第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

前回は、業務改善を成功させるための重要なポイントの一つとして、Kintoneの活用だけでなく、他のツールも積極的に組み合わせることが大切だという考え方について解説しました。

今回は、「kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方」についてお話しします。

業務改善における目標設定の重要性

業務の標準化、効率化といった目標設定

業務改善の目標設定は、どのように考えるべきでしょうか。
一般的に、業務改善は「業務の効率化」と捉えられることが多いでしょう。
属人化の排除や標準化を進め、標準化された業務を自動化することで省力化や省人化を図るというアプローチが基本となります。
この場合、より大きな効果を得るには、多くの人が関わっている業務を対象にすることが求められます。
たとえば、一人だけが行っている複雑な業務よりも、50人が関わっている簡単な業務を効率化する方が、全体の効果が高いと考えられます。

セキュリティ強化やコンプライアンス遵守といった目標設定

次に、「セキュリティの強化」「コンプライアンス遵守」「内部統制の強化」も目標設定として重要です。
しかし、これらの強化は実際の事故やリスクの発生後に行われることが多いです。
このような場合、業務改善は「待ったなし」の状態です。
kintoneでサクサクと業務アプリを準備し業務改善を推進すると同時に、社員教育や規定整備、モニタリング方法の見直しなども優先します。

必要な業務の取捨選択も目標に含める

業務の取捨選択という視点も目標設定に含めるべきです。
業務分析のインタビューでは、「この業務の目的は何ですか？」と尋ねると、「前任者から引き継いだから」と答えられることが予想以上に多いです。
業務の目的を把握せず、手順だけを引き継いでいるために、不必要な業務に多くの工数をかけているケースもあります。
このように、重要性が乏しくなった業務に多くのリソースを割いている場合もあります。
こうした業務を発見し、取捨選択することも業務改善の重要な目標です。

業務継続の観点からの目標設定

前任者の業務が煩雑すぎて、後任者が引き継げないという問題も少なくありません。
業務の継続が難しい状況は、企業にとって重要なビジネスリスクの一つです。
これを後任者だけの問題とせず、組織全体で認識し、共有の業務改善目標として、検討チームやプロジェクトを立ち上げることが望ましいと考えられます。

経営管理の視点を組み込んだ目標設定

業務改善の目標設定は、企業や組織の状況によって異なりますが、重要なことは、関係者が共感できる形で表現し、プロジェクト立ち上げ時に共有することです。
そして、これらの目標設定に「経営管理」という視点を是非とも組み込むことも検討してみてください。
「プロジェクト成功の鍵はトップダウンアプローチ」とよく言われますが、トップダウンアプローチとは、トップ自らが課題を認識し、解決に向けてプロジェクトを後押しすることです。
確かに、業務の効率化やコンプライアンスの強化、業務継続リスクの軽減といった目標設定は、トップが関心を持つべき内容ですが、より直接的な経営管理ニーズを目標に掲げる方が、トップからの理解を得やすいと言えるでしょう。
「効率化のための業務改善」よりも、「経営情報提供早期化による意思決定迅速化のための業務改善」や「不採算部門の状況把握に伴う全社利益率の拡大を目指した業務改善」と表現した方が、トップの関心は高くなります。

経営ダッシュボードによるコミュニケーション

第4回や第5回でご紹介した事例でも、月次経営管理指標の迅速な提供や顧客別利益の可視化などを目標設定に組み込みました。
具体的には、BIツールを活用し、kintoneに蓄積された業務データを経営判断に役立てることが目標です。
当社では、経営ダッシュボードを用意し、業務改善の効果を定期的に経営層と確認する場（プロジェクト報告）を設けています。
その場で、業務改善の必要性、実施中の業務改善の効果、今後の方針について意見交換を行い、業務改善プロジェクトの必要性を説明すると同時に、業務改善の方向性や業務改善を行う上でのキーパーソンの特定と要求事項の検討を行っています。

まとめと次回予告

業務改善プロジェクトは、トップダウンアプローチが重要です。
役員や執行役員との定期的なコミュニケーションの場を設け、トップが関心を持つテーマについて議論することが、業務改善プロジェクトの成功に繋がります。

次回は、kintoneを活用した業務改善における最も難しいテーマの一つである「プラグインの選定」について考えてみたいと思います。

＜連載一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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