進行管理テンプレートとAIプロンプトのキット、少人数の制作会社向け──タスク台帳の列と記入ルール、案件立ち上げの点検表、週次の運用表、報告・催促・範囲外の文例、プロンプト6本

この記事は、少人数のWeb制作会社が、進行管理をAIで回すためのテンプレートとプロンプトを、そのまま使える形で扱います。

AIに何を任せ、何を人が持つかの考え方は、無料の記事で扱っています。

▶ 進行管理をAIで回す、少人数の制作会社の型──タスク・期日・リマインドを「1枚の表と3つの指示」に固定し、ツールを変えても崩れない仕組みにする

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型がないまま、AIに進行管理を頼んでいる

「この案件のタスクを出して」と頼むと、AIは毎回ちがう一覧を出します。
先週の一覧と今週の一覧を比べられず、結局ディレクターが頭の中で進行を管理しています。

報告書も同じです。
ある週は箇条書き、ある週は長い文章。お客様は、どこに「自分がやること」が書いてあるのかを毎回探すことになります。

そして、原稿の催促や遅れの連絡は、文面に迷っているうちに数日が過ぎます。
その数日が、公開日の遅れと、追加の工数になって返ってきます。

AIの進行管理を止めているのは、プロンプトの上手さではありません。
台帳の列、記入のルール、曜日ごとの手順、報告の文面。この4つが決まっていないことです。

進行管理のキットとは、台帳・点検・運用・連絡の型を一式で固定し、AIには型どおりの下書きだけを作らせる道具である

黒字化の外科医です。少人数の制作会社が、明日から使える進行管理の型を、一式で解剖します。

一式で持つべき理由は、三つあります。

第一に、台帳の型がそろうと、AIの出力もそろうから。
同じ列、同じ書き方の台帳を渡せば、AIの点検も同じ形で返ってきます。週ごとに比べられるようになり、担当者が代わっても引き継げます。

第二に、運用の曜日を決めないと、台帳は2週間で古くなるから。
更新されない台帳をAIに点検させても、間違った警告しか出ません。誰が、何曜日に、何分で更新するかまで決めて、はじめて台帳は生きた記録になります。

第三に、連絡の文面が決まっていると、言いにくいことを早く言えるから。
遅れの共有、原稿の催促、範囲外の確認。型があれば、ディレクターは迷わず送れます。
言いにくい連絡ほど、送るのが1日遅れるごとに、お客様の受け止め方は厳しくなります。文面を考える時間を、型で先に済ませておくのです。

今すぐ試せる：今の案件を台帳の形に移すプロンプト

あなたはWeb制作会社のディレクターの補佐です。
次の材料から、進行中の案件を、決まった形の台帳に移してください。

【材料】
〔今使っているタスクのメモ、チャットの要点、工程表などを貼る。お客様の個人名・連絡先は消す〕

【台帳の列】
案件番号｜タスク名（動詞で終える）｜担当（社内／お客様／外注）｜期日｜状態（未着手・作業中・確認待ち・完了）｜前提のタスク｜成果物の置き場所｜メモ

・材料にないことは書かず、空欄にする
・期日が書かれていないタスクは、期日の列に〔要設定〕と書く
・最後に「台帳に移せなかったこと」を箇条書きにする

まず1案件だけ移してみてください。空欄と〔要設定〕の多さが、今の進行管理の穴の大きさです。

特に「担当」の列で、お客様の作業が何行あるかを見てください。
お客様の作業に期日が付いていない案件は、遅れの理由を説明できない案件です。

ここから先に、タスク台帳の列と記入ルール、案件立ち上げの点検表、週次の運用表、報告・催促・範囲外の文例、プロンプト6本、持ち件数の記録表を置きます。