第6回 業務改善における伴走型サービスの重要性（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）
当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）
前回は、kintoneを活用した業務改善について、当社の具体的な事例を通して、その考え方を紹介してきました。
今回は、kintoneを利用した業務改善において重要な伴走型サービスの必要性について検討していきたいと思います。
伴走型サービスとは
近年、システム導入プロジェクトにおいて「伴走型サービス」という言葉を耳にする機会が増えています。
これは、顧客やユーザ部門と密にコミュニケーションを取りながらプロジェクトを進め、課題に対応していくアプローチを象徴する表現といえます。
kintone導入と伴走型サービスの相性
kintoneの導入で伴走型サービスが特に有効とされる理由には、kintoneの高い開発生産性と、すぐに業務運用が可能という特性にあります。
システム開発プロジェクトにおいては、アジャイル開発アプローチが普及しています。
このアジャイル開発アプローチはkintoneの導入プロジェクトにおいて、相性が非常に良いと考えられています。
アジャイル開発では、開発スコープを小さく分けてユーザ部門の意見をその場で取り入れながら、スモールスタートで開発と運用を繰り返しながら、徐々に業務領域を拡大していきます。
このように、少しずつ機能を拡充し、利用範囲を拡大していくアプローチがkintoneの活用には最適です。
逆に、ウォーターフォール型の一括導入アプローチをkintoneの導入プロジェクトに適用するケースは稀といえるでしょう。
当社の伴走型サービスの考え方
当社も基本的には、kintoneの導入時にアジャイル開発アプローチを推奨していますが、必ずしも迅速な導入だけが目標ではありません。
これまでも説明してきたように、業務改善にはすぐに解決できるものから、数年単位で段階的に実現するものまで、様々なテーマが存在します。
利害関係者間での合意形成もアジャイルに進められないことが多く存在し、何度も意見を交換しながら着地点を模索していくことになります。
そこで、当社では準備フェーズ、開発フェーズ、本番フェーズの3つのフェーズに分けて伴走型サービスを提供しています。
このうち開発フェーズはアジャイル開発アプローチで進めるのが効果的ですが、準備フェーズでは利害関係者の合意形成を納得できるまで行うことが、より重要となります。
また、本番フェーズでは、業務移行を確実に支援するため、業務トレーニングや業務監査といった活動も重視しています。
当社の考える伴走型サービスは、準備フェーズ〜開発フェーズ〜運用フェーズのあらゆる活動に対して、お客様の行う業務改善のご支援を行うことが可能となるように定義いたしました。
当社が行う伴走型サービスの具体例
以下は、当社がご提供する伴走型サービスの特徴的な具体例です。
業務改善経験が乏しい社内メンバーへの支援
実現性トレーニングやアプリケーショントレーニングで業務改善アプローチを体験していただき、当社キーメンバーとのディスカッションを通じて、目標とすべきKPI定義や業務改善計画の作成などをサポートします。kintoneの利用促進に向けた運用改善の支援
業務監査活動の１つとして、kintoneアプリごとの利用状況把握や利用部門のヒアリングを通じて、kintoneアプリの業務への落とし込みを再設計し、または担当者ごとの状況に応じた個別業務トレーニングや個別相談会の実行を支援します。特定部門で開発したkintoneアプリの他部門展開
kintoneアプリの開発部門と展開対象部門で共同のプロジェクトを立ち上げ、準備フェーズを全般的に支援し、他部門への展開の計画立案をサポートします。運用そのものの支援
各ユーザからの問い合わせ対応、操作マニュアルや業務マニュアル改訂、マスタメンテナンス、一括データ更新などの作業を、担当者の指示を仰ぎながら支援します。
まとめと次回予告
今回は、当社の考える伴走型サービスについてご紹介しました。
kintoneは開発生産性が高く、運用を迅速に開始できる特徴を持ち、開発フェーズでの伴走型サービスと非常に相性が良いと言えます。
しかし、業務改善においては部門間の合意形成や、構築したシステムの定着支援もまた重要な伴走型サービスであると考えています。
業務改善が進まない理由の一つとして、慣れ親しんだ現行の仕組みを継続したい従業員の抵抗や、企業風土・カルチャーの壁に阻まれることもあるでしょう。
業務改善には、長期的な視点で少しずつ変化を確認しながら進める辛抱強さが必要な時もあります。
目に見える成果がすぐに出ない場合もありますが、地道な取り組みを継続して積み上げていくことが重要です。
このような担当者の活動をご支援することが、当社の伴走型サービスの目的です。
これまで6回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方の概要をご説明してまいりました。
次回からは、当社が考える業務改善を成功に導くための具体的な論点について、いくつかのトピックに分けてご紹介していきたいと思います。
＜連載一覧＞
第1回 業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回 業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回 企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回 SaaS連携パターンの事例紹介
第5回 基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回 業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回 kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回 kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回 プラグインの選定方法について
第10回 kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回 業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回 業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説① 業務改善におけるAIの活用
追加解説② 業務改善におけるチェンジマネジメントの実行
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