第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

前回は、業務改善プロジェクトの体制づくりについてお話ししました。

第11回目の今回は、業務改善に求められるプロジェクト管理についてお話しします。

業務改善は一人で行うよりも、チームで取り組む方が効果的です。チーム活動には、当然その活動をコントロールする「プロジェクト管理」が求められます。プロジェクト管理の基本は、進捗、課題、成果品質の管理、予算やリソースの配分、想定リスクへの対応を検討することです。しかし、プロジェクト管理を強化するだけで、業務改善が成功するとは限りません。
当社では、業務改善プロジェクトにおいて、「プロジェクト管理」と同様に、業務改善の推進役となる「プロジェクトファシリテーション」を重視しています。

プロジェクトファシリテーションの必要性

例えば、進捗が遅れる理由を考えてみましょう。業務改善には、部門間の利害調整や意見の擦り合わせが必要であり、これには多くのコミュニケーションが求められます。期日を定めて急いで解決を図ると、声の大きな人の意見に妥協してしまうこともあります。業務改善には、徹底的に議論し最適解を追求する姿勢も必要な場合があります。
また、課題管理においても、課題を熟知している人に任せるだけでは解決が難しいことがあります。長年解決されなかった課題ほど、関係者の既成概念にとらわれがちです。そこで、あえて外部の第3者を交えたブレーンストーミングを行い、斬新な解決策を見つけることが効果的です。

プロジェクトファシリテーションを成功させるための心構え

業務改善を進めるためのファシリテーションにおいて、以下のような意識を持つことが大切です。

• 全体から個へ（いきなり個別課題に入らない）
  業務改善を検討する場合、いきなり、「今困っていること」という個別課題の議論をしたくなります。業務改善はプロセスの繋がりを意識することが重要です。個別課題の議論を行う前に、まずは全体を俯瞰しましょう。

• 外すことを恐れない
  外すことを恐れず、自分の考えを積極的に発言してください。意見には様々なものがあります。外した意見を言うことが、むしろ、その組織の固定概念から見て、とても新鮮な場合もあることも多いです。
  その考えに対し、賛同や反対の反応があることで、多様なアイデアが出てくるきっかけとなります。

• 複数の解決策を提示する
  解決策は必ず複数案を提示しましょう。松竹梅の3つのプランを用意することで、参加者が各プランのメリット・デメリットを自ら比較し、最適な解決策とその解決策に隠されたリスクを考えるきっかけを与えます。
  また、最終判断を自ら行うという意識が、課題対応に対する強いコミットメントに繋がり、後の業務改善が進みやすくなります。

• 課題についてじっくりと話を聞く
  結論を急がず、課題についての理解を深めるためにじっくりと話を聞きましょう。「ベストプラクティスアプローチ」のもと、あるべき姿に現状を合わせることはとても合理的ですが、あるべき姿に現状を合わせられない何かが存在するからこそ、例外業務が存在していると考えられます。例外業務に潜む課題の本質を理解することで、より効果的な解決策が見えてくることもあります。斬新な課題解決案を提示するのではなく、課題の原因の本質を正しく把握することが重要です。長年、その組織に根付いている課題は、そんなに容易く解決できるものではないことを念頭においておきましょう。

• プレゼンテーション力を高める
  複雑な課題を複雑に説明してしまうと、かえって混乱を招いてしまいます。業務改善では多くの関係者と協力する必要があるため、簡潔かつ的確に伝えるスキルが求められます。解決策の検討と同じくらい、相手を納得させるための伝え方にも意識を持ちましょう。抽象化・具体化を繰り返しながら、どうすれば相手を説得できるかを考えることが重要です。素晴らしい業務改善のアイデアも、説明の仕方を誤ればそこで終わってしまいます。

• 機能ではなく業務の話をしよう
  業務改善に求められるシステム機能を整備することが、業務改善チームの重要な役割であることに間違いはありません。その為に「どのような機能を準備すれば良いのか？」という結論を急いでしまうことがよくあります。機能を議論する前に、「どのような業務を行うべきか？」を議論することを大切です。

まとめと次回予告

プロジェクトファシリテーションは経験がものを言う領域です。業務改善の実行に強い情熱を持ったメンバーも大事ですが、調整力に長けた経験豊富なメンバーを社内外から招き入れることで、より効果的な業務改善プロジェクトが実現できると考えております。

次回は、当社の業務改善サービスの中でも特徴的な「業務監査」と「業務トレーニング」についてご説明します。

＜連載一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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