取った時期、場面、メモ、次にやることが一行で並びます。読み取りが怪しい箇所には、「『ご相談くたさい』は『ご相談ください』の読み違いの可能性があるが、原文のまま残しているため要確認」といった注意が付きます。

私が助かると感じているのは、AIが崩れた文字を勝手にもっともらしく直してしまわないことです。「怪しい」と示してもらえれば、元の名刺を見て、数秒で確かめられます。

続け方：一度に全部やらず、「その日の分だけ」

六十枚を一度に片づけようとすると、たいてい途中で息切れします。おすすめは、「新しくもらった分だけ、その日のうちに」という進め方です。展示会や打ち合わせから戻った日に、その日いただいた数枚だけをAIに貼ります。会った場面をまだ覚えているので、項目3から6の質問に、すらすら答えられます。

たまっている古い名刺は、週に一度、五枚だけ。手元に残しておく名刺と、一覧に移して手放す名刺を、少しずつ分けていきます。

出てきた一覧は、そのまま使わず、次の順に確かめます。まず、「要確認」に挙がった箇所を、元の名刺や資料で見直します。次に、タグを、自分が検索しそうな言葉に直します。最後に、案件ごと、または月ごとのファイルに保存します。次に「あの人、誰だっけ」となったとき、紙の束をめくる代わりに、キーワードで探せるようになります。

紙の資料も、同じやり方が使えます。資料の見出しや要点の文字を貼り、「いつ、誰から、何のために受け取ったか」を答えれば、あとで探せるメモになります。

使う前に、気をつけたいこと

名刺には、ほかの方の個人情報が含まれています。名前、会社名、電話番号、メールアドレス、住所などは、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。連絡先を含む一覧は、保存場所や共有の範囲にも注意が必要です。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

AIの出力は、あくまで「下書き」です。文字の読み違いや、書かれていない内容の補いが入ることもあります。名前や会社名の表記、肩書き、日付、約束にあたる部分は、必ず元の名刺や資料で確認してから使ってください。最終的な判断は、ご自身で行います。

また、他社の資料や、守秘義務のある資料をAIに貼るときは、取引先との取り決めや契約の内容を先に確かめてください。個人情報の扱いや契約、法律・税務に関わる内容については、AIの出力を専門家の判断として扱わず、必要に応じて、弁護士や税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、アンケートの分析、長文メールの要約、電話メモの整理と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、引き出しの奥で眠っていた名刺や紙の資料を、探せる形にする回でした。

次回は、打ち合わせの日程調整メールをテーマにします。候補日の出し方から、やわらかく伝わる文面まで、行き来の回数を減らす方法をご紹介する予定です。

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