第9回　プラグインの選定方法について（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

前回は、kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方についてお話ししました。

今回は、「プラグインの選定方法」について考えていきたいと思います。
第1回でも触れましたが、kintoneの大きな魅力の一つに、kintoneの持つコミュニティを活用して他社の実績あるナレッジを取り込める点があります。特にプラグインは他社のナレッジを活かした代表的なツールであり、kintoneを使った業務改善を進めるうえで、プラグインの導入は重要な判断ポイントになります。プラグインの有無で業務改善のスピードや獲得できる効果が大きく変わることもあります。
しかし、プラグインの種類は多岐にわたり、似た機能を持つものも多いため、選定に悩む企業も少なくありません。当社でも、プラグインの選定には多くの時間と労力をかけています。

プラグインの選定基準

一般的なプラグインの選定基準には、以下のようなものがあります。

kintone導入パートナーの推奨

kintone導入時にパートナーが推奨するプラグインを選ぶのは合理的な判断です。導入パートナーの知見に基づいて選定されるため、信頼性が高い選定方法の一つと言えるでしょう。

導入実績の多さ

導入実績が多いプラグインは、それだけ多くの企業に採用されている証拠です。実績のあるプラグインは他社の成功事例を活用できるため、選定の根拠としても説得力が増します。

目的適合性

業務改善で実現したい特別な内容が明確であれば、目的に合致したプラグインを選ぶのが効率的です（例えば、電子契約の推進、社外からのアンケート調査など）。選定の前には、準備フェーズで必要な機能や目的を十分に検討し、具体化することが重要です。

汎用性

複数のアプリで汎用的に利用できるプラグインも魅力的です。複数の機能を１つのパッケージとして提供してくれるプラグインもあります。また、プラグインの提供パートナー様からのトレーニングや問い合わせ対応、情報提供の有無も重要な評価ポイントとなります。

価格

プラグインの価格も重要な要素です。買い切り型か月額サブスクリプション型か、または年払いの割引があるかなど、コスト面も選定のポイントになります。

当社では、プラグインの選定にあたり、お客様と多くのコミュニケーションを取りながら慎重に選定作業を進めています。特定の業務改善に有用なプラグインがあっても、他の改善テーマに対応するために、汎用性のあるプラグインを選んだ方が、投資効果が高いケースもあります。
一方で、kintoneによる業務改善の期待値は、短期間で業務改善の環境を整備し、一定の効果を早期に獲得することです。
ありとあらゆるプラグインのお試しを試してみるなど、必要以上にプラグインの選定に時間をかけ過ぎないように注意することも重要です。

プラグインの選定で失敗を防ぐポイント

プラグイン選定に明確な方法論はありませんが、失敗を減らすためのポイントをいくつかご紹介します。

お試し期間を活用するための事前準備

多くのプラグインにはお試し期間が設定されています。ただし、期間は短い場合もありますので、いきなりプラグインのお試し契約を行うのではなく、事前に機能を確認し、評価すべき内容を具体化し、効率的に検証するための準備が大切です。

月払いサブスクリプション契約での運用テスト

多くのプラグインがサブスクリプション形式で提供されています。初めから年払い契約を結ぶよりも、まずは月払いで実際の運用に効果があるかを確認するのも一つの方法です。第2回でも触れたように、kintoneは失敗しても見切りをつけやすい点が魅力です。プラグインもトライ＆エラーの発想で進めると良いでしょう。

新しいプラグインの導入にも柔軟に対応する

プラグインの中には、定期的にアップデートされるものや新機能が追加されるものもあります。また、新しいプラグインが登場することもあるため、最適なプラグインを使い続けるためにも、既存プラグインの見直しを行うことが大切です。
プラグインは、自社の業務改善に合っているか実際に使ってみないと分からない場合も多いです。使ってみて合わないと感じた場合や、より便利なプラグインが登場した際には、思い切って見直す勇気も必要です。

まとめと次回予告

今回は、kintoneを活用した業務改善にけるプラグインの選定方法について解説しました。プラグインの選定は慎重に行うべきですが、柔軟な姿勢でトライ＆エラーを繰り返しながら最適なものを見つけていくことが重要です。

次回は、kintone活用の際に内部リソースにとらわれず、kintoneの専門家（「Excel女子」など）を活用するメリットについてお話しします。

＜連載一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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