「これ、仕事？私用？」と手が止まった私が、プロンプトで混ざった支出に線を引いた話

スマホの利用明細を眺めていて、ふと手が止まりました。月々の通信費。打ち合わせの連絡にも使うし、動画も見るし、家族とのやりとりにも使っています。これは、どこまでが仕事なのでしょうか。

もう少し見ていくと、同じような「混ざった支出」がいくつも出てきました。自宅で仕事をしているので、家賃も電気代も、インターネット代もそうです。打ち合わせに行った帰りに買った本は、仕事の資料のようでもあり、趣味のようでもあります。先月のカフェ代は、作業のためだったのか、ただ休憩したかっただけなのか、自分でも思い出せません。

そのたびに「あとで考えよう」と後回しにして、気づけば明細がたまっていました。今回は、AIに質問してもらいながら、こうした支出を一つずつ整理して、考え方を記録に残すためのプロンプトをご紹介します。

迷う原因は、「金額」より「線の引き方が決まっていないこと」

混ざった支出で困るのは、計算が難しいからではない、と感じています。本当に困るのは、そのときどきの気分で判断してしまうことです。先月は半分で、今月は3割。理由を聞かれても、説明できません。

もうひとつは、「なぜその割合にしたのか」が、どこにも残っていないことです。後から見返したときに、自分でも根拠がわからなくなります。

そこで、金額を決める前に、まず支出を種類ごとに並べます。そして、「何を基準に分けるか」を、自分の言葉で書き出しておきます。基準が書いてあれば、毎月同じ考え方で記録を続けられます。

使い方は「迷っているものを、思いつく順に答えるだけ」

最初に、迷っている支出を、思いつく限り書き出してみてください。通信費、家賃、光熱費、交通費、書籍、飲食、ソフトの利用料など、順番は気にしなくて構いません。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、こちらは、その支出をどんな場面で使っているか、仕事の使い方がどのくらいか、記録は残っているか、などを答えるだけです。わからない項目は「未定」で構いません。

すべて答え終わると、AIが次の4つをまとめて出してくれます。支出ごとの整理表、「どんな基準で分けているか」の下書き、足りない記録の一覧、そして自分で確認すべき点のリストです。

なお、口座番号や契約者番号、住所、取引先の名前などは、そのまま貼らないでください。金額も「約○千円」のように丸めるか、伏せて構いません。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「仕事用と私用が混ざった支出の整理」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、混ざっている支出の使い方と、分け方の考え方を整理し、記録に残せる形にまとめてください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が書いていない支出、金額、割合を、推測で足さないでください。わからない点は「記載なし」としてください。
・経費にできるかどうか、どのくらいの割合まで認められるか、といった税務上の判断を、あなたが断定しないでください。「一般にはこう考えられることが多いが、国税庁などの公的な情報や、税理士に要確認」という書き方にしてください。
・割合の数字を、あなたが決めないでください。私が答えた使い方の説明をもとに、「考えられる分け方の候補」を2つほど示し、選ぶのは私にしてください。
・口座番号、契約者番号、住所、取引先の実名、詳しい金額は求めないでください。私は仮名や丸めた数字で答えます。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. 整理したい期間（例：今年1月から今日まで）と、今日の日付
2. 仕事用と私用が混ざっていて、迷っている支出のすべて（種類ごとに。順番は気にせず、書き終えたら「以上」と書きます）
3. 支出ごとの、使っている場面（仕事ではどんなとき、私用ではどんなときに使うか）
4. 支出ごとの、仕事の使い方の目安になるもの（使う時間、使う面積、使う回数、仕事の連絡の件数など、私が把握しているもの）
5. 支出ごとの、記録の有無（明細、契約書、レシート、使った日のメモなど）
6. 支出ごとの、これまでの分け方（決めていない、毎月その場で決めている、など）
7. 事業の形や、申告の方法で、わかっていること（わからなければ「未定」）
8. 気になっていること（税理士に聞きたいこと、線引きに自信がないものなど）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 支出ごとの整理表（支出／仕事の使い方／私用の使い方／記録の有無／これまでの分け方／要確認）
2. 考えられる分け方の候補（支出ごとに2つ。私の答えから見える範囲で、割合を決めつけず、考え方の違いとして）
3. 「私の分け方の考え方」の下書き（毎月同じ基準で記録を残すためのメモ。私が選んだ後に書き直せるよう、【　】の空欄を残す）
4. 足りない記録の一覧（これを残しておくと、後で説明しやすくなりそうなもの）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（経費にできるかどうかの判断、割合の根拠、金額、日付、契約の内容、税理士など専門家に聞くべき点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

迷っている支出として「スマホの通信費」と「自宅のインターネット代」を挙げたとします。使っている場面を聞かれて、「スマホは、取引先との通話とチャットに毎日使うが、動画やゲームにも使う」「インターネットは、仕事のオンライン会議と、家族の動画視聴の両方に使う」と答えます。

すると、AIは整理表をつくったうえで、通信費について「通話や連絡の件数をもとにした分け方」と「使う時間をもとにした分け方」の2つを候補として示してくれます。どちらを選ぶか、割合をいくつにするかは、こちらが決めます。

私が助かると感じているのは、AIが割合を決めてしまわないところです。割合は、事業の実態や、残せる記録によって変わります。ここを機械的に決められてしまうと、かえって説明のつかない数字が残ってしまいます。AIは、考える材料を並べて、「なぜそう分けたのか」を書き残す手伝いをしてくれる、という位置づけがちょうどよいと思っています。

続け方：最初に基準を決めて、あとは月に1回、見返すだけ

混ざった支出の整理は、最初の1回がいちばん時間がかかります。ここで基準を決めておけば、翌月からは見返すだけで済みます。流れは、次の3つの段です。

まず、プロンプトに答えて、整理表と「私の分け方の考え方」の下書きをつくります。次に、下書きの【　】の空欄を自分で埋めて、基準を文章として保存します。そのあとは、月に1回、10分だけ、明細を見ながら基準に当てはめます。生活や仕事の形が変わったら、基準そのものを見直します。

出てきた整理表は、そのまま信じず、次の順に確かめます。まず、実際の明細や契約書を開いて、支出の内容が合っているかを見ます。次に、「要確認」の項目を、国税庁などの公的な情報や、税理士に聞けるならそちらで確かめます。最後に、基準の文章を保存して、いつでも見返せるようにしておきます。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。支出の内容、分け方の候補、日付、金額は、必ずご自身で、明細や契約書と照らして確認してください。最終的な判断は、ご自身で行います。

口座番号、契約者番号、住所、取引先の名前などの個人情報・取引先情報は、そのまま貼らず、仮名や伏せ字にしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定やデータの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、どの支出を経費にできるか、どのくらいの割合が認められるかといった、税金や法律に関わる判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の税務判断をするものではありません。必要に応じて、国税庁の案内や、税理士などの専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、契約書チェック、提案書の構成、アンケートの分析、長文メールの要約、電話メモの整理、名刺の整理、日程調整、1週間の整理、月末の請求確認、書類の棚卸しと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、その中でも「線を引く理由」を、あらかじめ言葉にしておく回でした。

次回は、「取引先への値上げ・条件変更のお願いメール」をテーマにします。言い出しにくい料金や納期の相談を、角を立てずに伝える文面を、AIと一緒に整える方法を考える予定です。

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