使い慣れた環境でAI活用！資料探し・作成・修正まで頼む引き継ぎ資料づくり

「引き継ぎ資料を作っておいて」と言われても、日々の仕事で手いっぱい。手順書は古いまま、最近の変更は別のメモ。何から書けばいいのか、そこで止まってしまうことはありませんか。

今回は、古い手順書・最近のメモ・台帳の項目から、引き継ぎ用のWordを作成しました。さらに追加の指示で、受付後の確認チェックリストも加えられました。元資料と成果物を公開しているので、ご自身でも試せます。

今回は、文章の書き方を相談するだけでなく、パソコン内の資料を探して読むところから、引き継ぎ用のWordの作成・修正までAIに頼みます。

使うのは、Windowsのデスクトップ版ChatGPTから開くCodexです。資料の内容を一つずつチャットへ貼る代わりに、「このフォルダの資料を確認して、引き継ぎ資料を作って」と、目的と対象フォルダを伝えます。必要なアクセスを許可すると、AIがその範囲のファイルを探して読み、内容を整理して文書を作成します。人は、不明点への回答と完成した内容の確認を担当します。

流れは3つ。フォルダを伝える → 質問に答える → 完成したWordを確認する。

Codexの準備がまだの方は、インストールと利用開始の記事を先にご覧ください。

練習用の元ファイルを用意し、デスクトップに置く

今回は架空の「電話注文の受付」を題材にします。実在の会社やお客様の情報は使いません。パソコン全体を調べさせるのではなく、対象を1つのフォルダに絞ります。

元の資料は、内容や書き方がバラバラでも構いません。古い手順書、最近のメモ、台帳の項目などを、AIが読み比べて整理します。人が先に1つの文章へまとめ直す必要はありません。ただし、資料の食い違いや不足は、AIに質問してもらい、人が現在のルールを答えます。

記事と同じ条件で試せるよう、3つの架空資料を「引き継ぎお試し」フォルダごとZIPにまとめました。下のファイルをダウンロードし、右クリックして「すべて展開」を選び、展開先をデスクトップに指定してください。デスクトップに「引き継ぎお試し」があり、その中に次の3ファイルが入っていれば準備完了です。

デスクトップ
└─ 引き継ぎお試し
   ├─ 古い手順書.txt
   ├─ 最近の作業メモ.txt
   └─ 台帳の入力項目.txt

• 古い手順書：以前の作業の順番が分かる資料。

• 最近の作業メモ：その後の変更や気を付けることを書いた資料。

• 台帳の入力項目：注文を記録するときに必要な情報の一覧。

今回は説明を簡単にするため、短いテキストの資料を使います。完璧な資料でなくても、今ある情報から始められます。実務で試すときは、社内でAIに扱わせてよい資料のコピーを用意してください。

テキスト以外の資料も使える？

読み取りに必要な機能が使える環境なら、次のようなファイルも資料として使えます。すべてをテキストへ書き直してそろえる必要はありません。

• テキスト（.txt）：仕事の手順や作業メモ。

• Word（.docx）：既存の手順書や説明資料。

• Excel（.xlsx）：台帳の項目や表の内容。

• 画像（.png・.jpg）：操作画面や書類の写真。

ただし、すべての形式や内容を必ず読めるわけではありません。専用ソフトのファイル、パスワード付きの資料、文字が小さい・ぼやけた画像などは、読み取れないことがあります。「読めたファイルと、読めなかったファイルを教えて」と確認し、必要なら別の形式や鮮明な画像を用意してください。

手順1：資料のフォルダを指定し、Wordの作成を頼む

Codexで新しいチャットを開き、対象のフォルダと作ってほしいものを伝えます。「分からないことは質問して」と添えるのがポイントです。

【Codexへの指示（プロンプト）】

ファイルへのアクセスの確認が出たら、対象と作業内容を読んでから許可します。実際の画面や確認の順番は、環境によって変わることがあります。

手順2：AIの質問に、現在のルールを答える

古い手順書と最近のメモが食い違っていたら、AIだけではどちらが正しいか決められません。今回は締切時刻の違いと、急ぎの注文を誰に確認するかが、確認するポイントです。

人は、現在の締切時刻と、急ぎの注文を相談する相手を答えます。資料全体を書き直す必要はありません。質問された点を答えることで、古い情報や不足を補えます。

例として、次のように回答します。これは実演用の架空の運用です。

【Codexへの回答例】

手順3：完成したWordを確認し、必要なら修正する

Wordの作成は完了しました。最初の実演では保存先でエラーが出たため、人が「引き継ぎお試し」へコピーしています。詳しい経過は後半の「補足」にまとめました。完成した「引き継ぎ手順書.docx」を開き、次の3つを確認します。

• この順番で、初めて担当する人が作業を進められるか。

• 古いルールや、AIが補った不確かな説明が残っていないか。

• 迷ったときに、何を確認して誰に相談するか分かるか。

「この部分は実際の運用と違います」「この説明をもう少し短くしてください」などと追加で頼めます。このあと、チェックリストを追加する修正例を紹介します。完成した文書は、引き継ぐ相手にも見てもらいましょう。

作成したWordに、チェックリストを追加する

公開する修正前後のWordも、同じ3つの元資料から作成したものです。こちらでは台帳入力後の確認方法も人が回答しているため、前の画面例とは質問や文章が少し異なります。

続けて、作成済みのWordへチェックリストを追加するよう依頼しました。元のWordを残し、修正版を別名で作る指示です。手順1で作成した「引き継ぎ手順書.docx」を対象にし、「引き継ぎ手順書_修正後.docx」として保存します。

【Codexへの修正指示（プロンプト例）】

修正前は「参照した資料」で終わっていた文書に、修正後は「受付後の確認チェックリスト」と4つのチェック欄が追加されました。アプリ内の修正版を開き、追加箇所と、締切16時・台帳項目が表示されていることを確認しました。AIの完了報告だけで終わらせず、人が出来上がった文書を見るのがポイントです。

資料を読み比べて、引き継ぎ用のWordを作成できた

これまでなら、人が資料を開いて読み比べ、変更点を拾い、文章にまとめるところから始めていました。

今回は、資料を開いて読み比べ、文章をまとめてWordを作る作業をCodexに頼みました。人が行ったのは、現在のルールへの回答、完成した内容の確認、指定フォルダへのコピーです。

実演では、3つの資料と人の回答から、作業の順番・台帳に記録する項目・注意点・確認先をまとめたWordができました。古い資料の「15時」と最近のメモの「16時」は、人に確認して現在の16時へ整理しています。

同じ指示でも、質問や文章が全く同じになるとは限りません。資料にない仕事のコツや例外は、人が補う必要があります。最初は、電話受付、請求書発行、月末の締め作業など、仕事1つから試すと確認しやすくなります。

「この仕事の引き継ぎにも使えないかな？」というものがあれば、コメントで教えてください。

応用：画面付きの手順書へ広げるなら

人が操作画面のスクリーンショットを撮り、個人情報を隠してから、対象フォルダに集めておく方法もあります。「この画像を確認し、どの操作の説明に使うか考えて、Wordに挿入して」と頼めば、画像を読める環境では資料づくりの材料にできます。今回は3つの文章資料からWordを作る実演で、画面画像の挿入はまだ試していません。

文書を作った後は、資料との食い違いや説明の抜けをAIに見直すよう頼めます。ただし、AIによる確認だけで完成とせず、人が内容と見た目を確認します。直したい所はAIに追加で指示しても、Wordで人が直接編集しても構いません。

既存のExcelへ情報を書き込む作業も試したい方は、電話注文のメモ写真を、既存のExcel受注台帳へ入れる実践記事もご覧ください。

補足：エラーで止まったときに行ったこと

今回、資料を作る準備の途中で「Windows sandboxの起動エラー」と表示され、フォルダ確認やファイル作成が進まないことがありました。同じチャットで再試行しても、その時点では直りませんでした。

その後、端末を再起動して再接続し、作業を再依頼しました。必要なアクセス許可を確認して進めたところ、3つの資料を作成できました。これは今回の環境で確認した経過であり、同じエラーが再起動で必ず直るという意味ではありません。

文書の作成中には日本語の扱いでエラーが出ましたが、AIが作り方を調整してWordを作成しました。その後、指定フォルダへの保存が「アクセス拒否」で止まったため、別の出力フォルダに保存されたWordを人がエクスプローラーでコピーしました。権限を広げる設定変更は行っていません。AIが作れたことと、指定場所へ自動保存できたことは、分けて確認する必要があります。

止まったときは、エラー表示と、どの作業まで進んだかを記録しておくと、再開時に確認しやすくなります。再依頼するときも、既存ファイルを勝手に上書きしないよう伝えましょう。

実際に作成した引き継ぎ手順書をダウンロード

今回作成したWordの「修正前」と「修正後」をZIPにまとめました。チェックリストを追加する前後の違いを、2つのファイルを開いて確認できます。配布用のファイル名は「修正前」「修正後」にしています。修正プロンプト例は、手順1で作成する「引き継ぎ手順書.docx」を対象にしています。架空の電話注文業務のサンプルなので、ご自身の業務で使う際は、締切や確認先などを実際のルールに合わせて確認・修正してください。

引き継ぎ以外の仕事にも、小さく試してみる

今回試した「手元の資料をAIに確認してもらい、ファイルを作り、人が見直す」という流れは、引き継ぎ資料づくり以外にも応用できます。使い慣れたExcelやWordを活かしながら、面倒に感じている仕事を1つ選んでみてください。

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最初から仕事を丸ごと任せる必要はありません。まずは架空の資料やコピーで試し、人が確認する手間も含めて、自分の仕事に役立つか確かめてみましょう。