取引先への進捗報告の一通をAIで短く整える｜「進んでいますか？」と聞かれる前に送るプロンプト

この記事で手に入るもの： 今進めている案件を1つ思い出して、いくつかの質問に答えるだけで、状況の整理メモ、取引先に送る短い進捗報告の文面（3つの場面別）、送る前の確認リスト、次の報告の予告の一言が出てくる、コピーして使えるプロンプトです。

「その後、進み具合はいかがでしょうか？」というメールが届いて、胸がざわっとする。まだ途中だけれど、順調とも言い切れない。慌てて状況をまとめ、あれもこれもと書いているうちに、返信が長くなってしまう。そんな場面に、覚えはないでしょうか。

個人事業主やフリーランスは、案件の進み具合を、自分ひとりで把握して、自分で伝えます。進んでいるときほど、報告を後回しにしがちです。ところが、取引先から見ると、連絡がない時間は「どうなっているのかわからない時間」です。報告が遅れるほど、聞くほうも、答えるほうも、気まずくなります。

今回は、聞かれる前に送れる、短い進捗報告の一通を作るプロンプトをご紹介します。AIに1項目ずつ質問してもらい、状況の整理から、文面、送る前の確認まで、まとめて整えます。

進捗報告が後回しになる理由

後回しになるのは、報告が「ちゃんと書かなければいけないもの」に見えるからです。進んでいる部分、遅れている部分、お願いしたいこと、これからの予定。全部を整えようとすると、書き始めるまでが重くなります。

けれど、取引先が知りたいことは、実はそれほど多くありません。「どこまで終わったか」「いまどこをやっているか」「次に何があるか、こちらにお願いしたいことはあるか」。この3点が短く伝われば、たいていは安心してもらえます。

反対に、よくある行き違いは、次のようなものです。順調なときに連絡がなく、不安にさせてしまう。遅れそうなことを、ぎりぎりまで言い出せない。確認してほしいことが、報告の途中に埋もれて、返事をもらえない。どれも、書く量の問題ではなく、何を、どの順番で伝えるかが決まっていないことが原因です。

短い進捗報告は、3点だけでいい

進捗報告は、次の3点に絞ります。

ひとつめは「終わったこと」です。進んだ事実を、一言で伝えます。ふたつめは「いまやっていること」です。いまの作業と、見通しを短く伝えます。みっつめは「次にあること」で、次の報告の時期や、こちらからお願いしたい確認があれば、ここに入れます。

遅れが出ているときも、型は同じです。遅れを隠さず、「いつまでに、どうする見込みか」を添えれば、取引先は次の手を考えられます。

プロンプトでは、この3点を、ご自身の案件の言葉に合わせて整えてもらいます。

使い方は「今の案件を1つ思い出して、質問に答えるだけ」

最初に、いま進めている案件を1つだけ思い出してください。「ホームページの制作」「資料の作成」「撮影の準備」など、ざっくりで十分です。

次に、下のプロンプトをAIに貼り付けます。AIが1項目ずつ質問しますので、案件の種類、納期の目安、終わったこと、いまやっていること、遅れや気がかりな点、取引先にお願いしたいこと、普段のやりとりの方法（メール、チャットなど）を答えていきます。わからない項目は「未定」で大丈夫です。

答え終わると、AIが次のものをまとめて出してくれます。状況の整理メモ、進捗報告の文面（順調なとき、少し遅れそうなとき、確認をお願いしたときの3つ）、送る前の確認リスト、次の報告の予告の一言です。

なお、取引先のお名前、会社名、案件名、具体的な金額などは、AIには貼らないでください。「A社」「Bさん」のような仮名にして、実際の情報は、送るときにご自身で入れます。

ここから下を丸ごとコピーしてください。

あなたは、個人事業主・フリーランスの「取引先への進捗報告」を手伝うアシスタントです。
これから私に質問をして、案件の進み具合を取引先に短く知らせる文面と、送る前の確認リストを作ってください。

【進め方のルール】
・質問は必ず1回に1項目だけ。私が答えてから次に進んでください。
・わからない項目は私が「未定」と答えます。その場合は「未定」と記録して次へ進んでください。
・私が答えていない事情、日付、進み具合、金額を、推測で足さないでください。わからない点は【　】の空欄にしてください。
・遅れていることを隠したり、実際より良く見せたりする書き方はしないでください。事実のとおりに、短く伝える文面にしてください。
・言い訳や、長い経緯の説明は入れないでください。「終わったこと」「いまやっていること」「次にあること」の3点を中心にしてください。
・取引先の名前、会社名、メールアドレス、案件名、具体的な金額は、私に求めないでください。私は「A社」「Bさん」のような仮名で答えます。出力では、これらを【　】の空欄にしてください。
・契約、納期、費用の負担、責任の所在などの判断はしないでください。該当しそうな点は「契約書や取り決めを確認、または専門家に要確認」としてください。

【聞き取る項目（この順番で、1つずつ）】
1. どんな案件か（制作、資料作成、撮影、調整など。ざっくりで可）
2. 納期や次の節目の目安（日付は目安で可）
3. ここまでに終わったこと
4. いまやっていること
5. これからの予定（次に何をするか）
6. 遅れや、気がかりな点（あれば。なければ「なし」）
7. 取引先にお願いしたいこと、確認してほしいこと（あれば）
8. 取引先とのやりとりの方法と、普段の言葉づかい（メール、チャット、丁寧め、くだけた感じ、など）
9. 次の報告を、いつごろ送れそうか（目安で可）

【すべて聞き終えたら】
次の順番で出力してください。
1. 状況の整理メモ（わかっている事実／未定の項目）
2. 進捗報告の文面（次の3つ。それぞれ短く、3点が一目でわかる形に）
　A. 順調に進んでいるとき
　B. 少し遅れそうなとき（遅れの事実と、見込みを正直に伝える）
　C. 確認やお願いがあるとき（お願いを、報告の最後に1つだけ、はっきり書く）
3. 送る前の確認リスト（日付、進み具合の表現、お願いの内容、数字、取引先の呼び方、事実と違う点がないか、など。7個ほど）
4. 次の報告の予告の一言（1つ。「○日ごろに、またご連絡します」の形）

【最後に】
私が自分で確認すべき箇所（進み具合の表現が実際と合っているか、日付、納期や費用に関わる点、取引先との取り決めに触れる点）を「要確認」として別に挙げてください。

それでは、1つ目の質問からお願いします。

やりとりのイメージ

たとえば、こんなやりとりになります（説明用の架空の例です）。

資料の作成を請けている案件について、「終わったことは、構成案の確認です」、「いまやっていることは、本文の作成です」、「気がかりな点は、素材の到着が少し遅れていることです」と答えたとします。取引先にお願いしたいことを聞かれて、「素材を、今週中に送っていただきたいです」と答えたとします。

すると、Cの確認をお願いする文面として、「構成案のご確認、ありがとうございました。現在は本文を作成しています。素材のお預かりが今週中だと、予定どおり進められます。お手数ですが、ご確認をお願いいたします。次の状況は、【　】ごろにご連絡します」といった形が出てきます。

ここで、AIが事情を勝手に足さないのが、このプロンプトで大事にしている点です。「順調です」といった、私が答えていない表現は足されず、わからない点は空欄のまま残ります。遅れがあるときも、言い訳は書かれず、事実と見込みだけが、短く並びます。

続け方：週に1度の定例にする

出てきた案は、完成品ではなく、たたき台です。次の流れで使うと、無理がありません。

まず、A・B・Cの3つのうち、いまの状況に合うものを1つだけ選びます。次に、送る前の確認リストで、日付と進み具合の表現が、実際と合っているかを見ます。AIが整えた言葉が、実際より良く聞こえていないか、ここだけは必ずご自身の目で確かめてください。

そして、最後に付いている「次の報告の予告」の一言を、そのまま添えて送ります。次の報告がいつ来るかがわかるだけで、取引先は待ちやすくなります。この予告を守ることが、いちばんの信頼になります。

進捗報告をあらかじめ決まった曜日にすると、毎回考える手間が減ります。プロンプトを同じAIの画面に残しておき、毎回、変わった点だけを答え直す使い方もおすすめです。

使う前に、気をつけたいこと

AIの出力は、あくまで「下書き」です。進み具合の表現や日付が、実際と合っているか、取引先との関係に合った言い方かは、必ずご自身で確かめてください。納期や費用に関わる内容は、送る前に、契約書や取り決めと照らし合わせてください。

取引先のお名前、会社名、案件名、金額などの個人情報・取引先情報は、AIに貼らず、仮名や空欄のままにしてからお使いください。お使いのAIサービスの設定や、データの扱いについても、あらかじめご確認ください。

また、納期の遅れや費用の負担、責任の所在などの判断は、AIの出力を専門家の判断として扱わないでください。この記事も、個別の判断をするものではありません。必要に応じて、契約書を確認するか、専門家にご相談ください。

おわりに

これまで、請求書や見積書、催促メール、契約書チェック、経費の仕分け、領収書の宛名と但し書き、そして打ち合わせの準備や質問の作り直しと、事務作業をひとつずつAIに手伝ってもらう方法を書いてきました。今回は、案件の進み具合を、聞かれる前に短く知らせる回でした。

見積書を送ったあとの連絡は、第21回『見積書を送ったあとの返事がないときのフォローメール』で書いています。

また、追加の修正をお願いされたときの返し方は、第19回『追加の修正依頼への返信』で書いています。

これまでのプロンプトは、まとめ記事にもまとめています。

次回は、「見積書の有効期限が切れたときの、再見積の連絡」をテーマにします。「前にいただいた見積書の期限、過ぎていますよね」と気づいたものの、どう切り出せばよいかわからず、そのままにしてしまう。そんな場面はないでしょうか。期限が切れた見積書について、取引先に失礼なく連絡し、再見積の希望を確認するための文面が手に入るプロンプトをお届けする予定です。

毎日1本、事務作業を楽にするプロンプトを出しています。次回もすぐ見つけていただけるよう、よろしければフォローしておいていただけると嬉しいです。

次に取り上げてほしい事務作業があれば、コメントで教えてください。できるだけ、これからの回に反映します。