「あの請求書、出したっけ」と月末に青くなった私が、プロンプトで請求漏れと入金待ちを洗い出した話

月末の夜、通帳アプリを開いて、ふと手が止まりました。先月の仕事の入金が、1件足りないのです。

あわてて請求書のフォルダを開くと、そこにあるはずの請求書がありません。メールを遡り、手帳を見返し、チャットの履歴まで探して、ようやくわかりました。納品したあと、「月が変わったら出そう」と思ったまま、請求書そのものを出し忘れていたのです。しかも、別の1件は請求書を出していたのに、支払いの期日を過ぎても入金がなく、こちらは確認の連絡さえしていませんでした。

どちらも、仕事そのものは終わっていました。足りなかったのは、「請求したか」「入金されたか」を月に一度、まとめて見渡す時間です。今回は、AIに質問してもらいながら、請求漏れと入金待ちを洗い出すプロンプトをご紹介します。

請求の情報は、あちこちに散らばっている

請求漏れが起きる理由は、うっかりだけではないと感じています。納品の連絡はメール、依頼の約束はチャット、金額のメモは手帳、入金の確認は通帳アプリ。情報が別々の場所にあるので、1か所を見ただけでは全体がつかめないのです。

もうひとつは、「出した」と「入金された」が、頭の中でひとまとめになってしまうこと。請求書を出した時点で安心して、入金の確認が後回しになります。反対に、入金がまだなのに、催促していいのかわからず、そのままにしてしまうこともあります。

そこで、案件を1つずつ並べて、「請求したか」「入金されたか」を順番に確かめます。この「1つずつ並べる」作業を、AIに聞き役になってもらって進めます。

使い方は「記録を見ながら、聞かれたことに答えるだけ」

先に、請求書の控え、通帳アプリ、案件のメモなどを、手元に開いておいてください。そこに書かれている内容を見ながら、AIの質問に答えていきます。思い出して答えるより、記録を見て答えるほうが、ずっと確実です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、こちらは、案件の名前、請求の状況、支払いの期日、入金の状況などを答えるだけです。わからない項目は「未定」で構いません。

すべて答え終わると、AIが次の4つをまとめて出してくれます。案件ごとのチェック表、「請求漏れの疑い」と「入金待ち」の一覧、確認の連絡の下書き、そして来月に向けた予防メモです。

なお、取引先の名前や金額、口座の情報は、そのまま貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は「約○万円」のように丸めるか、伏せて構いません。口座番号などは、書かないようにします。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「月末の請求漏れ・入金確認のチェック」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、案件ごとの請求と入金の状況を整理し、請求漏れの疑いと入金待ちを洗い出してください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない案件、金額、日付を、推測で足さないでください。わからない点は「記載なし」としてください。
・請求書を出したかどうか、入金されたかどうかを、あなたが判断しないでください。私の答えをそのまま記録し、食い違いがありそうなときは「要確認」と付けてください。
・日付は、私が書いたとおりに引用してください。今日の日付は最初に私が伝えます。それと見比べて「期日を過ぎている」「まだ期日前」と書くときも、最後に「要確認」を付けてください。
・取引先の名前は、私が仮名で伝えます。金額も、私が丸めたり伏せたりして伝えます。実名、詳しい金額、口座番号は求めないでください。
・支払い条件（締め日、支払期日のルール）は、私が答えたものだけを使ってください。一般的な商慣習をあてはめて補わないでください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 今日の日付と、確認したい期間（例：10月分の仕事）
2. その期間に、納品した、または作業が終わった案件のすべて（案件名を仮名で。順番は気にせず、貼り終えたら「以上」と書きます）
3. 案件ごとの取引先（仮名）と、納品または作業完了の日
4. 案件ごとの、請求書を出したかどうかと、出した日（出していなければ「未」）
5. 案件ごとの、支払いの期日（約束がなければ「未定」）
6. 案件ごとの、入金済みかどうか。入金済みなら、入金を確認した日
7. 毎月決まって請求しているもの（月額の仕事など）で、今月分がまだのもの
8. 気になっていること（取引先から支払いの連絡がない、請求書の訂正を頼まれた、など）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 案件ごとのチェック表（案件／取引先／完了日／請求の状況／支払期日／入金の状況／要確認）
2. 請求漏れの疑い（完了しているのに請求が「未」のもの）
3. 入金待ち（請求済みで、まだ入金が確認できていないもの。期日を過ぎているか、期日前かも添える）
4. 確認の連絡の下書き（入金待ちで期日を過ぎているものについて、やわらかい文面で。取引先名は【取引先名】、日付や金額は【　】の空欄の印にする）
5. 来月に向けた予防メモ（私の答えから見える範囲で、請求を忘れないための工夫を2〜3点）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（請求書の控えと通帳の記録との突き合わせ、期日の計算、金額、取引先ごとの支払い条件、【　】の空欄の入れ忘れ）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。10月に終わった案件が5つあるとします。

質問に答えて、「A社のバナー制作は10月5日に納品、請求書は10月8日に出した、支払期日は10月末、入金はまだ」「Bさんのライティングは10月20日に納品、請求書はまだ」と伝えていくと、AIは5つの案件をチェック表にまとめます。そのうえで、Bさんの案件を「請求漏れの疑い」、A社の案件を「入金待ち」として、別々に挙げてくれます。

私が助かると感じているのは、AIが「請求したかどうか」を勝手に決めず、私の答えをそのまま記録するところです。判断を任せないので、「出したつもり」が表に紛れ込みにくくなります。「要確認」の札が付いた項目を、請求書の控えと通帳の記録に照らして見直すだけで、足りないものが見えてきます。

続け方：月末の最終日に15分、月初に5分

月末の最終日か、その翌日あたりに、15分だけ時間を決めておくと続きます。記録を開いて、プロンプトに答えて、チェック表を見る。それだけです。

月が変わった最初の数日には、5分だけ、入金待ちの一覧を見返します。期日を過ぎたものがあれば、下書きの文面を整えて、確認の連絡を入れます。催促というより、「入金の確認をお願いします」という、ごく普通の確認として送れば十分です。

出てきたチェック表は、そのまま信じず、次の順に確かめます。まず、請求書の控えと突き合わせて、出した日と宛先が合っているか。次に、通帳の記録と突き合わせて、入金の有無を確かめます。最後に、確認の連絡の下書きの【　】の空欄を埋めて、送る前にもう一度読み返します。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。請求の有無、入金の有無、期日、金額は、必ずご自身で、請求書の控えや通帳の記録と照らして確認してください。最終的な判断は、ご自身で行います。

取引先の名前や金額、口座番号などの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、支払いが遅れている相手への対応や、請求書の書き方、税金の扱いなど、法律や税務に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。必要に応じて、税理士や弁護士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、アンケートの分析、長文メールの要約、電話メモの整理、名刺の整理、日程調整、1週間の整理と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、その中でも「お金が入ってくる入口」を、月に一度見渡す回でした。

次回は、年に一度の確定申告に向けて、1年分の領収書や書類をどう整理し直すかを考える「確定申告前の書類の棚卸し」をテーマにします。何がどこにあるのかを洗い出す方法をご紹介する予定です。

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