第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

前回の記事では、業務改善とは「改善前」と「改善後」の業務を連結する「改善活動」であり、その活動には数年を要する場合もあることをお伝えしました。また、その業務改善を行っている間、kintoneという基盤を活用し、トライ＆エラーを繰り返しながら有効な業務改善を模索することが重要であることを説明しました。

今回は第3回目の記事として、企業のシステム構成の特徴を踏まえたkintoneの活用方法を整理していきます。

kintone活用方法の２つのパターン

　企業の業務システムの構成には様々な形態がありますが、「業務改善（BPR）」を進める上での代表的なkintoneの活用方法は、大きく2つのパターンが考えられます。

SaaS連携パターン（スタートアップや小規模企業でのkintone活用方法）　

1つ目のパターンは、特にスタートアップ企業に多い形態です。ここでは、会計や人事などの業務に対して、SaaS型のアプリケーションを利用しているケースが見られます。

この形態の場合、各SaaS間のデータ連携をExcelによる管理表などを用いて手作業で行うことが通常です。たとえば、複数の事業部における売上情報については、それぞれの事業部ごとに営業管理表というExcelを準備し、バックオフィスの担当者が事業部ごとの特性に応じて請求処理、売上計上処理、外注費支払処理などの処理を実施しています。

また、経営管理部が経営会議などに報告資料を作成すために、売上明細などのデータを、事業部側へ所定のフォーマットに整理することを依頼し、経営部門にて再度データを収集・分析する必要があります。

この方法では、バックオフィス側のデータ入力工数や事業側のデータ提供負担が大きく、また、データ分析業務がタイムリーに行えないという問題が生じています。

これらの問題を解決するために、kintoneに事業部ごとの営業管理表を標準化し、重要な業務データの一元管理を目指す業務改善が大きな効果をもたらします。データの一元管理を実現することで、事業部側はバックオフィスや経営管理部からのデータ提供依頼がなくなり、バックオフィス側も事業部側への問い合わせを行うことなく必要な処理を行うことが可能です。また、経営管理部でもデータ収集のタイミングが早まり、全社にとって大きなメリットを享受できます。

さらに、kintoneに集約されたデータを各SaaSへの自動連携を図ることで、バックオフィス側の作業工数をさらに削減することができます。
ビジネスの拡大に従い、企業内のデータをよりシームレスに連携させるために、基幹システムの導入が企画される場合もあります。事前にkintoneを活用して業務の標準化が行われている場合には、基幹システムへの移行もスムーズに行えます。

基幹システム業務改善パターン（成長・成熟企業でのkintone活用方法）

2つ目のパターンは、企業規模が拡大し、ビジネスが安定してきた組織に見られる形態です。この場合、企業には既にERPなどの基幹システムが導入されていると考えられます。

ERPなどの基幹システム導入時に業務の標準化が実施されますが、どんなに優れたシステムでも、標準化しきれない例外業務が発生します。例えば、得意先ごとに処理パターンが異なる業務や、スポット的な業務については、基幹システムへの追加開発を避け、Excelなどを用いた基幹システム以外での業務管理が残ってしまうことがあります。

このような例外業務やスポット業務に対して、kintoneを活用して統制したいというニーズは多く存在しております。また、ERPなどの基幹システム導入後に継続して業務改善を推進し、効率化を図るべき業務も多く存在します。基幹システムの導入時に吸収しきれなかった未完了の業務改善テーマに対して、kintoneを活用しながら、1つずつ業務改善を推進していくことが求められます。むしろ、ERPなどの基幹システム導入後に発覚した課題の方が多いかもしれません。この中には要件定義漏れではなく、業務改善後の新規運用を開始したからこそ発生した課題も含まれます。

当社では、このようなERPなどの基幹システム導入時に吸収しきれなかった業務課題に対し、業務改善サービスを提供しております。kintoneを活用して粘り強く例外業務やスポット業務の標準化を進め、可能であれば、ERPなどの基幹システムに統合することを目標に活動しております。kintoneは基幹システム導入後の例外業務や未完了の業務改善をサポートする重要な役割を果たします。

まとめと次回予告

今回は、企業のシステム構成に基づくkintoneの活用方法について、2つの代表的なパターンを紹介しました。

次回は、これらの２つパターンに対する当社の業務改善プロジェクトの事例をご紹介したいと思います。

＜連載一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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