「箱の中身、見てみたら？」と言われて固まった私が、プロンプトで確定申告前の書類を"棚卸し"した話

先日、仕事仲間にこう聞かれました。「確定申告の書類って、もうそろっている？」。私は「だいたいは」と答えたものの、内心はひやひやでした。「だいたい」の中身を、自分でもよくわかっていなかったからです。

帰ってから、領収書を放り込んである箱を開けてみました。出てきたのは、色あせたレシート、折れ曲がった請求書の控え、そして用途のわからない封筒。カードの明細はアプリの中、取引先とのやりとりはメールとチャット、保険の書類は引き出しのどこか。どれがあって、どれが足りないのか、頭の中で数えようとしても数えきれません。

まだ10月なので、あわてる時期ではありません。けれど、年明けに「あの書類がない」と探し回るよりは、今のうちに「何がどこにあるか」を一度並べておくほうが、ずっと気が楽です。今回は、AIに質問してもらいながら、手元の書類を棚卸しするプロンプトをご紹介します。

書類は「ある・ない」より先に、「どこにあるか」がばらばら

書類の整理が進まない理由は、量の多さよりも、置き場所のばらつきにあると感じています。紙の領収書は箱、カードの利用明細はアプリ、請求書の控えはパソコンのフォルダ、振込の記録は通帳アプリ。1か所を見ただけでは、全体がつかめません。

もうひとつは、「ある」と「使える」の違いです。レシートはあっても、何の支払いか思い出せないものがあります。日付や金額が薄れて読めないものもあります。そこで、まず「どこに何があるか」を一覧にして、そのうえで「足りないもの」「中身がわからないもの」を拾い出していきます。

使い方は「場所を思い浮かべて、聞かれたことに答えるだけ」

最初に、書類がありそうな場所を、ざっと思い浮かべてください。箱、引き出し、パソコンのフォルダ、メール、カードや口座のアプリ、スマホの写真。細かく開く必要はありません。「ここにありそう」と思う場所を数えられれば十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、こちらは、場所ごとにどんな書類があるか、そろっているかどうかを答えるだけです。わからない項目は「未定」で構いません。

すべて答え終わると、AIが次の4つをまとめて出してくれます。書類の棚卸し表、足りない可能性のある書類の一覧、探す場所の候補、そして「まずこの順で手をつける」という作業の順番です。

なお、取引先の名前、金額、口座番号、マイナンバーなどは、そのまま貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は「約○万円」と丸めるか伏せるだけで、棚卸しには十分です。番号類は、書かないようにします。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「確定申告前の書類の棚卸し」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、手元にある書類の種類、置き場所、そろい具合を整理し、棚卸し表にまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない書類、日付、金額を、推測で足さないでください。わからない点は「記載なし」としてください。
・申告に必要な書類の種類、提出期限、保存期間などの制度の内容を、あなたが断定しないでください。「一般にこう言われていますが、国税庁などの公的な情報で要確認」という書き方にしてください。
・私の事業の形（青色申告か白色申告か、など）は私が答えたものだけを使ってください。私が答えていない場合は「要確認」としてください。
・取引先の名前や金額は、私が仮名や丸めた数字で伝えます。実名、詳しい金額、口座番号、マイナンバーなどは求めないでください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 対象にしたい年（例：今年1月から12月）と、今日の日付
2. 事業の形で、わかっていること（青色か白色か、わからなければ「未定」）
3. 売上や収入に関する書類（請求書の控え、入金の記録など）の、置き場所とそろい具合
4. 経費に関する書類（領収書、レシート、カードの明細など）の、置き場所とそろい具合
5. 毎月のように払っているもの（家賃、通信費、ソフトの利用料など）の、記録の有無
6. 年に一度のもの、または不定期のもの（保険料の払込、寄付、大きな買い物など）の、書類の有無
7. 仕事用と私用が混ざっているものと、その分け方の記録の有無
8. 気になっていること（なくした書類、読めないレシート、用途のわからない封筒など）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 書類の棚卸し表（書類の種類／置き場所／そろい具合／メモ／要確認）
2. 足りない可能性のある書類の一覧（私の答えから見える範囲だけ。断定せず「可能性」として）
3. 探す場所の候補（箱、メール、アプリ、取引先への問い合わせなど。私の答えに出てきた範囲で）
4. 作業の順番（まず手をつけるものから、3〜5段階で）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（必要書類の種類、提出や保存の決まり、金額、日付、仕事用と私用の分け方、税理士など専門家に聞くべき点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

AIの質問に、「領収書は紙が箱に入っているのと、スマホの写真に撮ったものがある」「カードの明細はアプリにある」「請求書の控えはパソコンのフォルダにあるが、去年の分は見当たらない」と答えていきます。すると、AIは、置き場所ごとに書類をまとめた棚卸し表を出し、そのうえで「去年の請求書の控え」を「足りない可能性のある書類」として挙げてくれます。

私が助かると感じているのは、AIが「必要な書類はこれです」と決めつけず、「私が答えた範囲で、可能性として」挙げてくれるところです。何が必要かは、事業の形や状況によって変わります。そこを断定されると、かえって不安になりますし、間違いのもとにもなります。「要確認」の札が付いた項目だけを、公的な情報で確かめれば済みます。

続け方：棚卸しは一気に終えず、4つの段に分ける

棚卸しを一度で終えようとすると、疲れて途中で止まります。おすすめは、4つの段に分けることです。

まず、プロンプトに答えて、棚卸し表をつくります。次に、「足りない可能性のある書類」を、探す場所の候補をもとに探します。見つかったら、置き場所をそろえます。最後に、申告の直前に、棚卸し表を見ながら、そろっているかを確認します。

各段は、1回15分くらいでかまいません。出てきた棚卸し表は、そのまま信じず、次の順に確かめます。まず、実際の置き場所を開いて、表のとおりにあるかを見ます。次に、「要確認」の項目を、国税庁などの公的な情報や、税理士に聞けるならそちらで確かめます。最後に、表を保存して、翌年も使えるようにしておきます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。書類のそろい具合、必要な書類の種類、日付、金額は、必ずご自身で、実物や公的な情報と照らして確認してください。最終的な判断は、ご自身で行います。

取引先の名前や金額、口座番号、マイナンバーなどの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、申告の要件、提出の期限、書類の保存の決まり、経費にできるかどうかといった、税金や法律に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の税務判断をするものではありません。必要に応じて、国税庁の案内や、税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、アンケートの分析、長文メールの要約、電話メモの整理、名刺の整理、日程調整、1週間の整理、月末の請求確認と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、その積み重ねが集まる「1年分の書類」を、一度見渡す回でした。

次回は、「仕事用と私用が混ざった支出の整理」をテーマにします。通信費や交通費など、線引きに迷いがちな支出を、どう記録に残していくかを考える予定です。

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