工数管理のテンプレート、制作会社の案件別粗利の記録キット──日々の記録表の項目、作業区分の一覧、見積もりとの差異分析表、月次の振り返りの型、AIで集計するプロンプト

この記事は、制作会社向けの工数管理のテンプレートとして、案件別の粗利まで一気通貫で記録するキットを扱います。

何を記録し、どの粒度なら続き、見積もりとの差をどう読むかは、無料の記事で扱っています。

▶ Web制作の工数管理の方法、記録が3か月で止まる会社へ──何を記録し、どの粒度なら続き、見積もりとの差をどう読んで次の見積もりと利益に返すか

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工数の表と、売上の表と、外注費の表が、別々の場所にある

工数は作業時間のツールに、売上は請求書の一覧に、外注費は会計ソフトに。
制作会社の数字は、たいてい3か所に分かれています。

その結果、「この案件は儲かったのか」を確かめるのに、毎回半日かかります。
半日かかる確認は、忙しい月には行われません。そして、儲からない種類の案件を、翌月も同じ値段で受けることになります。

案件別粗利の記録とは、日々の工数・案件の売上・外注費を、同じ案件番号でひもづけ、案件が終わった時点で1行の損益にする仕組みである

黒字化の外科医です。工数と粗利を一つの表の流れにつなぐキットを解剖します。

一つにつなぐべき理由は、三つあります。

第一に、売上だけでも、工数だけでも、案件の良し悪しは決まらないから。
売上が大きくても、工数が倍かかっていれば、時間あたりの粗利は小さくなります。

第二に、案件番号がそろっていないと、集計に手作業が残るから。
「〇〇様サイト」「〇〇リニューアル」と書き方が揺れるだけで、集計は止まります。番号を一つ決めれば、表計算でもAIでも、すぐに集計できます。

第三に、月に一度、決まった型で振り返らないと、記録は「貯まるだけ」になるから。
見る日、見る順番、決めることを先に決めておきます。

今すぐ試せる：今ある記録から案件番号の付け方を決めるプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。工数・売上・外注費を同じ案件でひもづけるために、案件番号の付け方を決めたいです。

【今ある記録】
・作業時間の記録：〔ツール名や表計算、案件名の書き方の例を3つ〕
・請求の記録：〔書き方の例を3つ〕
・外注費の記録：〔書き方の例を3つ〕
・案件の種類：〔新規制作、リニューアル、保守、運用、スポット修正など〕

1. 3つの記録で、同じ案件の書き方がどう揺れているかを指摘する。
2. 種類と年と連番が分かる案件番号のルールを、1つ提案する（例：W26-012）。
3. 保守や運用のような毎月続く契約の番号の付け方を、別に示す。
4. 今の記録を新しい番号に読み替える対応表の作り方を示す。

ここから先に、日々の記録表の項目、作業区分の一覧と定義、案件別粗利の台帳、見積もりとの差異分析表、月次の振り返りの型、計算例、AIで記録を集計するプロンプト3本を置きます。