第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

＜記事一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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第1回目では、業務改善におけるkintoneの優位性と課題について掘り下げていきます。

kintoneの優位性

まず、なぜkintoneが「業務改善（BPR）」に役立つのか、その優位性を３つのポイントに分けて解説いたします。

個人のPCに眠る業務データを集約し、組織内のデータ活用を促進

多くの企業において重要な業務データが各個人のPC内に閉じ込められ、組織内で共有できないという課題を有しているのではないでしょうか？
ITリテラシーの向上は各個人の業務生産性を高めるための重要なテーマですがExcelなどを利用した個々人の業務を助長することにもつながっています。
kintoneを活用することで、各個人のPCに蓄積している業務データを、組織全体で一元的に管理・共有する仕組みを構築することが可能となります。

属人化を解消し、業務の標準化を促進

どの企業にも「このExcelはあの人しかわからない」という問題が存在しているのではないでしょうか？
Excelは非常に便利なツールですが、関数やマクロを多用することで属人化が進み、業務が引き継げなくなるリスクも高まります。
kintoneという基盤を活用し、属人化してしまった業務の標準化することで、業務の継続性が確保され、担当者の異動や退職による影響を最小限に抑えることに貢献できます。

kintoneのコミュニティを活用し、他社のナレッジを簡単に取り込める

kintoneの大きな魅力は、コミュニティやマーケットプレイスから、他社が開発したツールやナレッジを取り入れ、自社の課題に適用できる点です。多様な業種や企業規模に対応したプラグインなどのソリューションが提供されており、自社だけで解決策を考えるよりも迅速かつ効果的に業務改善を進めることが可能になります。

kintone活用の課題

一方で、kintoneを活用した「業務改善（BPR）」の懸念点を以下２つの視点で指摘したいと思います。

簡単であるが故に複数の部門を跨る業務改善の適用には工夫が必要　

kintoneは誰でも簡単に構築ができるノーコードツールとして知られています。このため、各個人が自身や自部門のニーズに応えて開発することが可能であり、部門内の課題に対して先行的にkintoneを利用するという特徴があります。
しかしながら、「業務改善（BPR）」を進めるためには複数の部門を跨ぐ調整が必要となります。このような場合、個人が自発的に複数の部門の利害を調整し、各部門のニーズに応えるために業務改善を進めることには限界があるのではないでしょうか？
「部門内の業務改善のためのkintone」から、「複数部門の業務改善のためのkintone」に、その利用を拡大するためには、「個人の活動」から、「チームまたはプロジェクトの活動」に、その構築スタイルも変えていく必要があります。

kintoneに依存しすぎるリスク

kintoneは多機能で強力なツールですが、すべての業務改善がkintoneだけで完結するわけではありません。RPAやBIツール、あるいはExcelやスプレッドシートなど、他のツールとの連携によって、さらに大きな業務改善の効果を得られることもあります。業務改善の目的は、ツールそのものの導入ではなく、課題の解決です。kintone以外の選択肢も視野に入れた総合的な改善が求められます。
しかしながら、多様なツールに対する知見を持ち合わせている担当者は非常に稀だと思います。しかも、通常業務を行いながら業務改善をリードしなければならない立場の場合、その他のツールについて勉強する時間を確保することも難しいと思います。このような場合、複数のツールに対する知見を持つ外部専門家の協力を得ながら、業務改善を進めることも重要です。

まとめと次回予告

今回は、kintoneを活用した業務改善の優位性と課題について考察しました。kintoneは、業務改善を推進する上で非常に有効なツールですが、組織横断的な業務改善を進めるためには、チーム活動やプロジェクト活動を立ち上げることが必要となります。また、kintoneだけでなく、他のツールも積極的に取り入れることで、より大きな業務改善効果を得る機会を求めることが可能となります。

次回は、当社が実際にどのように業務改善プロジェクトにおいてkintoneを活用しているか、具体的な事例を交えながらご紹介します。

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