第4回 SaaS連携パターンの事例紹介（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）
当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）
前回では、kintoneの活用方法を説明するために、SaaS連携パターンと基幹システム業務改善パターンという2つの代表的なシステム構成におけるkintoneの活用方法を紹介しました。
第4回では、SaaS連携パターンに基づいた当社の支援事例をご紹介し、このパターンにおける業務改善の特徴について理解を深めていただきたいと考えております。
SaaS連携パターンに基づいた当社の支援事例
ビジネスの概要と課題
今回ご紹介する企業は、特定のサービス業に従事しており、会計、請求、経費精算・支払、勤怠、労務管理といった業務をそれぞれ別々のSaaSで運用しています。
主要事業に関わる一部の業務については、既にkintoneを導入し社内で共通利用を行っていますが、受注業務や発注業務は、Excelによる管理表を伝票として活用し、営業支援部門による手作業に依存した業務管理を行なっていました。
また、請求漏れや外注発注漏れをモニタリングするために、営業支援部門から各営業担当者への聞き取りが常態化しており、請求業務や支払業務が非効率的となっており、締め処理日には大きな業務負荷が生じていました。
kintone導入で目指したこと
これらの課題を踏まえ、kintoneの導入により目指す業務改善のテーマは、主に以下の4点です。
受注業務や請求業務の適正化（内部統制の強化）
発注漏れや支払い遅延のモニタリング（下請法等コンプライアンス対応）
各種聞き取り・確認業務の削減（営業支援部門の業務効率化）
Excel管理データを集約することで経営管理情報の早期提供（管理会計の充実）
目指すべき期待効果
この業務改善プロジェクトで目指した具体的な期待効果は、以下の通りです。
実行予算アプリを準備し、営業確度に基づいた売上・経費などの見込みデータの管理を事業全体で標準化し、管理会計データの迅速な取得を可能にする。
受注管理アプリを準備し、事業全体でサービスコードを共通化し、受注データと売上データの関連性をわかりやすくすることで、売上計上データの透明性を確保する。
月別売上請求確認アプリを準備し、受注管理アプリから月別の請求予定データと売上予定データを連携し、それぞれの確定金額を決定するプロセスを標準化することで、財務部のデータ確認方法の統一を図る。
外注注文アプリを準備し、実行予算で管理している発注金額との比較により、発注漏れのモニタリングを行い、請求照合予定日や支払予定日の管理を必須にすることで、支払漏れの発生を防ぐモニタリングを強化する。
kintoneに蓄積されたデータを統合し、PowerBIに連携し、管理会計業務の効率化と情報提供の早期化を実現する。
各SaaSシステムとのデータ連携について、API連携やCSV連携の仕組みを整備し、データ転記ミスとデータ入力の工数の削減を目指す。
業務改善のポイント
このプロジェクトで直面した業務改善のポイントは、次の通りです。
kintoneへのデータ入力業務の操作性の追求
次の理由より、事業側担当者の入力負荷が高まり、現場部門の不満が噴出した。
管理会計ニーズを充足するため、全事業にわたるサービスコードを共通管理としたことから、サービスコード体系が複雑化し、数も膨大になってしまい、データ入力時のサービスコードの特定が難しくなりました。
月別の売上と利益見込みを管理するため、受注額や外注費等を月別・サービスコード別に入力することを要求したため、データ入力・修正件数が大幅に増加しました。
Excelによるコピー＆ペーストのような操作感がなく、ちょっとした修正においても、同じようなデータを何度も入力する必要が生じ、データの最新化を毎日行うことが苦痛になっていました。
これらの問題点を解決するために、kintoneアプリとプラグインの選定を全面的に見直し、データ入力の操作性を改善することが、業務改善の重要なポイントとなりました。Kintoneへのデータ集約と管理会計ニーズの充足を追求するあまり、ユーザの入力業務への配慮が欠けてしまったことが大きな反省点となりました。
管理会計ニーズの多様化への対応
当初は、事業別、顧客別、サービス別の集計表を作成していましたが、運用を続けていると以下のような追加のニーズが発生しました。
サービスコードをグルーピングして、特定のサービスの種類毎に比較を行いたい
金額の変化の原因を確認するために、時点間の差分表を出力してほしい
これらの追加ニーズに対応するためには、PowerBIのビジュアライゼーション機能のみの対応では保守性が大きく劣る懸念が発生し、kintoneの各アプリを統合する「大福張アプリ」を準備し、PowerBIで行うデータモデリングが行いやすいように再設計しました。
まとめと次回予告
kintoneで業務改善を行う際、実際に現場で運用を開始すると、予期しない問題が発生することが多々あります。
本来ならば、プロジェクトの初期段階で要件定義に基づいて全てのリスクを洗い出し、それぞれの対応策を検討するのが理想です。
しかし、専任のプロジェクトチームを置くことができない企業も多く、要件定義時点で十分な検討時間を取ることができない場合が多く存在します。
このような場合には、kintoneを活用してトライ＆エラーを繰り返しながら業務を改善することがとても効果的だと考えられます。
kintoneを少しずつブラッシュアップしながら、時には大きく変更を行いながら、関係者全員で問題点を確認し、組織全体が納得できる業務を作り上げていくことが可能です。
このような進め方こそ、「スモールスタートによる業務改善」と言えるのではないでしょうか。
次回は、もう1つのパターンである基幹システム業務改善パターンの事例を紹介したいと思います。
＜連載一覧＞
第1回 業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回 業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回 企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回 SaaS連携パターンの事例紹介
第5回 基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回 業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回 kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回 kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回 プラグインの選定方法について
第10回 kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回 業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回 業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説① 業務改善におけるAIの活用
追加解説② 業務改善におけるチェンジマネジメントの実行
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