第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

前回はkintoneを利用した業務改善において重要な伴走型サービスの必要性についてお話しました。

これまで、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の考え方や実際の事例をご紹介してきました。今回からは、業務改善を成功に導くための具体的なポイントについて具体的に説明していきます。

第7回目となる今回は、「kintoneを活用した業務改善では、kintone以外のツールも積極的に活用しよう！」というテーマでお話しします。

kintoneの強みと他ツールの併用

kintoneは優れた業務改善ツールですが、kintone（およびプラグインサービス）以外のツールを併用することで、業務改善の効果をさらに高めることが可能です。ここでは、当社が業務改善プロジェクトの現場でよく利用する他のツールをご紹介いたします。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

kintoneは様々なシステムと連携でき、ETL（抽出（Extract）・変換（Transform）・書き出し（Load））などを活用してシステム間のデータ連携も可能です。しかし、基幹システムからのデータ抽出、CSVファイルの格納、伝票の自動登録などの業務自動化には、RPAの活用が便利なケースも多いです。もし現在お使いのRPAがある場合、kintoneとの併用を検討することで、さらなる効率化が期待できます。

BIツール

第1回でも触れたように、kintoneは業務データを集約し、データ活用を促進する点で大きな魅力を持っています。kintone内のデータだけでなく、基幹システムやその他のSaaSデータをBIツールで結合することで、経営管理や業務管理の環境を充実させることができます。リアルタイム連携が必須でない場合も多いため、複雑な環境を準備せずとも、現在お使いのBIツールに様々なデータを連携し、段階的にデータ活用を進めることをお勧めします。

チャット連携

kintoneには多様な通知機能がありますが、他システムの通知機能も利用している場合、通知機能が分散してしまい、ユーザーにとっては業務が煩雑に見えてしまうことがあります。最近では、チャットツールによる業務連携が一般的となっており、通知を一元化することが大きな業務改善に繋がります。チャットツールとの連携により、ユーザーの利便性が向上し、情報共有がスムーズになります。

Excel

Excelをkintoneに置き換えることが一般的な業務改善の方向性かもしれませんが、Excelの操作性や機能が有効なケースも多々あります。特に、大量データの登録、コピー＆ペーストの利用、データ分析のためのピボット機能やVBA、PowerQueryによる他データとの連携など、kintoneを補完する形で業務改善を進められます。

AI（生成AI）

AIの活用はまだ模索段階ですが、今後多くの活用事例が登場すると考えられます。当社では現在、取引先からの文書に含まれる重要な情報を抽出する処理をAIで実現する研究をしており、仕入れ先の請求書とkintoneで管理する発注金額の自動照合にチャレンジしています。AIの活用により、業務の効率化と精度向上が期待されます。

オンラインマニュアルツール

業務改善には、文書作成も欠かせません。kintoneの各アプリにオンラインマニュアルへのリンクを設定することで、利用者がすぐに参照できる環境を整えられます。また、FAQや入力項目の説明書を作成することで、kintone関連の問い合わせ対応を減らし、効率的なヘルプデスク業務を実現することも可能です。新入社員や異動社員への教育ツールとしても有効です。

まとめと次回予告

今回は、当社がkintoneを活用した業務改善プロジェクトでよく利用する、kintone以外のツールをご紹介しました。すべてのツールに精通している人がいるのが理想ですが、通常は複数人のチームで知識を分担しながら進めることが多いでしょう。

次回は、kintoneを活用した業務改善における目標設定の考え方について、是非とも検討いただきたいポイントをご紹介したいと思います。

＜連載一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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