月初の締めと準備をAIで1枚のチェックリストに｜月が替わって「先月の請求、出したっけ」と気づく前のプロンプト

この記事で手に入るもの： 自分の仕事の状況をいくつかの質問に答えるだけで、先月の締めチェック、今月の準備チェック、月初にやる順に並べた「月初の1枚」、毎月使い回すときに書き換える点のリストが出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

月が替わった朝。カレンダーを開いて、今月の予定を眺めていたら、ふと手が止まる。先月の請求書、出したかな。あの取引先からの入金は、確認したかな。領収書の束は、まだ机の上のままだったかもしれない。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスは、先月の片づけも、今月の段取りも、すべてひとりで受け持ちます。月初は、「先月の締め」と「今月の準備」が同時にやってくる時期です。やることが頭の中に散らかったままだと、どれから手をつければよいのか分からなくなり、結局、目の前の依頼から先に片づけて、締めは後回しになりがちです。

今回は、月初にやることを1枚にまとめるチェックリストを作るプロンプトをご紹介します。AIに1項目ずつ質問してもらい、先月の締め、今月の準備、そして月初の1枚まで、まとめて整えます。

月初は、「締め」と「準備」が一度に来る

月初に頭の中で散らかるのは、性質の違うことが、ひとまとめになっているからだと考えています。

ひとつめは「先月の締め」です。請求書は出したか、入金は確認したか、領収書やレシートは整理したか、先月の支払いは済んでいるか。終わった月の確認ですから、抜けがあれば、あとで困ります。ふたつめは「今月の準備」です。今月の締切や納品、打ち合わせの予定、事前に連絡しておきたい相手。これから始まる月の段取りです。みっつめは「毎月の定例」です。毎月決まって発生する支払いや手続きで、毎回同じ手順になることが多いものです。

この3つを分けて、チェックの形にしておくと、「今日は何をすればよいのか」が見えやすくなります。しかも、一度作っておけば、翌月からは書き換える点だけを直せば使えます。

なお、このプロンプトは、税金の計算や申告の期限、契約上の期日などを判断しません。あくまで、ご自身が答えた内容をもとに、確認の順番を整えることだけを手伝います。

使い方は「先月の自分の動きを思い出して、質問に答えるだけ」

最初に、先月の自分の動きを、ざっくり思い出してください。請求書を出したのはいつごろか、領収書をまとめたか、今月の予定はどのくらい入っているか。カレンダーや、お使いの管理表が手元にあれば、開いておくと答えやすくなります。なくても、覚えている範囲で大丈夫です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、仕事の内容、先月の請求や入金の確認のしかた、経費や領収書の整理、毎月決まっている支払い、今月の予定、過去に忘れて困ったこと、月初に使える時間、普段使っている道具、月初にやる日の目安を答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、先月の締めチェック、今月の準備チェック、月初にやる順に並べた1枚、毎月使い回すときに書き換える点、抜けやすい点です。

なお、取引先のお名前、会社名、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は書かず、実際の情報は、ご自身で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「月初の締めと準備のチェックリスト作り」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、先月の締め、今月の準備、毎月の定例をもとに、月初にやることを1枚にまとめたチェックリストを作ってください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない日付、金額、取引先、締切、支払いを、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・一般的にはこうするものだ、という形で、やることを勝手に増やさないでください。私が答えた内容から出てくることだけを、チェックの項目にしてください。
・取引先の名前、会社名、メールアドレス、案件名、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。出力では、これらを【　】の空欄にしてください。
・税金の計算、申告や納付の期限、契約上の期日、法律に関わる判断はしないでください。該当しそうな点は「期限や取り決めを確認、または専門家に要確認」としてください。
・チェックの項目は、短く、動詞で終わる形にしてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな仕事をしているか（ざっくりで可。取引先の数のめやすも）
2. 先月の請求や入金について、毎月確認していること（請求書を出す、入金を確かめる、未入金がないか見る、など。やっていなければ「なし」）
3. 経費、領収書、レシートの整理について、毎月やっていること（なければ「なし」）
4. 毎月決まって発生する支払いや手続き（支払い先の種類と、おおよその日。金額は不要）
5. 今月の予定で、すでにわかっている締切、納品、打ち合わせ（仮名と、日付は目安で可）
6. 過去に、月初に忘れたり、後回しにして困ったりしたこと（あれば）
7. 月初に使える時間（例：30分、1時間）
8. 普段使っている道具（紙、手帳、スプレッドシート、カレンダー、会計ソフトなど）
9. 月初にチェックをする日の目安（毎月1日、最初の営業日、など。未定で可）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／未定の項目）
2. 先月の締めチェック（お金まわり、書類まわり、やりとりまわりの3つに分けて、各3〜5個。チェック欄「□」つき）
3. 今月の準備チェック（締切と納品の確認、予定の確認、事前に連絡したい相手の確認の3つに分けて、各2〜4個。「□」つき）
4. 月初の1枚（上の2つと、毎月の定例を、やる順に1枚へ並べ直したもの。私が答えた「使える時間」に収まるよう、1つずつにかかる時間の目安を【　】で添える。目安は私に確かめられるよう空欄でよい）
5. 毎月使い回すときに書き換える点（来月、直すところだけを3個ほど）
6. 抜けやすい点（過去に困ったことと、私の答えから見える範囲で。決めつけず「かもしれない」の形で）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（日付や期限が合っているか、取引先との取り決めに触れる点、税務や契約に関わる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

先月の請求や入金について聞かれて、「請求書は月末に出しています。入金は、月の半ばに見ています」と答えたとします。経費の整理について聞かれて、「領収書は箱に入れているだけです」と答えます。過去に困ったことを聞かれて、「入金の確認を忘れて、未入金に1か月気づかなかった」と答え、使える時間は「30分」と答えたとします。

すると、先月の締めチェックのお金まわりに、「請求書を出した取引先を一覧で見直す」「入金を確認する」といった項目が並びます。書類まわりには、「領収書の箱を開けて、日付順に並べる」が入ります。月初の1枚では、入金の確認が一番上に来て、「30分」に収まるよう、領収書は「並べるところまで」と区切られます。

ここで、AIが勝手にやることを増やさないのが、このプロンプトで大事にしている点です。答えていない支払いや締切は空欄のままで、過去に困った「入金の確認」だけが、抜けやすい点としてやわらかく挙がります。

続け方：出して、選んで、1枚にして、毎月使い回す

出てきた案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、先月の締めチェックと、今月の準備チェックを見て、自分の仕事に合わない項目を外します。次に、月初の1枚を見て、1つずつの時間の目安を、自分の感覚で書き直します。そのうえで、印刷するか、手帳や管理表に貼って、毎月の月初に開く場所に置きます。

翌月は、「書き換える点」だけを直します。今月の予定と、取引先の入れ替わり、毎月の支払いの変化くらいです。AIに頼まなくても使い回せますが、仕事の内容が大きく変わったときには、もう一度プロンプトを使って、作り直してみてください。

最初から完璧を目指さず、まずは今月の月初に、1枚を開いてみる。それだけでも、頭の中で散らかっていたことが、目の前に並びます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。チェックの項目が自分の仕事に合っているか、日付や期限が合っているかは、必ずご自身で確かめてください。AIは、お仕事の実際の状況を見ているわけではないので、答えていないことは、わかりません。

取引先のお名前、会社名、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、税金の計算や申告の期限、契約上の期日、法律に関わることは、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、契約書や取り決めを確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、納品の確認、そして打ち合わせの準備や、聞き取りのメモと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、月初の締めと準備を、1枚にまとめる回でした。

月末に請求漏れと入金待ちを洗い出す方法は、第15回『月末の請求漏れ・入金確認のチェック』で書いています。

また、毎月のサブスクや固定費を見直す方法は、第24回『毎月のサブスク・固定費を見直すチェックリスト作り』で書いています。

これまでのプロンプトは、まとめ記事にもまとめています。

次回は、「請求書の金額や宛名を間違えて送ってしまったときの、訂正と再発行の連絡」をテーマにします。請求書を送ったあとで、金額や宛名の間違いに気づいて、どう連絡すればよいのか、手が止まってしまうことはないでしょうか。相手に迷惑をかけず、訂正の理由と、差し替えてほしい点が伝わる連絡文を整えられるプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

月初に抜けやすい作業や、次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。