第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

前回は、プラグインの選定方法についてお話ししました。

第10回目の今回は、「業務改善プロジェクトの体制づくり」について検討していきます。

kintoneは開発しやすく、運用も簡単にできるツールであり、外部の専門家に頼ることなく社内リソースのみでの活用が可能です。多くの企業では、特定の社員が、実業務の運用とkintoneによる業務改善を兼任している場合が見られます。
しかし、部門間にまたがる課題の解決のためには、プロジェクトチームを立ち上げ、客観的な視点による部門間のコンフリクトを調整、業務の再構築や業務上の課題の指摘、業務トレーニングの実施、プラグインの選定など、専任の担当者を置くことで、より効果的に業務改善が進むケースもあります。
日常業務を抱えながらの業務改善を行うことは、担当者の負担が非常に大いため、部門を跨った業務改善を推進するには外部リソースの活用も検討することが重要です。

EXCEL女子を活用するメリット

当社では、外部リソースとして、コクー株式会社様との協力体制を整え「EXCEL女子」の活用を提案しています。
EXCEL女子とは、kintoneに関するスキルに加え、BI、AI、RPA、Excel、VBAなどの基礎知識も備え、企業の業務領域に入り込んで業務改善を推進できる人材です。
特に部門横断的な業務改善では、各部門の利害調整が重要です。
客観的な視点で利害を調整できるEXCEL女子は、内部リソースに頼るだけでは難しいケースでも大きな力を発揮します。

業務改善活動の並行支援と業務負荷の軽減

業務改善の期間中は、通常業務と業務改善活動が並行して行われます。
これは、社内の業務担当者には大きな負担になっています。
EXCEL女子が業務改善の一部を担うことで、業務担当者の負荷を軽減し、業務改善活動のスムーズな推進を支援します。
単にツールの整備だけでなく、本番運用のサポートも提供することで、業務改善プロジェクトの円滑な進行を実現します。
EXCEL女子は、特定のシステムの専門家ではありませんが、業務改善に求められるツール類を幅広く利用し、社内業務担当者と一体となり、時には社内業務担当者の代わりとなって、本番業務の運用も行なってくれることが大きな魅力と感じております。

トライ＆エラーをサポートする力

業務改善において重要なポイントは、トライ＆エラーを繰り返しながら成果を積み上げていく姿勢です。
未知の領域に挑戦し、失敗を恐れず再挑戦するには、ある程度の胆力も必要です。社内リソースで業務改善を行う場合、社内風土を熟知しているあまり「こんなこともしても無駄だろうなー」というネガティブな感情が出てしまうこともあります。特に「作り直す」という活動は、想像以上に大きな負担となります。
EXCEL女子は、こうした業務改善活動にも前向きに取り組む意識と耐性を持っているメンバーです。
多くの企業でご担当者と一体となり様々な活動してきたEXCEL女子は、企業の長期的な業務改善において重要なパートナーとなります。

まとめと次回予告

業務改善には数年を要することも多く、長期的に総合的なスキルを持つ人材が活躍する環境を整えることが成功の鍵です。
短期的な専門家のスポット利用も有効ですが、広範なITスキルを持ち、様々な業務改善に挑戦する意欲を持つ人材を長期的に活用る体制を構築することが、業務改善の成果を最大化するためのポイントとなります。
業務改善には、必要なITスキルと業務運用知識の両面が必要です。
また、特定のITスキルの高い専門性ではなく、複数のITスキルを学ぶ意欲を持った人材を活用することが重要です。
kintoneを含め、ノーコードやローコードツールは短期間で構築スキルを学べるため、課題軸で人材を配置し、様々なITを活用して１つひとつの課題に向きあるプロジェクト体制を構築することが業務改善プロジェクトでは有効です。
社内リソースの育成も大切ですが、積極的な外部リソースの活用も検討してください。

次回は、業務改善プロジェクトをまとめ上げる「プロジェクト管理のあり方」について考察します。

＜連載一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

🎁【無料相談・資料請求】業務改善なんでも相談会実施中！
詳細を見る👉https://lp001.flexas-z.com/free-consultation?utm_source=note&utm_medium=referral&utm_campaign=note_article10

👧【推進パートナーをお探しの方】EXCEL女子事業本部へのお問合せ
詳細を見る👉https://exceljoshi.cocoo.co.jp/alliance-service/?utm_source=Client_media&utm_medium=note&utm_campaign=202505

👦【FlexasZのHP】FlexasZのサービス内容ご紹介
詳細を見る👉https://flexas-z.com/kintone/?utm_source=note&utm_medium=referral&utm_campaign=note_article10