ファイル名とフォルダの整理ルールをAIで作る｜「最終版_本当の最終」を探し回る日々を終わらせたい

この記事で手に入るもの： 質問に答えるだけで、「ファイルの名前のつけ方」「フォルダの分け方」「新しい版の扱い方」の3つがルールとして決まり、今あるファイルを少しずつ整える手順まで出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

「見積書_最終.pdf」「見積書_最終2.pdf」「見積書_本当の最終.pdf」。送る直前に、どれが本当に最後の版なのか、わからなくなったことはないでしょうか。

あるいは、取引先から「前にお送りした資料、もう一度いただけますか」と言われて、パソコンの中を10分探し回る。ダウンロードのフォルダ、デスクトップ、メールの添付、チャットの履歴。置いた覚えのある場所が、4つも5つも浮かんでしまう。こういう場面は、ひとり仕事のなかでは、意外と頻繁に起きます。

ファイルを探す時間は、1回ずつは短くても、積み重なると馬鹿になりません。しかも、探している間は、本来の仕事が止まっています。

今回は、ファイルの名前と置き場所のルールを、AIに1項目ずつ質問してもらいながら決めていくプロンプトをご紹介します。ルール作りというと大がかりに聞こえますが、決めることは、実は3つだけです。

探す時間を生むのは、名前より「決めていないこと」

ファイルが見つからない原因は、整理が下手だからではない、と私は思っています。多くの場合は、「決めていない」ことが原因です。

保存するとき、その場の気分で名前をつける。置き場所も、とりあえず目に入った場所にする。修正した版は、「最終」「最終2」と、思いついた言葉を足していく。その場その場では、どれも自然な判断です。ただ、積み重なると、あとから自分でも読み解けなくなります。

大事なのは、立派な分類表を作ることではありません。「迷ったら、これで決める」という、ごく短いルールを持つことです。ルールが短ければ、忙しい日にも守れます。

決めておきたいのは、この3つだけ

ひとつめは、名前の型です。たとえば「日付、相手、内容、版」のような順番を決めておくと、名前を見ただけで中身の見当がつきます。日付を先頭にするか、相手を先頭にするかは、探すときにどちらで探すことが多いかで決まります。

ふたつめは、置き場所の分け方です。取引先ごとに分けるのか、仕事の種類ごとに分けるのか、年ごとに分けるのか。フォルダの階層は、深くしすぎないほうが続きます。迷ったときに置く「いったんの場所」を1か所決めておくと、散らばりにくくなります。

みっつめは、新しい版の扱いです。「最終」と書き足すのをやめて、版の番号や日付で区別する。古い版は消さずに、別の場所へ移す。ここを決めておくだけで、「どれが最後か」で迷う場面はかなり減ります。

この3つは、お仕事の種類や、やりとりの相手の数、使っているパソコンやクラウドの置き場によって、答えが変わります。だからこそ、AIに質問してもらって、ご自身の仕事に合わせて決めるのが向いています。

使い方は「今の状況を、思い出せる範囲で答えるだけ」

最初に、いま仕事のファイルを置いている場所を、ざっと思い出しておいてください。パソコンの中のフォルダ、クラウドの置き場、メールの添付、チャットなど、実際に開いて確認する必要はありません。「たぶんここと、ここ」で十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、仕事の種類、取引先の数の見当、ファイルを置いている場所、探して困った場面、名前に入れたい情報、版の扱いなどを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、名前のつけ方のルール（型と例）、フォルダの分け方の案、新しい版の扱い方、迷ったときのルール、今あるファイルを少しずつ整える手順、そして月に一度の見直しチェックリストです。

なお、取引先のお名前、会社名、案件名、実際のファイル名は、そのまま貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、ファイル名も「見積書_A社」のように置き換えたもので足ります。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「仕事のファイルの名前のつけ方と置き場所のルール作り」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、いまの状況を整理し、私が無理なく続けられる短いルールにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない仕事の内容、取引先の事情、使っているツールを、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・ルールは、できるだけ短く、迷わず守れる形にしてください。フォルダの階層は3段までを目安にし、ルールの数も増やしすぎないでください。
・すべてを一度に整えようとせず、「新しく作るファイルから始める」「古いファイルは少しずつ」という進め方を基本にしてください。
・私のファイルを勝手に削除・整理する前提の提案はしないでください。古い版は消さずに、別の場所へ移す形にしてください。
・書類の保存期間や、電子データでの保存に関わるルールを、あなたの知識で断定しないでください。「国税庁などの公式の案内や専門家に要確認」としてください。
・取引先の実名、会社名、個人名、メールアドレス、実際のファイル名は求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 仕事の種類（どんな仕事をしているか。ざっくりで可）
2. 取引先やお客様の数の見当（数社／十数社／もっと、など）
3. いまファイルを置いている場所（パソコンの中、クラウドの置き場、メール、チャットなど。複数可）
4. 最近、探して困ったり、間違えたりした場面（1〜2つ）
5. ファイルの種類（見積書、請求書、契約書、納品物、領収書、資料など。よく扱うもの）
6. 探すときに、何から探すことが多いか（相手の名前／日付／案件の名前／書類の種類）
7. 同じ書類を修正して、何度も出し直すことがあるか（あれば、どのくらい）
8. 他の人とファイルを共有することがあるか（あれば、誰と、どの置き場で）
9. 日付の書き方の希望（例：20261028 のような数字／2026-10-28／決めていない）
10. 手間のかけられる度合い（保存するたびに30秒までなら大丈夫、など）
11. 年に一度、まとめて整理する時間をとれそうか

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／困っている点／未定の項目）
2. 名前のつけ方のルール（「どの順番で何を入れるか」の型を1行で。私の仕事に合わせた例を、仮名で3つ）
3. フォルダの分け方の案（階層は3段まで。図のように文字で示す）
4. 新しい版の扱い方（「最終」と書き足さずに区別する方法。古い版の置き場を含む）
5. 迷ったときのルール（どこに置くか決まらないときの「いったんの場所」と、そこからの動かし方）
6. 今あるファイルを少しずつ整える手順（今日の5分でできること／今週／今月、の3段階）
7. 月に一度の見直しチェックリスト（5項目ほど）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（書類の保存期間や保存の方法に関わる点、取引先と共有しているファイルの扱い、クラウドの置き場の設定）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

最初に、探して困った場面を聞かれて、「取引先から前の見積書をもう一度ほしいと言われて、どれが送ったものかわからなかった」と答えたとします。AIは、そこから「版の扱い」が課題の中心だと整理して、続けて「同じ書類を修正して出し直すことはありますか」と聞き返してくれます。

次に、何から探すことが多いかを聞かれて、「相手の名前で探すことが多い」と答えると、名前の型は、相手の名前を先頭に置く形で提案されます。ここで、AIが勝手に「日付が先頭のほうがよい」と決めないのが、このプロンプトの大事なところです。私が探す順番に、ルールのほうを合わせてくれます。

そして、手間のかけられる度合いを「保存するたびに30秒まで」と答えたとします。すると、ルールは「相手、内容、日付、版」の4つ程度に絞られ、凝った分類は提案されません。続けられない完璧なルールより、続けられる粗いルールのほうが、結果として探す時間を減らしてくれます。

続け方：新しいファイルから始めて、1か所で試す

出てきたルールは、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、いきなり全部のファイルを直そうとせず、「これから作るファイル」だけに、新しい名前のつけ方を使ってみます。次に、取引先のうち1社分のフォルダだけで、分け方を試します。数日使ってみて、窮屈なところがあれば、AIに「この部分が守れなかった」と伝えて、ルールを直してもらいます。

古いファイルは、探すたびに少しずつ整えれば十分です。「探して見つけたときに、新しいルールの名前に直す」だけでも、よく使うファイルから順に整っていきます。

月に一度の見直しチェックリストも、ぜひ使ってみてください。「いったんの場所」にたまったものを動かす、古い版を別の場所へ移す、といった数分の作業です。確定申告の前に書類を探し回らずに済むようにする方法は、第16回でも書いています。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。ルールが自分の仕事に合っているか、続けられそうかは、必ずご自身で確かめてください。実際にファイルを動かしたり名前を変えたりする前には、念のため、バックアップをとってからにしてください。

取引先のお名前、会社名、案件名、実際のファイル名などの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスやクラウドの置き場の設定、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、請求書や契約書などの書類を、どのくらいの期間、どんな形で保存しておく必要があるかは、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。国税庁などの公式の案内を確認するか、必要に応じて税理士などの専門家にご相談ください。この記事も、個別の判断をするものではありません。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、確定申告前の書類の棚卸し、追加の修正依頼への返信、打ち合わせの準備と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、ファイルの名前と置き場所を、続けられるルールに整える回でした。

内容が近い記事として、書類を探し出して一覧にする第16回『確定申告前の書類の棚卸し』、紙の資料を探せる形にする第12回『名刺・資料のテキスト化』もあわせてお読みいただけます。

次回は、「請求書の支払期日と振込先の書き方を、書き漏れなく整える」をテーマにします。請求書に書いておきたい項目のうち、支払いに関わる部分を、AIに質問してもらいながら確認する方法を考える予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。よろしければ、新しい回をすぐ見つけていただけるよう、フォローしておいていただけると嬉しいです。