作業時間の振り返りをAIで見積りの根拠に｜「たぶんこのくらい」で金額を決める前のプロンプト

この記事で手に入るもの： 終わった案件を1件思い出して、いくつかの質問に答えるだけで、工程ごとの「見積りの時間」と「実際の時間」の比較表、ズレの理由のメモ、次の見積りに使える根拠のメモ、見積りに入れ忘れやすい項目のリストが出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

「ホームページの修正なら、10時間くらいかな」。そう見積もって、金額を決めて送る。ところが、終わってみると、思っていたより時間がかかっている。打ち合わせが予定より長引いた、素材を集めるのに手間取った、修正のやりとりが何往復も続いた。どれも仕事のうちなのに、見積りには入っていなかった。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスは、見積りを出す人と、作業をする人が、同じ自分です。だからこそ、感覚で「たぶんこのくらい」と決めやすく、終わったあとに振り返る時間も、なかなか取れません。振り返らないまま次の見積りに進むと、同じズレが、また起きてしまいます。

今回は、終わった案件の作業時間を振り返って、次の見積りの根拠にするプロンプトをご紹介します。AIに1項目ずつ質問してもらい、時間のメモの整理から、ズレの理由、次に使える根拠のメモまで、まとめて整えます。

見積りの時間が、実際とずれる理由

見積りの時間がずれるのは、見積もる力が足りないからではない、と私は考えています。多くの場合、ずれの原因は「数え忘れた作業」と「記録がなくて思い出せないこと」の2つです。

まず、数え忘れた作業です。見積りを出すときは、中心になる作業、たとえば文章を書く、デザインを作る、といった作業の時間は、思い浮かびやすいものです。一方で、打ち合わせやヒアリング、素材や情報の確認、連絡のやりとり、修正への対応といった「まわりの作業」は、頭から抜けやすくなります。

次に、記録がないことです。作業が終わった時点で「けっこう時間がかかったな」と感じても、何にどのくらいかかったのかは、数日たつと思い出せません。感覚だけが残って、次の見積りに使える形では残っていない、という状態です。

反対に、ざっくりとでも記録が残っていれば、次の見積りで「前回、同じような案件で、この作業に○時間かかった」と言えます。これが、見積りの根拠になります。

振り返りは、3つの数字だけでいい

振り返りというと、細かい時間管理表を思い浮かべるかもしれません。でも、続けやすいのは、もっとシンプルな形です。工程ごとに、次の3つだけを並べます。

ひとつめは「見積りに入れた時間」です。見積りを出したときに、どのくらいかかると考えていたか。正確でなくて構いません。ふたつめは「実際にかかった時間」で、カレンダーやメールの記録、作業ファイルの更新日などから、おおよそを思い出します。みっつめは「ズレの理由」です。差が出た工程について、なぜ差が出たのか、一言だけメモします。

この3つが並ぶと、「どの工程が、いつも想定より長くなるのか」が見えてきます。見えてきたら、次の見積りでは、その工程の時間を多めに見込んだり、まわりの作業を別の項目として見積りに書いたりできます。

なお、見積りに入れる金額をどう決めるかは、仕事の内容や取引先との関係によって変わります。このプロンプトは、金額を決めることはしません。あくまで「時間の見当を整理して、根拠のメモにする」ことだけを手伝います。

使い方は「終わった案件を1件思い出して、質問に答えるだけ」

最初に、最近終わった案件を、1件だけ思い出してください。「ホームページの修正」「資料の作成」「撮影」「原稿の執筆」など、ざっくりで十分です。作業時間のメモが残っていれば、手元に開いておくと答えやすくなりますが、なくても大丈夫です。覚えている範囲の「たぶん」で進められます。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、案件の種類、見積りを出したときの時間の見込み、実際にかかった工程と時間、見積りに入れていなかった作業、ズレが大きかった工程、次に似た案件が来そうか、といったことを答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、工程ごとの比較表、ズレの理由のメモ、次の見積りに使える根拠のメモ、見積りに入れ忘れやすい項目のリスト、そして次の案件から付けられる簡単な記録の形です。

なお、取引先のお名前、会社名、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、金額は書かず、時間だけで答えれば足ります。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「作業時間の振り返りと、見積りの根拠づくり」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、終わった案件の作業時間を整理し、次の見積りに使える根拠のメモにまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない時間、数字、工程、事情を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・私の記憶があいまいな時間は、「おおよそ」と明記し、正確な記録であるかのように書かないでください。
・見積りの金額や時間単価は、決めたり提案したりしないでください。扱うのは「時間」の整理だけです。
・「遅かった」「効率が悪かった」など、私を責める言い方はしないでください。ズレは、次に活かせる情報として前向きに扱ってください。
・取引先の名前、会社名、案件名、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。出力では、これらを【　】の空欄にしてください。
・契約上の報酬の決め方、追加費用を請求できるかどうか、税務や法律に関わる判断はしないでください。該当しそうな点は「取り決めを確認、または専門家に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな案件か（制作、資料作成、撮影、執筆、調整など。ざっくりで可）
2. 見積りを出したときの、全体の時間の見込み（おおよそで可。覚えていなければ「未定」）
3. その見込みの中に入れていた作業（工程）と、それぞれの見込みの時間（おおよそで可）
4. 実際にやった作業（工程）と、それぞれにかかった時間（おおよそで可。作業のメモ、カレンダー、メールの日付などを見て思い出せる範囲で）
5. 見積りに入れていなかったが、実際には発生した作業（打ち合わせ、連絡、素材集め、修正対応など。あれば）
6. 見込みと実際の差が、いちばん大きかった工程と、そのときの事情（あれば）
7. 時間の記録の取り方（メモを取っていた、カレンダーに残っている、記録はない、など）
8. 次に、似た案件が来そうか（来そうなら、どんな案件か）
9. 振り返りの記録に、かけられる手間の度合い（案件ごとに1分まで、5分までなど）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／おおよその数字／未定の項目）
2. 工程ごとの比較表（「工程」「見積りに入れた時間」「実際の時間」「差」の4列。入れていなかった作業は「見積りに入れた時間：なし」として入れる）
3. ズレの理由のメモ（私が答えた事情の範囲だけ。工程ごとに一言）
4. 次の見積りに使える根拠のメモ（「前回の似た案件では、○○に【　】時間かかった」の形で3〜5行。おおよその数字は「おおよそ」と書く）
5. 見積りに入れ忘れやすい項目のリスト（私の案件で実際に発生した作業を中心に。7個ほど）
6. 次の案件から付ける、簡単な記録の形（私が答えた手間の度合いに収まるもの。列の名前と、書き方の例を、仮名で1つ）
7. 次の見積りの時間の見当を、根拠とあわせて取引先に説明するときの一言の例（1つ。金額には触れない）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（おおよその時間が実際と合っているか、見積りに入れる作業の範囲、金額や追加費用の決め方、取引先との取り決めに触れる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

資料の作成の案件について、見積りに入れた時間を聞かれて、「全部で6時間くらい」と答えたとします。入れていた作業を聞かれて、「打ち合わせ1時間、素材集め1時間、資料の制作3時間、修正1時間」と答えます。次に、実際の時間を聞かれて、「打ち合わせ2時間、素材集め1.5時間、制作3.5時間、修正2時間で、全部で9時間くらい」と答えたとします。

すると、比較表では、全体で3時間の差が出ていることが整理されます。内訳は、打ち合わせが1時間、素材集めが0.5時間、制作が0.5時間、修正が1時間です。ズレの理由には、「打ち合わせが予定より長引いた」「修正の往復が増えた」といった、私が答えた事情だけが並びます。

次の見積りに使える根拠のメモとしては、「前回の似た案件では、打ち合わせにおおよそ2時間、修正対応におおよそ2時間かかった」といった形が出てきます。ここで、AIが勝手に事情を足さないのが、このプロンプトで大事にしている点です。答えていない理由は書かれず、記憶があいまいな数字には「おおよそ」と付きます。金額については何も決めず、時間の整理だけが並びます。

続け方：記録して、振り返って、次の見積りに使う

出てきた案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、比較表とズレの理由を見て、数字がご自身の感覚と合っているかを確かめます。おおよその時間が実際とずれていると感じたら、その点をAIに伝えて、直してもらってください。次に、「次の見積りに使える根拠のメモ」を、見積書を作るときに見返せる場所に保存します。過去の案件のメモが増えるほど、「この種類の仕事は、この工程に時間がかかりやすい」と、自分の傾向が見えてきます。

そのうえで、次の案件からは、付いてきた「簡単な記録の形」を試します。案件ごとに、工程と時間を一行ずつ書き留めるだけでも十分です。完璧な時間管理を目指すより、続けられる粗い記録のほうが、あとで役に立ちます。

見積りを出すときは、見積りに入れ忘れやすい項目のリストを見ながら、まわりの作業を見積りに含めるかどうかを考えます。含めるか、別の項目として書くか、範囲の外とするかは、取引先との関係や仕事の内容で変わります。ご自身で決めてください。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。おおよその時間が実際と合っているか、見積りに入れる作業の範囲が適切かは、必ずご自身で確かめてください。時間の記録が残っていないときの数字は、記憶に頼ったおおよそのものです。次の見積りで使うときは、その点を意識してください。

取引先のお名前、会社名、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、見積りの金額の決め方、追加の費用を請求できるかどうか、契約上の取り決めなどは、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、契約書や取り決めを確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、領収書の宛名と但し書き、そして打ち合わせの準備や進捗報告と、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、終わった案件の作業時間を振り返って、次の見積りの根拠にする回でした。

見積書そのものの作り方は、第2回『見積書』で書いています。

また、見積りを出す前に、お客様の希望を聞き取る方法は、第20回『新規のお問い合わせへの返信と見積り前の聞き取り』で書いています。

これまでのプロンプトは、まとめ記事にもまとめています。

次回は、「納品書と検収の確認を、支払いの前に取引先と揃える」をテーマにします。「納品しました」と連絡したのに、「まだ確認できていません」と言われて、支払いの話が止まってしまう。そんな場面はないでしょうか。納品の連絡と、確認してもらう項目、確認の期日を揃えるための文面と、送る前の確認リストが手に入るプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。