追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

これまで、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししてきました。

今回は、追加解説②として、業務改善におけるチェンジマネジメントの必要性について検討していきたいと思います。

業務改善は抵抗される

業務改善を検討し数々の最適なツールを準備したとしても、各ユーザにおいてそのツールを正しく利用していただけなければ、その効果を獲得することはできません。
業務改善に必要な新たなツールの導入時、様々な抵抗を受けたことがある方も多く存在すると思います。
業務改善実行の最後の課題は、これらの抵抗に対する対応策を検討することとなります。
そして、この活動こそが、チェンジマネジメントと呼ばれる活動です。

なぜ業務改善は抵抗されるのか？

業務改善が抵抗される理由は、「業務改善を押し付けられる！」という意識に尽きると考えられます。
各ユーザ（業務担当者）において、現状の業務を変更することは、業務改善推進者の想像を超える負担になっていることを理解していただきたいと思います。
全てのユーザが自分と同じ熱意を業務改善に持っていると勘違いしてはいけません。
確かに業務改善を実行することで、業務の効率化が図られ、より正しい業務の遂行が可能になることは事実です。
しかしながら、各ユーザにとっては、自分の業務に対し、業務改善の効果をイメージすることは非常に難しいのです。
「折角慣れている業務なのに、また、変更を強いられた！」というのが、各ユーザの本音だと思ってください。

各ユーザに寄り添うとはどういうことか？

このような業務改善に対する抵抗に対し、これまでのチェンジマネジメントは、所謂巻き込み型のアプローチが一般的でした。

• “ワイガヤ”でプロジェクトを実行し、プロジェクトに対する興味を喚起する

• ポジティブな意見に強く反応し、ネガティブな意見はスルーする

このようなチェンジマネジメントも有効なアプローチであることは間違いありません。
しかしながら、時として、「賛成派」と「反対派」という二極化を招く恐れもあります。

そのため、最近では、「反対派」に積極的に寄り添うというアプローチを取るケースが増えています。
これまでの記事でもご説明して参りましたが、kintoneをはじめとするローコード開発は「直ぐにイメージを具現化」でき、「失敗したら躊躇せずに捨てられる」という特徴を有しています。
このことは「反対派」の興味を引くためのチャレンジを積極的に行う機会を提供するということに通じています。
つまり、失敗が許されないシステム開発を伴う業務改善プロジェクトにおいては、チェンジマネジメントプログラムを企画することが重要でしたが、失敗が許される業務改善プロジェクトにおいては、より積極的に「反対派」のニーズを拾うことが可能になりました。
このことが、寄り添い型を助長した理由です。

標準化と逆行する属人化の推進

寄り添い型とは、時として、標準化と逆行する属人化を推進することにもなり得ます。
「反対派」とは、自分たちの業務を変えたくない、つまり標準化に賛同したくないユーザと考えることも可能です。
「反対派」に寄り添うとは、「反対派」が行なっている現行の属人化業務を効率化するためにシステム開発を行っているとも言えるのではないでしょうか。
しかしながら、「反対派」の業務に寄り添い、「反対派」の信頼を獲得することは、業務改善で標準化を推進するためには非常に大事な活動になると思います。
業務改善は「急がば回れ」の精神で、誰一人取り残さず、確実に推進することが重要です。

まとめ

今回は、追加解説②として、チェンジマネジメントの必要性とその施策について検討を行いました。
業務改善には、必ず「反対派」が登場します。
この「反対派」を取り込むためにもkintoneの開発生産性の高さは、とても魅力的です。
kintoneを活用し「反対派」が喜ぶ機能開発をどんどん進めていくチェンジマネジメントプログラムを企画することも業務改善には必要な活動だと感じています。

＜連載一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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