第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」（kintoneを活用した業務改善の進め方シリーズ）

当社のビジネス領域の一つに「業務改善（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」があります。その「業務改善（BPR）」においてkintoneを活用するケースが増えております。本シリーズでは、全12回にわたり、kintoneを活用した業務改善の進め方について、当社の経験に基づきながらお話ししていきます。（これらの業務改善については、コクー株式会社のEXCEL女子事業本部のご協力を得て実施した内容を含みます。）

前回は、業務改善に求められるプロジェクト管理についてお話ししました。

これまでのシリーズで、当社のkintoneを活用した業務改善の考え方についてご紹介してきました。
今回がシリーズの最終回となります。
第12回目では、当社の業務改善サービスの特徴的なメニューである「業務監査」と「業務トレーニング」について、その目的をご説明します。

業務改善のための「業務監査」と「業務トレーニング」

第6回の記事で、業務改善を進める上での準備フェーズ、開発フェーズ、本番フェーズという三段階のフェーズについてご紹介しました。

準備フェーズでは業務改善の方向性を十分に検討し、開発フェーズでは業務改善のためのルールやツールを準備します。
しかし、最終的に業務改善の効果を獲得するためには、「実際に業務を行う人」に依存します。
いくら革新的なアイデアや便利なツールを整備しても、実際に業務担当者がそれを正しく利用しなければ業務改善の効果は得られません。
「業務監査」と「業務トレーニング」は、この「実際に業務を行う人」にフォーカスした業務改善の支援メニューです。

業務監査と業務トレーニングの視点

• 整備したツールが、想定通りに利用されているか？

• 担当者がルールに従ってツールを使用しているか？

• 業務ツールを利用することで期待通りの効果が出ているか？

• 担当者の業務負荷が過度に増えていないか？

• 業務改善の結果、他部門に影響や負担が出ていないか？

これらの視点で、操作ログやアンケート調査、担当者インタビューを通じて現状を把握し、課題が発見された場合には、担当者一人ひとりに対して改善を促すための相談会やトレーニングを実施していきます。
この相談会や業務トレーニングを通じて、担当者がツールを適正に利用できなりい理由や業務をルール通りに実施できない原因を探り、さらに業務改善に繋げていきます。
正しくツールを利用できないことやルール通りに業務を行っていない場合、その業務担当者の怠慢と考えがちです。しかしながら、実態は、ルール通りに業務を行えない悩みを抱えている担当者がとても多くいます。
業務担当者だけに、その悩みを押し付けず、業務改善プロジェクト全体でその悩みを共有し、解決に向けた活動を一緒に行なっていく姿勢が大切です。

システム稼働後の業務改善目標を推進

システム稼働後に対応しなければならない業務改善目標は数多く存在します。
これらはシステム構築時には吸収できなかった改善目標であり、kintoneを活用しながら1つずつ対応し、恒久的な対応が完了するまで業務担当者と伴走していく必要があります。
「業務監査」と「業務トレーニング」は、こうした長期的な業務改善のためのサービスとして機能します。

年間の業務監査計画の提案

業務改善の進捗を確認するために、年間の業務監査計画を立て、定期的に業務監査を行うことをおすすめします。
業務担当者の異動や業務内容の変化により、業務改善の必要性が薄れてしまう場合や新たな業務改善課題が生じている場合もあります。
業務監査と業務トレーニングを活用して、業務担当者と業務改善の目的を再確認することで、継続的な改善を図ることが可能です。

シリーズの最後に

12回にわたり、「kintoneを活用した業務改善の進め方」について、当社の考えと思いをご紹介してまいりました。
部門ごとに主体性を持ち、自らの業務改善を進めていることは重要です。
しかしながら、部門間を跨る課題に対し業務改善を進めていくことも、とても重要です。
そしてこのような業務改善には長い期間が必要であり、その期間、情熱をもって業務改善を進めるプロジェクト体制の構築が不可欠です。

「改善前の業務」「業務改善」「改善後の業務」の３つの状態を正しく捉えるために、準備フェーズ、整備フェーズ、本番フェーズのそれぞれのフェーズでの活動を説明してまいりました。
全てのフェーズに対して、業務担当者と共に活動することが、当社の考える「伴走型サービス」であることもご紹介しました。

今回のシリーズが、少しでも皆様の業務改善プロジェクトのお役に立てば、とても幸いです。
私たちの業務改善サービスも、まだまだ発展途上です。
当社の名前に込められた「フレキシブル」な発想を大切にし、今後もサービスを充実させていきたいと考えています。
もし当社のサービスにご興味を持っていただけましたら、ぜひ一緒に業務改善プロジェクトを推進させてください。
そして、皆様から率直なご意見をいただければ、当社としてもとてもありがたく存じます。

長きにわたるシリーズにお付き合いいただき、誠にありがとうございました。

▼追加記事①

＜連載一覧＞
第1回　業務改善におけるkintoneの優位性と課題
第2回　業務改善プロジェクトにおけるkintoneの位置付け
第3回　企業のシステム構成に応じたkintoneの活用方法
第4回　SaaS連携パターンの事例紹介
第5回　基幹システム業務改善パターンの事例紹介
第6回　業務改善における伴走型サービスの重要性
第7回　kintoneだけでなく、他のツールも活用しよう！
第8回　kintoneを活用した業務改善を成功に導く目標設定の考え方
第9回　プラグインの選定方法について
第10回　kintoneを活用した業務改善プロジェクトの体制づくり
第11回　業務改善プロジェクトを管理する「プロジェクトファシリテーション」
第12回　業務改善を支援する「業務監査」と「業務トレーニング」
追加解説①　業務改善におけるAIの活用
追加解説②　業務改善におけるチェンジマネジメントの実行

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