シリーズ「爆速開発」　＜３＞プロジェクトマネジメントの簡素化

　多くのメーカーが、グローバル競争の中で「爆速」で製品を開発することを求められる時代になっています。迅速かつ効率的な開発（＝爆速開発）を実現するためのヒントを紹介します。

　爆速開発には、迅速な意思決定と責任の明確化が不可欠です。しかし、実際には組織が大きくなるにつれてルールが増え、多くの部門が関与し、責任が分散され、階層も深くなります。その結果、意思決定に時間がかかり、スピードで勝負する企業に後れを取ってしまうことがあります。

プロジェクトマネージャーへの権限委譲

　新しい製品の開発を提案しようとする際、誰の承認が必要になるでしょうか。小規模な企業では、担当者が簡単な資料を持って直接社長と話し合い、すぐに決まることもあります。一方で、大企業では、チームリーダーから係長、課長、部長、本部長（執行役員）など多くの階層を経て承認を得る必要があります。その間、資料の修正と説明を繰り返し、膨大な時間が費やされます。これでは、試作品を作るための予算承認さえ遅れ、スピードが犠牲になります。
　爆速開発のためには、プロジェクトマネージャーに意思決定権を一任し、即断即決できる体制を構築することが重要です。よく聞く話ですが、韓国や中国の企業では交渉者に権限が委譲されており、その場で判断が可能です。一方、日本企業では「上司に相談してから決めます」という対応が多く、機会を逸してしまうことがあります。
　一度開発を開始すると決めたら、プロジェクトマネージャーに全面的に権限を委譲し、さらにそのマネージャーも各担当者に権限を委譲していくことが求められます。

意思決定会議の回数削減と定例化

　プロジェクトマネージャーに権限を委譲できたとしても、大規模な組織では意思決定に会議が必要となることがあります。そのため、事前に会議で決定すべき項目を明確にし、各部門から参加する担当者には決裁権を持たせ、部門に持ち帰ることなくその場で意思決定できる体制を整えることが重要です。
　宿題が多い会議では回数ばかり増え、進捗が停滞します。会議の前に議題と情報を共有し、終了時には決定事項とアクションをその場で確認・記録しましょう。細かすぎる議事録作成に時間を費やすのは無駄です。必要であればAIによる自動記録も活用できます。
　会議のスケジュール調整やキーパーソンの不在による開催遅延も非効率です。意思決定会議は定例化し、代理出席者も事前に決めておきましょう。現在ではTeamsなどのオンライン会議で柔軟な参加が可能です。
　なお、情報共有だけの会議は不要です。資料を事前に配布し、必要があれば個別に質問を受ければ十分です。また、発言せずに出席するだけの会議も避けましょう。単なる「出席」は時間の浪費になります。

リーダーは細かいことを指摘するな

　細かい指摘を繰り返すプロジェクトマネージャーやリーダーは、チームの効率を大きく損ないます。社内向けの資料であれば、多少粗くても問題ない場合がほとんどです。にもかかわらず細部にこだわりすぎる上司がいると、部下は「上司に怒られないようにすること」が目的になってしまいます。
　本来30分で済む資料作成に丸一日かかるなど、非効率の原因になります。多くの場合、上司自身もさらにその上の上司への対応を恐れ、完璧を求めて指摘を繰り返します。結果として、スピードよりも「ミスをしないこと」が優先されてしまいます。
　社内向け資料の小さなミスに時間をかけるより、重要な業務に集中すべきです。

社内ルールはガイドライン

　企業は成長とともに組織が複雑化し、ルールも増えていきます。その結果、宇田川元一氏の言う「構造的無能化」が起こります。つまり、誰もが「自分の仕事とルールを守ること」が目的となり、本質的な価値を考えなくなるのです。
　特に大企業では、責任の所在が不明確になりがちで、社内ルールを守ること自体が目的化してしまいます。社内ルールはあくまでガイドラインであり、プロジェクトマネージャーの判断で柔軟に例外を認めるべきです。
　もちろん、法令違反や業界基準、公序良俗に反する内容については、法務部門と相談が必要ですが、それ以外のルールについては、爆速開発の妨げになるなら見直しや例外対応を検討すべきです。

要求仕様の早期決定

　要求仕様が定まらないことが、プロジェクトの遅延を招く要因です。たとえば、「競合の製品に合わせて仕様を変更したい」といった場合、マーケティング部門が出ている案を十分に検討せずに却下する、あるいは責任を恐れて曖昧な判断をするなどで、決定が遅れることがあります。
　特に製品のデザインや操作性などは好みによって異なるため、全員が納得する仕様を求めるのは非現実的です。時間をかけて議論するより、早期に仕様を決定し開発を進めるべきです。決まらない場合は多数決やくじで決めても構いません。
　開発途中での仕様変更はスピードの妨げになります。ただし、市場の変化に対応する必要がある場合は、プロジェクトマネージャーが即断即決で対応すべきです。

まとめ

　爆速開発を実現するには、迅速な意思決定と責任の明確化が欠かせません。大企業にありがちな階層構造やルールの多さが障壁となるため、プロジェクトマネージャーへの権限委譲と意思決定会議の簡素化・定例化が重要です。また、リーダーは細部への過干渉を避け、部下の自律性を尊重すべきです。社内ルールはガイドラインと捉え、柔軟に運用する姿勢が求められます。加えて、要求仕様は早期に決定し、変更を最小限に抑えることで開発スピードを保ちます。判断のスピードと柔軟性の両立が、爆速開発には必要です。

1. 本当に必要な技術ですか

2. 試作品の評価を削減する

3. プロジェクトマネジメントの簡素化

4. 技術者の守備範囲は広く

5. 残業なしで短期開発

6. 技術経営　MOT（Management of Technology）

7. 資料作りも爆速で

8. リスクマネジメント

9. トラブルマネジメント

10. 敵はやりすぎ文化

11. 総まとめ