ディレクター1人で持てる案件数は、AIでどこまで増えるか──進行管理の時間を作業ごとに分けて計算し、AIで減る時間・減らない時間と、詰めすぎない上限の決め方

この記事は、ディレクター1人で持てる案件数を、AIでどこまで増やせるかの計算と、その限界を扱います。

「AIを入れたから、もう2件持てるよね」

AIで報告書や議事録が速くなると、経営者はこう考えがちです。
「浮いた時間で、ディレクターにもう2件持ってもらおう」

けれど、数か月後に起きるのは、確認の漏れ、お客様への返事の遅れ、そしてディレクターの退職の相談です。
AIで減った時間と、減らなかった時間を、分けて計算していないことが原因です。

ディレクターが持てる案件数とは、案件に使える月の時間を、1案件あたりの月の進行管理の時間で割り、余白を残した数である

黒字化の外科医です。ディレクター1人あたりの案件数を、AIの前と後で計算し直す方法を解剖します。

社長がディレクターを兼ねている場合のコストは、別の記事で扱いました。今回は、専任のディレクターの持ち件数です。

▶ 社長がディレクターを兼務し続けるコストを計算する──時間単価×進行管理の時間、営業・採用の機会損失と、兼務を外す4つの順番

分けて計算すべき理由は、三つあります。

第一に、AIで減るのは「書く・探す・まとめる」の時間だけだから。
報告書の下書き、修正リストの仕分け、台帳の点検は速くなります。お客様との打ち合わせ、電話、品質の確認は、ほとんど減りません。

第二に、案件の数が増えると、切り替えの負担が増えるから。
案件ごとに、お客様の事情、決めたこと、残りの課題を頭に入れ直す必要があります。この負担は、時間の記録には表れにくいものです。

第三に、余白がないと、1件の遅れが全件に広がるから。
お客様の急な要望、障害、外注先の遅れ。月に何度かは必ず起きます。余白がない持ち件数は、その月に崩れます。

今すぐ試せる：自社のディレクターの持ち件数を計算するプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。ディレクター1人が持てる案件数を、AIの導入の前と後で計算してください。

【前提】
・ディレクターの月の勤務時間：〔例：160時間〕
・案件以外に使う時間（社内会議、営業の手伝い、教育など）：〔月〇時間〕
・1案件あたりの月の進行管理の時間（作業ごと）：
　報告書・定例の準備：〔〇時間〕
　修正依頼の整理：〔〇時間〕
　台帳の更新・リマインド：〔〇時間〕
　お客様との打ち合わせ・連絡：〔〇時間〕
　品質の確認：〔〇時間〕
・AIを使った後の、作業ごとの時間：〔記録があれば〕
・残す余白の割合：〔例：20%〕

1. 案件に使える月の時間を出す
2. AIの前と後の、1案件あたりの月の時間を出す
3. 余白なしと、余白ありの持ち件数を、前と後で出す（小数点以下は切り捨て）
4. AIで減らない作業の時間だけで割った、理論上の上限を出す
5. 計算の途中の数字を、すべて表で示す

持ち件数工場：作業ごとに分けて計算する

計算式

案件に使える時間 ＝ 月の勤務時間 − 案件以外の時間
持ち件数（余白なし）＝ 案件に使える時間 ÷ 1案件あたりの月の時間
持ち件数（余白あり）＝ 案件に使える時間 ×（1 − 余白の割合）÷ 1案件あたりの月の時間
理論上の上限 ＝ 案件に使える時間 ÷ AIで減らない作業の時間
（いずれも小数点以下は切り捨て）

例

例：月の勤務時間 160時間、案件以外の時間 40時間
案件に使える時間：160 − 40 ＝ 120時間

1案件あたりの月の時間     AIの前   AIの後
報告書・定例の準備         2.0      1.0
修正依頼の整理             3.0      1.5
台帳の更新・リマインド     3.0      2.0
お客様との打ち合わせ・連絡 6.0      6.0
品質の確認                 4.0      4.0
合計                      18.0     14.5

余白なし：前 120 ÷ 18 ≒ 6.7 → 6件／後 120 ÷ 14.5 ≒ 8.3 → 8件
余白20%：前 96 ÷ 18 ≒ 5.3 → 5件／後 96 ÷ 14.5 ≒ 6.6 → 6件
理論上の上限：120 ÷（6.0 ＋ 4.0）＝ 12件

数字はすべて例です。この例では、余白なしで計算すると「2件増える」ように見えますが、余白を残すと増えるのは1件です。
しかも、AIで書く作業を全部なくしても、打ち合わせと品質の確認だけで、12件が上限になります。

報告書と修正の整理を速くする手順は、こちらで扱っています。

▶ 進捗報告をAIで下書きする、制作会社の定例の準備──「先週・今週・お願い・リスク」の4段の型で、報告書と議題を15分で用意し、確認待ちを減らす

▶ 修正依頼の「範囲外」をAIで仕分ける──お客様の修正リストを契約の範囲と照らし、範囲内・範囲外・要相談に分けて工数と金額を出す手順と、伝え方の文例

1件増やす前の5つのチェック

□ 作業ごとの時間を、2週間以上、実際に記録したか（推測ではなく）
□ AIの後の時間は、慣れた後の数字か（導入の最初の月は遅くなる）
□ 余白を、月の時間の2割程度残したか
□ 増やす案件は、今の案件と同じ種類か（新しい種類は時間が読めない）
□ ディレクター本人と、持ち件数について話したか

浮いた時間の使い道を、先に決める

浮いた時間は、すべてを案件の追加に回す必要はありません。

・品質の確認を厚くする（手戻りが減れば、制作の時間も減る）
・見積もりと提案に使う（受注の単価を上げる）
・後輩のディレクターを育てる

どれに回すかで、粗利への効き方が変わります。
案件を1件増やすと、その案件の粗利がそのまま増えます。品質の確認を厚くすると、手戻りの工数が減ります。自社の工数の記録で、どちらが大きいかを比べてください。

▶ 工数管理のテンプレート、制作会社の案件別粗利の記録キット──日々の記録表の項目、作業区分の一覧、見積もりとの差異分析表、月次の振り返りの型、AIで集計するプロンプト

AIに案件の情報を入れるときの注意

ディレクターの時間を減らすために、AIに入れる情報は、お客様の打ち合わせの内容や修正のリストです。
個人名・連絡先・未公開の情報は、伏せてから入れる運用を、社内ルールにしておきます。

▶ 生成AIの社内ルールがない制作会社は、納品物を説明できない──入力禁止の情報、お客様への説明と同意、成果物の確認責任、著作権の基本

構造的なリスク

逆説を指摘しておきます。

持ち件数を増やすと、ディレクター1人がいなくなったときの影響も大きくなります。
6件を持つディレクターが休めば6件が止まり、8件なら8件が止まります。

持ち件数を増やすなら、台帳と報告書を、ほかの人が読んでも引き継げる形にしておくことが条件です。AIで作った型が、そのまま引き継ぎの資料になります。

よくあるQ&A

Q. 案件の大きさがばらばらで、1件の時間が出せない。

案件を「小・中・大」の3つに分け、それぞれの月の時間を記録してください。小を1、中を2、大を3のように重みを付けて数える方法もあります。

Q. ディレクターが「もう無理」と言っている。計算では余裕がある。

記録に表れていない時間（切り替え、チャットの確認、気になって夜に見るメール）がある可能性が高いです。計算より本人の感覚を先に聞いてください。

Q. AIで減る時間を、どう測るか？

報告書の作成など、1つの作業を選び、2週間ずつAIの前と後で時間を記録します。全部を一度に測ろうとすると、続きません。

最後に

AIで増やせる持ち件数は、減った時間ではなく、減らなかった時間と余白で決まります。

作業ごとに時間を分け、詰めすぎない上限を先に決めた会社だけが、ディレクターを失わずに、1人あたりの粗利を上げられるのです。

持ち件数の記録に使えるタスク表と週次の運用表は、キットにまとめています。

▶ 進行管理テンプレートとAIプロンプトのキット、少人数の制作会社向け──タスク台帳の列と記入ルール、案件立ち上げの点検表、週次の運用表、報告・催促・範囲外の文例、プロンプト6本

これまでの記事は、メンバーシップ「黒字化オペ室」でまとめて読めます。月額1,980円、記事2本分の金額です。詳しくはプロフィールから。

#Web制作会社 #Webディレクター #案件管理 #生成AI #生産性 #一人あたり粗利 #制作会社経営 #中小企業 #進行管理 #業務効率化