第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

前回の記事では、業務改善におけるkintoneの優位性や便利さの裏に潜むデメリットについて解説しました。個人ではなく、チームやプロジェクトとして業務改善に取り組むことの重要性、そしてkintone以外のソリューションを積極的に活用すべきであることをお伝えしました。

今回の第2回の記事では、当社がkintoneを業務改善プロジェクトにおいてどのように位置付けているかをご説明します。

当社の考える業務改善プロジェクトのおけるkintoneの位置付け

当社ではkintoneを以下の目的のためのツールとして位置づけています。
　・業務改善における部門間コンフリクトの具現化
　・業務改善方針の検討と整備のためのプロトタイプ実施
　・迅速かつ柔軟な修正対応
　・一定期間の本番運用

部門間コンフリクトの具体化

「業務改善（BPR）」は、部門間の業務プロセスをつなぎ合わせ、共通の目的の達成を目指す手続です。
しかし、部門間のニーズの違いが部門間コンフリクトを生じさせることがあります。

例えば、以下のような部門間コンフリクトが考えられます。

• マスタの一元化に向けて、営業部門と会計部門で取引先マスタの認識タイミングが異なる

• 経営管理の強化に向けて、経営企画部門の管理会計ニーズを実現すると、営業部門の受注データの入力が煩雑になる

これまでのシステム開発プロジェクトでは、業務フローや入力画面のモックアップを準備することで、これらのコンフリクトを事前に認識しようとしていましたが、新規マスタの登録タイミングの違いや入力部門におけるデータ入力品質確保の難しさなどの運用上の課題は発見が難しいものでした。
kintoneを活用することで、実際に近い運用環境が準備でき、よりリアリティを持った部門間コンフリクトの認識と検討が可能になります。

業務運用のプロトタイプを実施

多くの基幹システム導入プロジェクトにおいて、プロトタイプアプローチは一般的な手法ですが、システム機能の評価に偏ってしまうことがあります。
システム機能がどんなに優れていても、ユーザーが正しく運用することができなければ、期待される業務改善効果を得ることはできません。
プロトタイプアプローチでは、機能性の評価よりも、業務運用が円滑に行われるかどうかを評価することが重要となります。
kintoneで業務運用プロトタイプの環境を準備し、ダミーデータではなく、実際のデータの入力や後続処理の有効性を確認することが、業務改善プロジェクトに求められているプロトタイプアプローチだと考えております。

改善効果未達時の迅速かつ柔軟な修正対応

kintoneの最大のメリットは、迅速にアプリを作成し、すぐに運用を開始できる点です。失敗しても、既存のアプリに固執せずに見切りをつけ、速やかに作り直すことが可能です。また不具合や変更点に対し、素早く対応し修正することもできます。
このように、試行錯誤を重ねながら失敗を恐れずに業務改善に挑戦できる柔軟性こそが、kintoneの大きな強みと言えます。

業務改善後の本運用も可能

業務改善は、「改善前の業務」と「改善後の業務」をつなげるための「改善活動」として捉えることができます。
「改善後の業務」は、本来であれば基幹システムなどに吸収され、継続的に安定した業務を行うための仕組みが求められます。
しかしながら、優先事項や予算上の制約から「改善後の業務」を、直ちに基幹システムなどに反映することが難しい場合も多く存在します。
そのような場合においても、kintoneで検討した「改善活動（プロトタイプ）」を「改善後の業務」として、当面の間、そもまま本番として運用することも可能です。

まとめと次回予告

今回は、業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付けについて解説しました。
業務改善は、単なるシステム導入ではなく、「改善前の業務」と「改善後の業務」を連結する「改善活動」でなければなりません。
業務改善の難易度は、課題の大きさや複雑さに応じて大きく異なります。
難易度の高い業務改善では、数年単位の取り組みが必要になることも少なくありません。
実際に当社でも、基幹システムで標準化しきれなかった、得意先固有ニーズの請求回収業務の適正化に取り組んでおり、すでに3年が経過していますが、いまだに道半ばという案件も存在しています。
このように、業務改善は一朝一夕では進まないことが多く、トライ＆エラーを繰り返しながら進めるプロセスが不可欠です。
「改善前の業務」の問題点を具体化し、「改善活動（プロトタイプ）」を整備・評価し、「改善後の業務」を一定期間行うことが、kintoneでは容易にできることが大きな魅力と考えております。
我々が行うコンサルティングサービスの付加価値獲得に大きく貢献しているツールと言って良いでしょう。

次回は、各社のシステム構成の中に、どのようにkintoneを配置するべきかについて検討をしていきたいと考えております。

＜記事一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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