納品書と検収の確認をAIで支払い前に揃える｜「まだ確認できていません」と言われる前のプロンプト

この記事で手に入るもの： 納品した案件を1件思い出して、いくつかの質問に答えるだけで、状況の整理メモ、確認項目と確認の期日が入った納品の連絡文（3つの型）、納品書に入れ忘れやすい項目のリスト、納品後の確認リスト、確認の返事が来ないときの一言が出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

「納品しました。ご確認をお願いします」。そう連絡して、請求書も用意した。ところが、数日たっても返事がない。しびれを切らして聞いてみると、「すみません、まだ確認できていません」。確認が終わらないと、支払いの話も進みません。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスは、納品して終わりではなく、取引先に確認してもらい、受け入れてもらってはじめて、支払いに進みます。ところが、納品の連絡は「お願いします」の一言で済ませてしまいがちです。何を、いつまでに確認してほしいのかが伝わっていないと、相手は後回しにしやすくなります。

今回は、納品の連絡と、確認してもらう項目、確認の期日を揃えるプロンプトをご紹介します。AIに1項目ずつ質問してもらい、納品の内容の整理から、連絡の文面、納品後の確認まで、まとめて整えます。

「納品しました」と「確認できました」は、別のもの

納品した側にとって、納品は「作業の区切り」です。一方で、受け取った側にとっては、納品は「確認作業の始まり」です。同じ納品でも、見ている景色が違います。

納品物を受け取った側が、内容を確かめて、取り決めどおりかどうかを見て、受け入れることを「検収」と呼びます。検収が済んではじめて、「この仕事は終わった」と、お互いに言えます。支払いの手続きも、検収のあとに進める取引先が少なくありません。

だから、納品の連絡の時点で、「何を確認してもらいたいか」と「いつまでに確認してもらえると助かるか」が書かれていると、相手は動きやすくなります。反対に、これが書かれていないと、「あとで見ます」のまま、時間がたってしまいます。相手が悪いのではなく、確認のしかたが伝わっていないだけ、ということも多いはずです。

揃えるのは、3つだけ

納品の連絡で揃えたいのは、次の3つです。

ひとつめは「何を納品したか」です。ファイル名、数量、納品日、受け渡しの方法。納品書がある場合は、納品書の内容と、連絡文の内容が食い違っていないことも大切です。ふたつめは「何を確認してほしいか」です。全部を見てほしいのか、数量と誤字だけでよいのか。範囲が決まっていると、相手は確認しやすくなります。みっつめは「いつまでに確認してほしいか」です。期日が書かれていれば、相手はその日を目安に動けますし、期日が近づいたときのリマインドも、自然に送れます。

なお、確認の期間や、検収後の支払いの時期は、発注書や契約書、事前のやりとりで決まっていることがあります。決まっているものは、それが優先です。このプロンプトは、取り決めを決めたり、変えたりはしません。取り決めの範囲で、伝わる文面に整えることだけを手伝います。

使い方は「納品した案件を1件思い出して、質問に答えるだけ」

最初に、最近納品した案件、またはこれから納品する案件を、1件だけ思い出してください。「資料の納品」「ホームページの修正」「原稿の納品」など、ざっくりで十分です。発注書や契約書、取引先とのやりとりが手元にあれば、開いておくと答えやすくなります。なくても、わかる範囲で大丈夫です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、納品の内容、取り決めの有無、確認してほしい項目、確認の期日の希望、支払いの予定、窓口になる方、過去につまずいたこと、修正があったときの希望を答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、納品の連絡文（短い版、確認項目つきの版、期日の確認つきの版の3つ）、納品書に入れ忘れやすい項目のリスト、納品後の確認リスト、確認の返事が来ないときの一言です。

なお、取引先のお名前、会社名、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は書かず、実際の情報は、送るときにご自身で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「納品の連絡と、検収の確認」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、納品の内容と、取引先に確認してほしい項目、確認の期日を整理し、取引先に送る連絡文と、納品後の確認リストを作ってください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない日付、数量、金額、取り決め、相手の事情を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・確認の期間や、支払いの時期は、私が答えた範囲だけを書いてください。一般的にはこうだ、という形で、取り決めを勝手に作らないでください。
・相手を急かす言い方、責める言い方は避けてください。確認してもらう側の負担が小さくなる、丁寧で短い文面にしてください。
・取引先の名前、会社名、メールアドレス、案件名、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。出力では、これらを【　】の空欄にしてください。
・契約上の検収の扱い、支払いが遅れた場合の対応、追加費用、税務や法律に関わる判断はしないでください。該当しそうな点は「取り決めを確認、または専門家に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな納品か（制作物、資料、原稿、作業の完了報告など。ざっくりで可）
2. 発注書、契約書、メールなどで、確認や検収、支払いについて決まっていること（あれば。なければ「なし」）
3. 納品するもの、納品日、受け渡しの方法（ファイル、URL、現物など）
4. 取引先に確認してほしい項目（数量、内容、誤字、仕様、ファイル形式など。思いつく範囲で可）
5. 確認してほしい期日の希望（日付は目安で可。取り決めの確認期間があれば、それも）
6. 支払いの予定（請求書を送る時期、支払期日の目安。決まっている範囲で可）
7. 確認の窓口になる方（仮名）と、普段のやりとりの方法、言葉づかい（メール、チャット、丁寧め、くだけた感じ、など）
8. 過去に、確認が遅れたり、納品後に修正が出たりしたことがあれば、その場面
9. 修正や不具合が見つかったときの、私の希望の対応（あれば）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／未定の項目／取り決めがある点と、ない点）
2. 納品の連絡文（次の3つ。いずれも、確認してほしい項目と、確認の期日が入った形に）
　A. 短い版（メッセージの冒頭にそのまま使える、2〜3文）
　B. 確認項目つきの版（確認してほしい項目を、箇条書きで見やすく）
　C. 期日の確認つきの版（「○日までにご確認いただけますと助かります。難しい場合はお知らせください」のように、相手の都合も聞く形）
3. 納品書に入れ忘れやすい項目のリスト（宛名、納品日、品名、数量、案件を特定できる番号や名前、備考など。取引先の様式や取り決めに合わせて確認する前提で、7個ほど）
4. 納品後の確認リスト（連絡文を送る前、期日の前日、返事が来たあと、の3つに分けて、各2〜3個）
5. 確認の期日を過ぎても返事が来ないときの、やわらかい一言の例（1つ。急かさず、確認の状況を聞く形）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（確認の期日が取り決めと合っているか、支払いの時期、検収の扱い、追加費用や修正の範囲、取引先との取り決めに触れる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

資料の納品について、納品するものを聞かれて「PDFの資料一式です。メールで送ります」と答えたとします。確認してほしい項目を聞かれて、「枚数と、数字と、誤字です」と答えます。期日の希望を聞かれて、「3営業日後までだと助かります。取り決めは特にありません」と答えたとします。

すると、Aの短い版として、「資料一式をお送りします。枚数、数字、誤字の3点を、○日までにご確認いただけますと助かります」といった形が出てきます。Cの期日の確認つきの版では、「期日が難しい場合は、お知らせください」という一言が加わります。納品書に入れ忘れやすい項目のリストや、期日の前日に見るチェックも、並んで出てきます。

ここで、AIが勝手に取り決めを足さないのが、このプロンプトで大事にしている点です。「取り決めは特にありません」と答えたら、その旨が整理メモに書かれ、確認の期間も、支払いの時期も、答えていないことは空欄のままです。急かす言い方にもならず、確認項目と期日だけが、短く並びます。

続け方：選んで、確かめて、送って、期日に見る

出てきた案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、A・B・Cのうち、いまの取引先と仕事に合うものを1つ選びます。慣れた相手にはA、確認してほしい点が多いときはB、相手の都合を聞きたいときはCがおすすめです。次に、整理メモの「取り決めがある点と、ない点」を見て、発注書や契約書の内容と食い違っていないかを確かめます。

そのうえで、納品の連絡を送ります。送ったら、期日をカレンダーなどに入れておきましょう。期日の前日に、納品後の確認リストを見て、返事が来ていなければ、やわらかい一言を送ります。確認の返事が来たら、その連絡を残しておくと、請求書を送るときや、あとで「いつ確認してもらったか」を振り返るときに役立ちます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。確認の期日や、支払いの時期が、発注書や契約書の内容と合っているか、納品書の項目が取引先の様式に合っているかは、必ずご自身で確かめてください。

取引先のお名前、会社名、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、検収の扱い、支払いの時期、追加費用、修正の範囲などは、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、契約書や取り決めを確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、領収書の宛名と但し書き、そして打ち合わせの準備や進捗報告、作業時間の振り返りと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、納品の連絡と、確認してもらう項目、確認の期日を揃える回でした。

請求書の支払期日と振込先を書き漏れなく整える方法は、第28回『請求書の支払期日と振込先の書き方』で書いています。

また、納品したあとに、お礼を伝えて次のご依頼につなぐ方法は、第22回『納品後のお礼と、次のご依頼につなぐ一通』で書いています。

これまでのプロンプトは、まとめ記事にもまとめています。

次回は、「相手の話を、自分の知識に当てはめずに聴く、聞き取りメモの整理」をテーマにします。相手の話を聞いているつもりが、あとでメモを見返すと、相手の言葉よりも自分の解釈ばかりが並んでいた。そんな場面はないでしょうか。聞いた事実と、自分の解釈を分けて整理できる、聞き取りメモのプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。