第5回 基幹システム業務改善パターンの事例紹介（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）
当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）
これまで、kintoneを活用した業務改善の考え方についてご紹介してきました。前回は、kintoneの活用方法の代表的なシステム構成パターンの１つであるSaaS連携パターンについて、当社の支援事例を紹介させていただきました。
今回は、もう１つの代表的なシステム構成パターンである基幹システム業務改善パターンについて、当社の支援事例を紹介し、このパターンにおける業務改善の特徴について理解を深めていただきたいと思います。
基幹システム業務改善パターンに基づいた当社の支援事例
ビジネスの概要と課題
今回ご紹介する企業は、多様な事業を展開する企業です。事業の１つに、専門商社のように多くの商品を多数の得意先に販売する事業領域が含まれています。基幹システムの再構築により、業務の標準化を推進してきましたが、得意先ごとの状況に対応するため、すべての業務を標準化することが困難な状況に直面していました。
例えば、請求業務においては、得意先ごとの異なる要件に対応できず、営業担当者が得意先の状況に合わせた個別請求書を作成して送付する業務が残されています。このような得意先ごとに異なる要件を一つ一つ確認しながら、得意先マスタや受注登録の方法、値引き処理、リベート対応、相殺処理などを適正化し、基幹システムへの伝票登録を正規化する必要があります。
kintone導入で目指したこと
上記のような課題を踏まえ、目指した業務改善のテーマは以下の4つです。
営業担当者が作成する個別請求書の一元管理と未作成請求書の検出プロセスの構築
個別請求書の金額と基幹システム上の請求金額の差異の確認
個別請求書作成機能の提供
個別請求書に基づく入金情報や債権消し込み情報の分析環境の整備
目指すべき期待効果
この業務改善で目指した期待効果は以下の通りです。
担当者が各自のPC内に保管していた個別請求書を共有環境に移行することで保管すべき取引文書の管理を徹底し、一定のコンプライアンスに対応する。
担当者がExcelなどで独自に作成していた個別請求書作成ロジックをkintoneに集約することで、属人化業務を排除し、担当者引き継ぎリスクに備える。
一括値引やリベート処理などの伝票入力ルールを標準化することで、得意先ごとの収益性モニタリングのベースを合わせる。
業務改善のポイント
この企業における業務改善には、以下のようなポイントがありました。
業務担当者の悩みを共有し、一緒に解決を目指すことが大切
業務担当者の悩みとして以下のような事象が確認されました。
得意先ごとに異なる要件や課題が多く、担当者ごとに業務の標準化を進めて、基幹システムに正しく伝票入力を求めることが非常に困難な状態である。
得意先ごとの価格交渉経緯、リベート等の計算ロジックの根拠、運送費などの諸経費の負担方法などの契約文書が存在しない。
想定外の勘定科目やコードを利用した伝票入力が行われており、管理表で見ていた取引先ごとの収益性が、実態と大きくかけ離れている。
これらの問題点を解決するために、営業担当者、財務担当者、業務監査担当者、情報システム担当者で得意先ごとの業務改善ワークショップを開催し、問題に一つ一つ取り組む手法を採用しました。
また、経営ダッシュボードに顧客台帳を新たに構築し、月末時点の受注、売上、請求、未回収、値引き、相殺、運送費などの情報を得意先ごとに集約し、取引先ごとの実際の収益性を分析できる環境を構築し、異常値の抽出や取引先との取引条件交渉ポイントの整理なども、経営者と共有できるようにしました。
業務改善結果を基幹システムへ段階移行
インボイス制度の導入、電子帳簿保存法対応、郵送コストの大幅な上昇など、請求業務を取り巻く環境が急速に変化しています。この企業でも、WingArc 1st社のInvoiceAgent、SVF、Dr.Sum、MotionBoard、Dejirenなどの環境を中核に据え、業務改善を進めていますが、全ての得意先の請求業務を一気に新しい統一環境に移行することは困難でした。
無理なシステム切替えによる現場業務の混乱を避けるため、kintoneで得意先別の例外事項を処理する環境を整備し、段階的に業務改善を行いながら、得意先ごとに統一環境へ移行を進めていくアプローチを採用しました。
まとめと次回予告
基幹システム導入においては、導入前に十分な業務改善を行うことが重要です。しかしながら、多くの業務改善テーマが取り残され、導入後も継続的に業務改善を行うことが求められています。むしろ導入後に検討しなければならない業務改善テーマの方が、その企業が抱える長年の課題があり、解決の難易度が高いことが予想できます。これらの課題の解決を担当者や部門任せにすると、当初計画した標準化が進まないことも多く、むしろより独自性が進み、理解困難な属人化された業務が定着してしまうことがあります。継続的に業務改善を進めるチームを編成し、一歩ずつ業務改善を進めていくことが重要だと考えております。
そして、kintoneはこのような継続的な業務改善チームの力強い武器になってくれます。
第4回と第5回で、代表的なシステム構成パターンに応じた当社のkintone活用事例を紹介しました。
次回は、最近注目を集めている「伴走型サービス」について、当社の考えも交えながら検討していきたいと思います。
＜連載一覧＞
第1回 業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回 業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回 企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回 SaaS連携パターンの事例紹介
第5回 基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回 業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回 kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回 kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回 プラグインの選定方法について
第10回 kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回 業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回 業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説① 業務改善におけるAIの活用
追加解説② 業務改善におけるチェンジマネジメントの実行
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